Definice úspěchu v projektovém řízení | #9 Jak začít s projektovým řízením

Co znamená, že je projekt úspěšný? Je jeho jediným kritériem dodání výsledků v určeném čase a uzavření výdajů v plánovaném rozpočtu? Ale co když realizovaný cíl projektu nesplňuje očekávání klienta? Nebo jinak, nesplňuje kritéria považovaná za důležitá zainteresovanými stranami? V dnešním článku diskutujeme o definici úspěchu v projektovém řízení.

Definice úspěchu v projektovém řízení – obsah:

1. Úvod
2. Definice úspěchu projektu
3. Definice dokončení vs. kritéria akceptace
4. KPIs. Zpožděné ukazatele
5. Shrnutí

Úvod

Každý projekt je řízen svými zákony. Proto, stejně jako metoda realizace projektu – musíme vybrat a přizpůsobit kritéria úspěchu, pokaždé podle specifik konkrétního projektu. Na jedné straně může být klíčové vytvořit technickou definici dokončení, na druhé – kritéria akceptace formulovaná z pohledu příjemce výsledků projektu. Pro mnoho projektů je na druhou stranu stejně důležité vytvořit vhodné KPI, tj. klíčové ukazatele výkonnosti, které umožňují vícerozměrné hodnocení realizace projektu.

Definice úspěchu projektu

Už při práci na vizi projektu se zainteresované strany ptají, jaká bude definice úspěchu. Pro mnoho projektů bude klíčový čas – vždyť jaký má smysl organizovat okázalou vánoční párty pro investory, pokud se koná v lednu? Možná, že překročení rozpočtu bude v tomto případě méně důležité než i jednodenní zpoždění.

V případě realizace charitativního plesu se může ukázat, že je to zcela naopak – můžeme posunout datum akce, abychom snížili náklady na pronájem sálu. Pokud, opět, organizujeme párty zaměřenou na ochutnávku místních produktů, jak čas, tak náklady na realizaci ustupují prioritě kvality. Musíme vyvážit organizaci s dostupností nejlepších sezónních potravin.

Vždyť podle PMBOK nejdůležitějším určujícím faktorem úspěchu projektu je jeho výsledek z pohledu klienta nebo, v případě interních projektů, z pohledu koncového uživatele. Ale jak vytvořit definici úspěchu v projektovém řízení, aby mohla doprovázet projektový tým při práci na podrobných úkolech a zároveň byla jasná pro zainteresované strany?

Definice dokončení vs. kritéria akceptace

Definice úspěchu v projektovém řízení je obvykle vytvářena projektovým manažerem ve spolupráci se zainteresovanými stranami. To jsou ti, kteří musí souhlasit s nastavením kritérií, která musí konečný výsledek splnit, aby byl považován za úspěšný. Jejich názor je také rozhodující při hodnocení výsledku.

Je proto důležité, aby při zahájení projektu bylo co nejjasnější nejen to, jaký by měl být výsledek, ale také jak se bude kontrolovat, zda splňuje kritéria úspěchu. Abychom tento bod objasnili, použijeme terminologii používanou v Scrum projektech. To jsou “definice dokončení” a “kritéria akceptace.” Rozdíl mezi oběma lze dokonale vidět, když zvážíme příklad projektu zaměřeného na vytvoření webových stránek společnosti.

Definice dokončení poskytne technický popis stránek: bude řádně zabezpečena, bude se skládat z domovské stránky a čtyř podstránek a v záhlaví bude panel pro přihlášení klientů. Jinými slovy, s definicí dokončení ví projektový tým, co bude implementovat.

Na druhé straně jasným definováním kritérií akceptace ví projektový tým, proč bude provádět všechny tyto aktivity a jak se vykonaná práce přetaví v obchodní hodnotu. Kritéria akceptace budou tedy použita k ověření, zda je výsledek projektu z pohledu uživatele uspokojivý. Použijeme-li výše uvedený příklad, webové stránky se budou snadno zobrazovat na různých zařízeních a umožní uživateli přejít do zákaznického panelu po zadání uživatelského jména a hesla.

Vrátíme-li se na chvíli k příkladu organizace akcí, definice dokončení projektu by mohla zahrnovat, například:

• datum a místo konání akce,
• počet hostů, pro které byla připravena místa,
• menu,
• poskytnuté hudební doprovody.

Kritéria akceptace se naopak mohou vztahovat na očekávaný zážitek účastníků párty, například:

• prostornost prostor,
• kvalita podávaných nápojů,
• současné podávání jídla všem hostům usazeným u jednoho stolu.

KPIs. Zpožděné ukazatele

Klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) jsou klíčovými určujícími faktory úspěchu v projektovém řízení pro hodnocení, zda jsou splněny jeho základní cíle. Zpožděné ukazatele mohou být použity k hodnocení úspěšnosti realizace projektu. Předpověď konečné hodnoty KPI umožňuje definovat minimální kritéria, která je třeba splnit, abychom mohli hovořit o úspěchu projektu. Jsou však vhodné pouze pro hodnocení měřitelných výsledků, jako jsou:

• náklady na realizaci úkolu
• časová přesnost provedení
• počet člověko-hodin nebo jiných zdrojů použitých k realizaci projektu
• environmentální zátěž
• převod pracovního vkladu na zisk pro organizaci.

Existují stovky ukazatelů používaných v manažerské praxi pro tento účel, jejich výběr na začátku projektu je proto jedním z důležitých úkolů projektového manažera. Vždyť cílem není měřit všechno, ale pouze to, co skutečně poskytuje relevantní informace o stavu projektu a úspěchu v projektovém řízení. Nemělo by jich být více než 20, zatímco v případě menších projektů by jejich počet neměl překročit 5.

Shrnutí

Úspěch v projektovém řízení závisí nejen na úsilí, které do něj vložíme, na situaci na trhu a efektivním vedení. Je také klíčové přesně definovat, co považujeme za úspěch. A dokonce i další faktory, které nelze předpovědět. Vždyť z pohledu zákazníka může být improvizované řešení na poslední chvíli velmi uspokojivé. Nicméně, raději ponechme improvizaci mezi odvážnými strategiemi šetření projektů na poslední chvíli, které jsou v ohrožení selhání, spíše než abychom denně aplikovali promyšlené definice úspěchu a dokončení projektu a dobře formulovaná kritéria akceptace.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.