Jak vytvořit registr rizik projektu? | #44 Začínáme s projektovým řízením

Řízení rizik v projektu je klíčové pro jeho úspěch. Podle výzkumu se pouze 30 % projektů dokončí včas a více než 70 % z nich se potýká s prodlevami nebo dodatečnými náklady. Aby se předešlo takovým neúspěchům, by měl projektový manažer uznat klíčová rizika a implementovat vhodná protiopatření, a k tomu vytváří registr rizik. Je to nástroj, který pomáhá řídit a předvídat rizika projektu. Ale jak připravit úspěšný registr rizik pro plánování a realizaci projektu? Čtěte dál a zjistěte!

Jak vytvořit registr rizik projektu? – obsah:

1. Úvod
2. Jak by měl vypadat registr rizik?
3. Jak připravit registr rizik?
4. Shrnutí

Úvod

Riziko je nedílnou součástí každého projektu. Aby bylo možné efektivně řídit rizika, potřebujete nástroj, který vám pomůže identifikovat, monitorovat a efektivně reagovat na vznikající překážky, jinými slovy, registr rizik. Úspěšné dokončení mnoha firemních a organizačních projektů je ohroženo v nějaké fázi realizace. Z tohoto důvodu se musí projektový manažer seznámit s metodami a nástroji řízení rizik a především – dovedně připravit registr rizik.

Registr rizik, také známý jako záznam rizik nebo registr rizikových faktorů, je dokument, který zaznamenává všechny identifikované překážky, hrozby nebo nebezpečí. Zahrnuje také jejich analýzu a protiopatření, která je třeba přijmout v případě jejich vzniku během projektu. Registr se stává sbírkou a úložištěm informací o všech rizicích a příležitostech souvisejících s projektem.

Jak by měl vypadat registr rizik?

Registr rizik by měl být přehledným dokumentem a obsahovat následující informace:

• Popis rizika – co je riziko a jakou oblast projektu ovlivňuje?
• Možné důsledky – jaká nebezpečí představují hrozby pro projekt? Povede to k vzniku dalších následků? Můžeme jim předejít?
• Pravděpodobnost výskytu – je to běžné riziko, spojené například s prodlevami při plnění úkolů; nebo je to vzácné riziko, které může ohrozit celý projekt?
• Priorita – jak vážné je toto riziko ve srovnání s ostatními s podobnou pravděpodobností výskytu?
• Odpovědné osoby – kdo ponese odpovědnost za adekvátní, rychlou a efektivní reakci na riziko?
• Plán reakce na riziko – jaké kroky podniknout, když se objeví potíže?

Registr rizik by proto měl shromažďovat informace o všech identifikovaných rizicích, jejich analýzu a také protiopatření. Je také potřeba pravidelně aktualizovat všechny zainteresované strany projektu, aby se každý mohl informovat o vznikajících rizicích a mimořádných událostech.

Jak připravit registr rizik?

Příprava registru rizik se skládá z několika kroků:

1. Identifikace rizik. Prvním krokem je identifikovat všechna rizika spojená s projektem. Můžete to udělat prostřednictvím brainstormingové schůzky s týmem nebo přezkoumáním literatury související s projektem. Jakmile vytvoříte dlouhý seznam rizik, analyzujte je a rozdělte všechny potenciální hrozby na technické, zdrojové a obchodní prostředí projektu.
2. Hodnocení rizik. Jakmile jsou rizika identifikována, analyzujte je, abyste posoudili jejich potenciální dopad na projekt. Odpovězte na otázky:
• Která rizika jsou nejpravděpodobnější? Je také dobré je seřadit podle pravděpodobnosti výskytu. To vám pomůže určit, kterým je třeba věnovat největší pozornost.
• Jaké mohou být jejich důsledky? Zde by bylo nejlepší začít seznam s nejzávažnějšími důsledky.
3. Plánování reakce na rizika. Na základě analýzy a prioritizace by měl projektový manažer vypracovat plán reakce na každé z identifikovaných rizik. Ideálně definujte opatření, která je třeba přijmout v případě, že riziko nastane. Je také dobré připravit plán pro případ nouze, což je plán s scénáři včetně pokynů, jak se chovat, když takové události nastanou, který můžete implementovat, jakmile k nim dojde.
4. Aktualizace registru. Registr rizik by měl být pravidelně aktualizován, aby bylo možné správně sledovat a řídit identifikovaná rizika, stejně jako přidávat nová, jakmile projekt postupuje.

Jednou z nejčastějších chyb při přípravě registru rizik je nedostatečná analýza příčin rizik a nedostatečné plánování reakcí na rizika. Aby se této chyby předešlo, měl by projektový manažer věnovat čas a pozornost analýze a plánování. Tímto způsobem získá důvěru, že nejpravděpodobnější rizika byla správně identifikována.

Shrnutí

Registr rizik je nástroj pro řízení a předvídání rizik spojených s realizací projektu. Obsahuje podrobné informace o identifikovaných rizicích, jejich analýze a protiopatřeních. Navíc by měl projektový tým spolupracovat na vypracování registru v plánovací fázi projektu a poté jej udržovat aktuální a dostupný všem zainteresovaným stranám projektu.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.