Typy projektů | #5 Jak začít s řízením projektů

Velké a malé, interní a externí, výrobní a výzkumné… Můžeme kategorizovat obchodní projekty podle velikosti, trvání, nákladů, principů, cílů a dokonce i odvětví, kterých se týkají. Ale proč jsou rozdíly mezi typy projektů důležité pro podnikání?

Typy projektů – obsah:

1. Úvod
2. Rozsah projektu
3. Doba trvání projektu
4. Složitost projektu
5. Zdroje financování
6. Témata projektů
7. Shrnutí

Úvod

Je důležité, aby projektoví manažeři odpověděli na otázku, jaké typy projektů realizují? Může se to zdát bezvýznamné ve srovnání s řízením a efektivním prováděním projektu.

Nicméně, znalost klasifikace projektů se stává klíčovou při výběru metody jeho realizace, stejně jako při prioritizaci projektů v organizaci nebo úkolů v samotném projektu. Také to významně ovlivňuje kompozici projektového týmu. Proto se na základě dostupných znalostí a osvědčených praktik podíváme na nejběžnější typy projektů, abychom se dobře připravili na jejich zahájení a realizaci.

Rozsah projektu

Rozsah projektu se může zpočátku jevit radikálně odlišně pro osobu, která projekt zadává, a pro projektového vyvojáře. Proto je tak zásadní podrobně určit, jaké úkoly a rozpočet zahrnout do seznamu. Zejména v případě, že projekt řídí externí zúčastněná strana, zejména nový klient, je rozsah projektu klíčovým pojmem, který se často objevuje ve smlouvách a dohodách. Závisí především na účelu projektu.

Definování rozsahu projektu je tedy z obchodního hlediska klíčové především proto, že umožňuje kontrolu nad úkoly v projektu. Hlavním úkolem práce projektového manažera je zabránit nekontrolovanému rozšiřování projektu (scope creep) nebo ztrátě přehledu o účelu úkolů.

Doba trvání projektu

Na základě doby trvání projektu je lze rozdělit na:

• krátkodobé
• střednědobé
• dlouhodobé

Definování doby trvání projektu je obzvlášť důležité při smluvním stanovení termínu dodání hotového produktu zákazníkovi nebo při organizaci akce na datum plánované dlouho dopředu. Definování od začátku, jaký časový rámec projekt zahrnuje, umožňuje efektivně řídit čas, sledovat rozpočet a řídit rizika v projektu.

I když je projekt jako takový jedinečným podnikem, můžeme také hovořit o jednorázových a cyklických projektech. Příkladem prvního je modernizace kanceláře a její vybavení energeticky úsporným osvětlením, zatímco druhým je každoroční kampaň na sázení stromů na pozemcích vlastněných firmou. V případě cyklických projektů je velmi důležité mít podrobnou dokumentaci projektu, včetně například kontaktních údajů subdodavatelů nebo srovnání nákladů na dodávky. To proto, že budou pravděpodobně užitečné pro další implementační cyklus.

Složitost projektu

Složitost projektu je jedním z klíčových faktorů určujících jeho metodu realizace. To proto, že jednoduché projekty, jejichž výsledky jsou podobné dříve provedeným službám nebo prodávaným produktům, nevyžadují rozsáhlé řízení. Pokud tým tvoří profesionálové, nejlépe pro ně fungují metody jako Kanban nebo Scrumban.

Zdroj: kanban board z bezplatného nástroje pro řízení projektů: www.firmbee.com

Projekty s vysokým stupněm složitosti na druhé straně vyžadují delší úvahu o volbě metody řízení. Projektový manažer musí především určit odpověď na otázku: bude možné dostatečně komunikovat se zákazníkem, aby bylo možné projekt řídit agilní metodologií? Budou zúčastněné strany ochotny se podílet na jednotlivých fázích projektu, nebo by raději spoléhaly na klasický kaskádový model a předem stanovený harmonogram projektu?

Zdroje financování

Kritérium financování je dalším způsobem, jak rozlišovat různé typy projektů. Takže budou projekty financované z prostředků:

• interních
• externích (získaných)
• smíšených

Mezi externími zdroji stojí za zmínku veřejné a soukromé zdroje financování. Obecně platí, že interně financované projekty obvykle vyžadují mnohem méně dokumentace, protože rozpočet projektu nemusí být připraven a vykazován podle formálních kritérií externích zúčastněných stran.

Témata projektů

Témata projektů jsou důležitým typem klasifikace, zejména kvůli profesní specializaci projektových manažerů. Abychom ilustrovali, jak rozmanitá tato témata mohou být, podívejme se na seznam příkladů:

• administrativní řízení projektů – seznam úkolů projektového manažera zahrnuje vytváření informační architektury v kanceláři a vytváření týmu lidí, kteří klasifikují dokumenty v archivu
• výzkumný projekt – projektový manažer je zodpovědný za definování účelu výzkumu, výběr potřebného přístroje a výzkumných metod, stejně jako za každodenní vedení výzkumu v projektu
• IT projekt – projektový manažer musí mít nejen hluboké znalosti o používané technologii, ale také být schopen přesvědčivě komunikovat stav projektu zúčastněným stranám bez takových znalostí

Shrnutí

Klasifikace typů projektů může pomoci vybrat nejlepší metodu řízení, napsat nejlepší smlouvu a dokonce rozhodnout, jak podrobná projektová dokumentace bude potřebná. Jasné definování spolupráce zúčastněných stran, rozsahu projektu a zdrojů financování od samého začátku plánování může mít významný dopad na úspěch a každodenní efektivitu realizace projektu.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.