Efektivní řízení času v projektu je klíčové pro jeho úspěch. Podle průzkumu PMI z roku 2021 však stále pouze 55 % projektů dokončí včas. Nejčastěji se projektoví manažeři potýkají s problémy kvůli nerealistickým časovým plánům, nedostatku flexibility nebo nevhodným nástrojům. Koneckonců, řízení času spočívá v plánování, monitorování a kontrole času projektu, přičemž projektový manažer je odpovědný za stanovení cílů a určení priorit, aby zajistil, že úkoly budou splněny včas.
Řízení času v projektu – obsah:
- Úvod
- Co je řízení času v projektu?
- Problémy s řízením času v projektu
- Metody řízení času v projektu
- Pareto metoda
- ABC metoda
- Eisenhowerova metoda
- Shrnutí
Úvod
Projekty musí být dokončeny v určitém časovém rámci, podle stanoveného plánu, aby se předešlo ztrátám a ohrožení organizace. Posun termínů generuje dodatečné náklady, ovlivňuje další úkoly ve společnosti a vede k hromadění úkolů a rychlému nárůstu složitosti projektu. Jak tedy správně přistoupit k řízení času v projektu již ve fázi plánování?
Co je řízení času v projektu?
Řízení času v projektu se zaměřuje na:
- plánování,
- monitorování, a
- průběžné sledování časování jednotlivých úkolů a podcílů.
Projektový manažer by měl stanovit cíle a určit priority, aby zajistil, že projekt zůstane v časovém plánu. Za tímto účelem by měl projektový manažer pečlivě naplánovat každou fázi projektu, přičemž zohlední čas potřebný pro každou činnost a nejpravděpodobnější překážky k jejich dokončení.
Problémy s řízením času v projektu
Nejčastější problémy s řízením času v projektu jsou:
- Nerealistické plány – zejména při práci s novým týmem nebo v oblasti s vysokým rizikem, vytvoření přesného plánu a stanovení realistických milníků vyžaduje zkušenosti a je velmi obtížné; proto je běžné vytvářet plány během plánování projektu, které jsou nemožné splnit v daném čase.
- Nedostatek flexibility – Nedostatek flexibility je časový rámec, který je nastaven příliš těsně, nedostatek času poskytnutého pro zapojení nových členů týmu nebo nedostatek plánu pro případ výpadku kvůli nedostatku surovin nebo očekávanému zájmu trhu.
- Nedostatečné nástroje – Projektoví manažeři často používají nedostatečné nástroje pro řízení času, což vede k chybám v odhadech trvání úkolů a závislostí.
Metody řízení času v projektu
Aby se předešlo těmto problémům nebo snížilo související riziko neúspěchu projektu, měl by projektový manažer pečlivě prozkoumat metody a nástroje řízení času projektu: Pareto metoda, ABC a Eisenhowerova metoda.
Pareto metoda
Italský vědec Vilfredo Pareto pěstoval hrášek ve své zahradě. Při tom si všiml, že až 80 % hráškových semen se nachází v 20 % lusků. Jelikož se převážně zabýval ekonomikou, brzy zjistil, že tento princip platí i v dalších oblastech života. Například v jeho době 80 % půdy v Itálii patřilo 20 % populace.
Brzy se ukázalo, že aplikace Pareto metody je opravdu široká, zejména v oblasti podnikání. Pomáhá mimo jiné identifikovat:
- Nejdůležitější úkoly, které je třeba v projektu splnit, stejně jako
- Typ úkolů, které nejčastěji způsobují zpoždění,
- Nejčastější příčiny zpoždění, bez ohledu na typ úkolu.
Pareto metoda vychází z předpokladu, že 20 % činností produkuje 80 % efektů. V praxi to znamená, že aby se předešlo zpožděním, měl by se projektový manažer zaměřit na:
- Identifikaci nejdůležitějších 20 % úkolů v projektu a zajištění, že budou splněny jako první,
- Zjistit úkoly způsobující zpoždění a pochopit jejich příčinu,
- Definování 20 % nejčastějších příčin zpoždění a pracovat na jejich odstranění.
Pareto metoda se často vizualizuje pomocí Pareto diagramu. Spojuje sloupcový diagram s čárovým diagramem, kde:
- Na ose X jsou například označeny příčiny zpoždění, uspořádané podle četnosti,
- Na ose Y je počet jejich výskytů a procento z celkového počtu zpoždění,
- Čárový graf usnadňuje identifikaci, které příčiny zpoždění spadají do nejdůležitějších dvaceti procent.
ABC metoda
ABC metoda zahrnuje označování úkolů podle jejich důležitosti – třídy A, B a C. Třídy úkolů:
- A – jsou nejdůležitější a vyžadují nejvíce pozornosti,
- B – jsou důležité, ale méně naléhavé,
- C – jsou irelevantní a mohou být odloženy.
Tímto způsobem se projektový manažer může zaměřit na nejdůležitější úkoly a neztrácet čas soustředěním se na méně důležité.
ABC metoda je jednoduchá na aplikaci a snadno pochopitelná. Je obzvlášť užitečná v projektech s množstvím úkolů, které mají podobnou důležitost.
Eisenhowerova metoda
Eisenhowerova metoda, známá také jako Eisenhowerova matice, je snad nejpoužívanějším nástrojem pro prioritizaci úkolů, cílů a dokonce i celých projektů. Metoda zahrnuje rozdělení úkolů na naléhavé a nenaléhavé, důležité a nedůležité, a poté se zaměřuje na ty, které jsou jak naléhavé, tak důležité.
Obvykle je prezentována dvěma protínajícími se čarami, které dělí list na čtvrtiny.
NALÉHAVÉ |
AKTUALIZOVANÉ |
|
---|---|---|
DŮLEŽITÉ | Musí být uděláno ihned | Musí být naplánováno brzy |
NENÁLEŽITÉ | Musí být delegováno nebo prováděno podle časových možností | Musí být odmítnuto |
Projektový manažer by měl zjistit, zda jsou úkoly naléhavé a důležité, pouze naléhavé, pouze důležité, nebo ani naléhavé, ani důležité. Tímto způsobem se může zaměřit na nejdůležitější úkoly a neztrácet čas na těch, které přinášejí projektu málo.
Aby bylo možné efektivně využívat Eisenhowerovu matici, je třeba pravidelně aktualizovat stav úkolů, které jsou v ní umístěny. To proto, že často úkol přeskočí do kategorie nejnaléhavějších přes noc.
Shrnutí
Řízení času v projektu ovlivňuje kvalitu a úspěch projektu, proto by projektový manažer měl znát a používat nástroje jako Pareto metoda, ABC metoda a Eisenhowerova metoda a udržovat stav všech úkolů v projektu aktuální. Aby toho dosáhl, měl by neustále komunikovat se všemi zúčastněnými stranami a upravovat plán, aby vyhovoval změnám, které mohou nastat.
Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.
Caroline Becker
Jako projektová manažerka je Caroline odbornicí na hledání nových metod, jak navrhnout nejlepší pracovní postupy a optimalizovat procesy. Její organizační dovednosti a schopnost pracovat pod časovým tlakem z ní činí nejlepší osobu, která dokáže složité projekty přetavit ve skutečnost.
Getting started with project management:
- Co je projektové řízení?
- Co je projekt?
- Prioritizace projektů
- Oblasti projektové činnosti
- Definice úspěchu v projektovém řízení
- Proč používat software pro řízení projektů?
- Přehled softwaru pro řízení projektů
- Životní cyklus projektu
- Cíl projektu. Co to je a jak ho dobře definovat?
- Jaký je cíl projektu?
- Fáze zahájení projektu - na co si dát pozor?
- Oblast plánování v projektovém řízení
- Co je to projektový plán a k čemu slouží?
- Jak používat milníky v projektu?
- Selhání projektu. 5 důvodů, proč projekty selhávají
- Důležitost uzavření projektu
- Realizace projektu
- Metody řízení projektů
- Typy projektů
- Nejvíce užitečné dovednosti projektového manažera
- Jak se stát projektovým manažerem?
- Jak připravit úspěšný plán pro případ nečekaných událostí projektu?
- 5 knih, které by měl každý projektový manažer přečíst
- Jak nastavit projektový tým?
- Struktura rozdělení práce - jak delegovat práci v projektu?
- Nejdůležitější úkoly a odpovědnosti projektového manažera
- Jak řídit projekty?
- Jak vybrat nejlepší software pro řízení projektů?
- Jak vést tým během hybridní práce?
- Výzvy, kterým čelí projektoví manažeři při práci s týmem
- Typy projektových schůzek
- 4 příklady projektů
- Jak napsat přesvědčivý
- Studie proveditelnosti – můžeme tento projekt realizovat?
- Jak definovat rozsah projektu a vyhnout se jeho rozšiřování?
- Analýza rizik v projektech a nástroje pro její usnadnění
- Jak vytvořit rozpočet projektu?
- Řízení času v projektu
- Co je to registr zúčastněných stran?
- Ganttova tabulka v plánování projektového managementu
- Jak vytvořit registr rizik projektu?
- Zdroje a oblasti změny v projektu
- Modely změny řízení projektů
- Projektový marketing
- Strategie řízení rizik projektu