AI kalendář. Jak optimalizovat svůj čas ve firmě? | AI v podnikání #107

Jak může AI kalendář pomoci s řízením času?

AI kalendář může výrazně zlepšit řízení času ve vaší společnosti. Jak? Především personalizací rozvrhů zaměstnanců. Analyzováním historických dat o zvycích a produktivitě lidí může AI kalendář upravit jejich rozvrhy tak, aby maximalizoval produktivitu. Může také automatizovat plánování úkolů, přičemž zohledňuje několik důležitých faktorů, jako jsou termíny, priority a závislosti úkolů.

Co víc, podle studie je až 60 % pracovní doby spotřebováno na takové věci, jako je odpovídání na e-maily, účast na zbytečných schůzkách a hledání informací v chaotické sbírce souborů. Tyto rutinní úkoly lze úspěšně automatizovat pomocí AI kalendáře.

Jaké jsou tedy největší výzvy při implementaci takového řešení? Především současné zvyky – musíte reorganizovat svou rutinu a změnit způsob, jakým vykonáváte své každodenní úkoly. Náklady mohou být také výzvou. Nástroje založené na AI nejsou tak levné. Také soukromí dat, která je třeba sdílet s takovým kalendářem, může být problém.

Většina výrobců však ujišťuje, že dodržují přísné bezpečnostní standardy a že informace jsou používány pouze k optimalizaci rozvrhů uživatelů.

Synchronizace týmových kalendářů. Clockwise

Jednou z největších výzev, kterým firmy čelí, není tolik řízení času, ale obtížnost najít společný termín pro schůzku, které se musí zúčastnit větší skupina lidí. Zde přichází na scénu Clockwise (https://www.getclockwise.com/), aplikace, která automaticky analyzuje kalendáře členů týmu a navrhuje vhodný čas pro setkání. Co víc, neustále sleduje rozvrhy zaměstnanců a v případě potřeby přeplánovává flexibilní události, aby uvolnila místo pro prioritní schůzky.

Clockwise je nástroj pro produktivitu, který optimalizuje individuální a týmové rozvrhy, aby uvolnil čas pro hlubokou práci bez rušivých úkolů, které rozdělují den na krátké okamžiky. Funguje jako asistent pro plánování, který rozumí preferencím uživatelů a snaží se konsolidovat události, které nemusí být provedeny v konkrétním čase. Clockwise rychle vypočítává nejlepší čas pro schůzky, úkoly a hlubokou práci. Dělá to pro celé týmy a organizace, takže se stává chytřejším, čím více lidí ho používá.

To dává každému členu týmu jasný kalendář a usnadňuje plánování schůzek společně. Podle údajů shromážděných Clockwise schopnost automaticky navrhovat schůzky sama o sobě ušetří až 19 pracovních dní ročně! To ukazuje potenciál využití AI k synchronizaci týmových kalendářů.

Zdroj: Clockwise (https://www.getclockwise.com/ai)

Plánování schůzek se zákazníky. Kronologic

Plánování schůzek se zákazníky může být náročný úkol. Někdy jsou nejvytíženější zákazníci pro společnost nejcennější, ale je velmi obtížné najít termín, který by jim vyhovoval pro setkání s našimi obchodníky.

V takových situacích přichází na pomoc aplikace nazvaná Kronologic (https://www.kronologic.com/), která může plně automatizovat proces domlouvání schůzek s potenciálními zákazníky. Nejprve navrhuje nejvhodnější časový slot na základě analýzy kalendářů obou stran. Za druhé, pokud je třeba schůzku přeplánovat, Kronologic nezávisle provádí e-mailovou korespondenci ohledně této záležitosti, dokud není stanoven vzájemně uspokojivý termín.

Kronologic je platforma, která urychluje prodej automatickým odesíláním pozvánkových e-mailů, používáním AI k vyjednávání změn časů schůzek a koordinováním toho všeho napříč týmy. S Kronologic mohou společnosti sledovat a spravovat týmy na více místech, identifikovat potenciální zákazníky a posílat automatizovaná oznámení obchodním zástupcům prostřednictvím centralizovaného portálu.

Tímto způsobem se obchodníci mohou soustředit na přípravu na schůzku, místo aby ztráceli čas pokusy o naplánování schůzky. Zvlášť když počet potenciálních zákazníků, které je třeba zpracovat, často dosahuje několika stovek za měsíc!

Podle statistik může použití Kronologic zvýšit konverzi schůzek až o 17 %. Jak vidíte, plánování schůzek s neustále zaneprázdněnými zákazníky je další oblast, kde může AI udělat zázraky.

Zdroj: Kronologic (https://www.kronologic.com/)

Jak může AI kalendář změnit způsob, jakým vaše společnost řídí čas?

Dalším problémem velkých, distribuovaných týmů je někdy obtížnost efektivně řídit úkoly. V takové situaci může být Trevor (https://www.trevorai.com/) užitečný pro optimalizaci využití pracovní doby. Umožňuje snadno a intuitivně vizualizovat a prioritizovat všechny úkoly, které v současnosti soutěží o naši pozornost. Co víc, tento AI kalendář automaticky odhaduje čas potřebný k dokončení každého úkolu. Také nás upozorňuje na blížící se termíny.

Trevor AI je intuitivní denní plánovač, který používá technologii blokování času založenou na AI, aby vám pomohl naplánovat úkoly mezi vaším seznamem úkolů a kalendářem v reálném čase. Trevor AI vyvažuje přesnost manuálního plánování přetahováním s pohodlím automatického plánování. Jeho inteligentní návrhy udržují váš pracovní tok vyvážený a usnadňují rozhodování, kdy naplánovat které úkoly.

Trevor AI je obzvlášť dobrý v blokování času, což uživatelům umožňuje soustředit se na jeden úkol najednou bez jakýchkoli rušivých vlivů. To je skvělé pro produktivitu a eliminuje potřebu multitaskingu, což studie ukázaly, že výrazně snižuje pracovní efektivitu.

Zdroj: TrevorAI (https://www.trevorai.com/)

Shrnutí

Jak vidíte, AI kalendář může výrazně zlepšit řízení času a zvýšit produktivitu ve velkých, distribuovaných týmech. Automatizuje mnoho rutinních úkolů, což zaměstnancům umožňuje soustředit se na růst jejich podnikání a jednání se zákazníky.

Proto stojí za to zvážit implementaci takového řešení, které, navzdory počátečním nákladům, se v průběhu času výrazně vyplatí ve formě měřitelného zvýšení organizační efektivity. Synchronizace kalendářů, automatizované plánování schůzek nebo podpora při řízení úkolů jsou jen některé z aplikací AI kalendáře, který má potenciál revolučně změnit přístup k plánování pracovního času v moderních organizacích.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.