3 nástroje pro automatizované zpracování dokumentů ve vaší společnosti pro zlepšení vašeho pracovního postupu | AI v podnikání #6

Co je automatizované zpracování dokumentů (IDP)?

Automatizované zpracování dokumentů není jen skenování nebo OCR. Je to celý soubor technik, které vám umožňují efektivně spravovat dokumenty ve vaší společnosti. Zde jsou hlavní výhody používání nástrojů IDP:

• Úspora času: Automatizace opakujících se úkolů, jako je extrakce dat z dokumentů, umožňuje zaměstnancům soustředit se na strategičtější úkoly.
• Zlepšení přesnosti: Nástroje IDP pomáhají snižovat chyby při zpracování dokumentů, což se promítá do úspor a zabraňuje problémům s dodržováním předpisů.
• Posílení dodržování předpisů: Nástroje IDP mohou být naprogramovány tak, aby splňovaly specifická pravidla a předpisy, což pomáhá organizacím zůstat v souladu.
• Zvýšení efektivity: Nástroje IDP mohou pomoci zjednodušit zpracování dokumentů, což vede k efektivnější práci.
• Zlepšení zákaznického servisu: Rychlejší zpracování dokumentů se promítá do lepšího zákaznického servisu.

Jaké dokumenty lze zpracovávat?

Nejen faktury nebo smlouvy lze zpracovávat automaticky. IDP si poradí s mnoha typy dokumentů. Mezi nimi jsou:

• Smlouvy – například pracovní smlouvy nebo smlouvy se zákazníky.
• Faktury – jak příchozí, tak odchozí faktury.
• Zprávy – jako jsou prodejní zprávy nebo finanční zprávy.
• Korespondence – dopisy, e-maily a další formy písemné komunikace.
• Formuláře – dotazníky, žádosti, podání.
• Medicínské dokumenty – zdravotní záznamy pacientů, výsledky testů.
• Finanční dokumenty – bankovní výpisy, rozvahy.
• Právní dokumenty – právní akty, správní rozhodnutí.

4 techniky automatizovaného zpracování dokumentů

Inteligentní zpracování dokumentů (IDP) není jen skener pro převod papírových dokumentů do počítače. Je to několik technik, které nám umožňují efektivně zpracovávat dokumenty. Mezi nimi stojí za zmínku:

1. OCR, optické rozpoznávání znaků – základní technika pro čtení textu z papírových dokumentů. Je to nejčastěji výchozí bod pro automatizaci zpracování a oběhu dokumentů ve společnosti. Je to staré a osvědčené řešení pro skenování a rozpoznávání textu obsaženého v papírových dokumentech. S rostoucí digitalizací stále více společností používá elektronické dokumenty. Nicméně v mnoha případech právní požadavky činí nezbytným udržovat a zpracovávat papírové databáze. Takže OCR je stále široce používaným nástrojem.
2. Rozpoznávání textu – analýza struktury textu v dokumentech. Dalším krokem v automatizovaném zpracování dokumentů je identifikace digitalizovaných dat. Nezbytnou součástí strojového porozumění tomu, co bylo naskenováno, je rozlišování relevantních a irelevantních dat. To znamená rozpoznávání klíčových informací, například branding společnosti, která dokument zaslala, nebo náhodné deformace či nečistoty.
3. Klasifikace dokumentů – automatické přiřazení dokumentů do kategorií. Rozpoznané dokumenty, nebo informace z nich, jsou poté odeslány do digitální databáze. Jsou klasifikovány podle typu dokumentu nebo akce, která má být na jejich základě provedena. To by mohlo být například vložení data schůzky do digitálních kalendářů těch, kteří byli pozváni na charitativní koncert, nebo odeslání personalizovaného e-mailu zákazníkovi, který vyzývá k zpětné vazbě po procesu reklamace.
4. Vyhledávání dokumentů – rychlé nalezení informací v databázi dokumentů. Díky IDP je nalezení faktury od konkrétního dodavatele nebo lístku zakoupeného za konkrétní částku tak jednoduché, jako napsat slovo do vyhledávacího okna.

Jak funguje software pro automatizované zpracování dokumentů?

Software pro zpracování dokumentů je nástroj, který využívá techniky IDP k automatizaci firemních procesů. Funguje jak na počítačích, tak v cloudu a může se integrovat s jinými systémy, jako je ERP (Enterprise Resource Planning) nebo CRM (Customer Relationship Manager).

Document AI od Google

Document AI je cloudová služba od Google, která nabízí automatizované zpracování dokumentů. Využívá strojové učení k extrakci strukturovaných dat z nestrukturovaných dokumentů.

