Typy projektových schůzek | #33 Jak začít s projektovým řízením

Úvod a závěr, konfrontační a vyjednávací, denní a kontrolní… Liší se účastníky, délkou i agendou. Všechny projektové schůzky však mají jednu společnou věc: během nich lidé spjatí s projektem prezentují problémy nebo výsledky a společně diskutují o realizaci úkolů.

Typy projektových schůzek – obsah:

1. Úvod
2. Plánování
3. Hledání řešení
4. Rozhodování
5. Kontrola výsledků
6. Shrnutí aktivit
7. Shrnutí

Úvod

PMBOK rozlišuje až 16 typů schůzek, které jsou klíčové pro efektivní projektové řízení! Každá z nich má konkrétní účel a seznam účastníků, jejichž přítomnost je nezbytná pro konání schůzky. Nevyjmenujeme všechny typy, místo toho se zaměříme na ty základní a odpovíme na otázku: “Proč se schůzky konají?”

Schůzky jsou velmi často spojovány s plýtváním časem, ale záměrně jsou klíčovou součástí projektu a nezbytným komunikačním nástrojem. Přesto, aby tomu tak bylo, musí účastníci znát účel a ideálně i agendu schůzky. Také budete potřebovat osobu odpovědnou za její hladký průběh. Dnes se podíváme na typy schůzek rozdělené podle účelu, který plní.

Plánování

Plánování úkolů pro projekt je účelem úvodních schůzek a opakovaných schůzek, na kterých tým diskutuje cíle a úkoly projektu.

Úvodní schůzka se koná na začátku projektu, jeho fáze nebo konkrétní iterace. Všichni členové týmu a klíčoví zúčastnění se jí účastní a jejími klíčovými komponenty jsou:

• Seznámení se a členové týmu,
• Nastavení očekávání
• Plánování – stanovení prvního plánu akcí.

Z dobře vedené úvodní schůzky by si všichni účastníci měli odnést motivaci k zahájení projektu a jasné porozumění:

• Cíl projektu,
• Očekávání, která na ně byla kladena,
• Dostupné zdroje a jak je využít,
• Rozdělení rolí a odpovědností v projektu,
• Časový rámec a rozsah projektu,
• Úkoly, se kterými by měli začít.

Během následujících úvodních a plánovacích schůzek dochází k postupnému přizpůsobení projektového plánu okolnostem jeho realizace. Tým plánuje podrobnější úkoly, aby definoval cíle a způsoby, jak jich dosáhnout. Také se tedy zapojuje do hledání řešení.

Hledání řešení

Hledání způsobů, jak se vypořádat s obtížemi, které se během realizace projektu objevují, je cílem populárního brainstorming a hloubkových problémových schůzek.

Cílem brainstormingu je generovat množství nápadů a potenciálních řešení problému nebo výzvy. Obvykle se jich účastní pouze členové projektového týmu a někdy pozvaní zúčastnění. I když jsou často kritizovány za to, že upřednostňují lidi, kteří rádi mluví rychle, hodně a hlasitě, jsou skvělým nástrojem pro generování mnoha nápadů, které mohou být poté diskutovány v klidnější atmosféře.

Problémové schůzky jsou přirozeným pokračováním brainstormingových sezení. Zde se řešení podrobněji diskutují, aby bylo možné učinit přesnější a vyváženější rozhodnutí.

Rozhodování

Rozhodovací schůzky se konají za účelem projednání dostupných možností a dosažení dohody o konkrétní akci. Pokud se týkají realizace cílů, účastní se jich pouze projektový tým. Pokud se však rozhodnutí týkají otázek s významnými důsledky, účastní se jich také klíčoví zúčastnění.

Klíčová rozhodnutí se činí na “summitové” schůzce, řídícím výboru. PMBOK ji definuje jako “schůzku, na které senioři zúčastnění poskytují směr a podporu projektovému týmu a činí rozhodnutí mimo pravomoc projektového týmu.”

Kontrola výsledků

Schůzky za účelem sdílení a analýzy informací o výsledcích projektové práce se konají periodicky. Nazývají se “Schůzky o stavu” nebo jednoduše “Stavové schůzky”. Umožňují rychle identifikovat nepříznivé změny v fungování týmu a reagovat na vznikající rizika.

Shrnutí aktivit

Cyklická shrnutí aktivit se konají během setkání nazývaných retrospektivy. Ty se konají na konci každé důležité fáze projektu, například když je dosaženo milníku. Jejich cílem je reflektovat s týmem na vykonaných úkolech a způsobu, jakým členové týmu spolupracují.

Kromě retrospektivy PMBOK zmiňuje zajímavý typ schůzky zaměřený na učení se z minulých aktivit, nazývaný “naučené lekce.” Používá se k shrnutí a sdílení lekcí získaných buď z celého projektu, nebo z jeho vybraných fází. Jeho výsledkem by mělo být zlepšení výkonu projektového týmu dosažené prostřednictvím většího povědomí o chybách, které byly učiněny, a také prostřednictvím důsledného uplatňování dobrých praktik. Můžete uspořádat schůzky “naučené lekce” k diskusi o situacích v týmu, které by mohly být vyřešeny lépe. Nejčastěji se však věnují úspěchům, které tým chce zopakovat, a řešením, která přinesla velmi dobré výsledky.

Shrnutí

Hlavní cíle projektových schůzek jsou:

• usnadnění komunikace,
• řešení problémů,
• rozhodování, a
• sledování pokroku projektové práce.

Klíčem k jejich efektivitě je transparentnost. Každá projektová schůzka by měla mít jasný účel, agendu a seznam účastníků, a pokud je to možné, facilitátora, jehož přítomnost může pomoci zajistit, aby probíhala hladce a efektivně.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.