Document AI nabízí mnoho funkcí, které z něj činí mocný nástroj pro zpracování dokumentů, jako je vysoká přesnost, škálovatelnost, flexibilita a bezpečnost. S technologií Google Cloud AI a sadou předtrénovaných modelů nebo vlastních modelů v Workbench může Document AI zpracovávat různé typy dokumentů s vysokou přesností a rychlostí. Jeho nesporné výhody jsou:

• Jedna platforma pro zpracování dokumentů – použití jedné platformy umožňuje rychlý přístup ke všem modelům a nástrojům, včetně předtrénovaných modelů pro zpracování dokumentů, jako je OCR a Form Parser, stejně jako specializovaných modelů pro konkrétní odvětví.
• AI technologie od Google – Document AI využívá technologie rozpoznávání obrazů (včetně OCR) a zpracování přirozeného jazyka (NLP) od Google k vytváření předtrénovaných modelů pro dokumenty s vysokou hodnotou a vysokým objemem.
• Obohacení dat – schopnost ověřit a obohatit zpracované informace pomocí technologie znalostního grafu Google, která umožňuje ověřit názvy společností, adresy a další údaje na základě informací dostupných na internetu.
• Přidání lidské verifikace do procesu – Nová funkce Human-in-the-Loop AI dosahuje vyšší přesnosti při zpracování dokumentů přidáním okamžiku lidského schválení do vybraných procesů.

Síla Document AI od Google spočívá v jeho integraci s dalšími službami Google Cloud, což vám pomáhá vytvářet pokročilé pracovní postupy. Vyzkoušejte to online na této adrese.

Rossum

Zatímco Document AI od Google je nejlepší pro společnosti, které chtějí využít pokročilé cloudové technologie a integrovat zpracování dokumentů s jinými cloudovými službami, Rossum je vynikající volbou pro společnosti, které potřebují flexibilní a škálovatelné řešení, které lze přizpůsobit specifickým obchodním potřebám.

Zdroj: Rossum.ai

Jinými slovy, Rossum je o něco méně sofistikovaný, ale jednodušší nástroj, který využívá umělou inteligenci k extrakci dat z dokumentů. Může eliminovat manuální procesy zadávání dokumentů a zlepšit přesnost dat. Díky cloudu je Rossum rychlý, přesný a snadno použitelný. Dobře funguje pro zpracování různých typů dokumentů, jako jsou faktury, smlouvy a formuláře.

• Automatické zachycování dat: Nástroj automaticky klasifikuje dokumenty, čímž eliminuje chyby při zadávání dat, které mohou vést k poplatkům a sankcím. Může zpracovávat data dokumentů ve všech formátech a kanálech, automatizovat komunikaci, aby se eliminovalo manuální sledování, filtrovat spam a duplicitní dokumenty a směrovat a zpracovávat dokumenty s flexibilním systémem front.
• Pokročilé funkce: Rossum nabízí funkce jako předzpracování, validaci, postzpracování a reporting. To činí nástroj univerzálním a přizpůsobitelným různým obchodním potřebám.
• Přizpůsobená řešení: Rossum nabízí přizpůsobená řešení pro různá odvětví a potřeby, jako je účetnictví, onboarding, řízení dodavatelského řetězce, řízení objednávek a zajištění kvality.

Docsumo

Docsumo je nejlepší pro společnosti, které chtějí zpracovávat dokumenty rychle a efektivně, aniž by se musely zapojovat do složitých procesů trénování modelů. Je to platforma pro snadné zpracování dat z obrovských objemů nestrukturovaných dokumentů s přesností přes 99%. Nabízí mnoho funkcí, jako je automatická klasifikace dokumentů, kategorizace dat, inteligentní OCR, validace dat v reálném čase a mnohem více.

Zdroj: Docsumo.com

Docsumo je ideální pro malé a střední společnosti, které chtějí zefektivnit své zpracování dokumentů.

• Univerzálnost – Docsumo může zpracovávat různé formáty dokumentů, jako jsou faktury, bankovní výpisy, smlouvy, nákladní listy, účty za energie a další.
• Inteligentní extrakce – Díky pokročilé AI technologii může Docsumo přesně extrahovat a kontrolovat pouze pole, která potřebujete z tak složitých dokumentů.
• Validace dat – Vytvářejte pravidla a vzorce podobné Excelu pro validaci extrahovaných dat v rámci dokumentu, mezi dokumenty nebo proti databázi.
• Automatická klasifikace – Docsumo může automaticky rozlišovat mezi různými dokumenty před jejich zpracováním, což umožňuje přenos dat do příslušné databáze.
• Integrace se systémy – Bez ohledu na odvětví – pojištění, finance, logistika – Docsumo nabízí hotové API, které lze snadno integrovat do stávajících systémů.
• Bezpečnost – Platforma je v souladu s GDPR, certifikována SOC2 a splňuje HIPAA, což zajišťuje, že podniková data jsou bezpečná a pod vaší kontrolou.

Docsumo získalo uznání od mnoha společností po celém světě, včetně Arbor Realty Trust a National Debt Relief, které se pyšní 95% mírou zpracování bez dotyku a 99% přesností díky své komplexní automatizaci.

Shrnutí

Automatizované zpracování dokumentů je klíčem k zefektivnění práce v mnoha společnostech. S nástroji jako Document AI od Google, Rossum a Docsumo mohou společnosti urychlit obchodní procesy, zvýšit přesnost dat a zlepšit zákaznický servis. Výběr správného nástroje závisí na specifických potřebách společnosti, ale všechna tato řešení nabízejí pokročilé funkce, které pomáhají společnostem uspět v dnešním digitálním světě.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě včelích dělnic na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu.