Realizace projektu | #20 Jak začít s projektovým řízením

Realizace projektu je provádění úkolů, které vede k dosažení zamýšleného cíle. Proto doména realizace projektu zahrnuje více než jen vykonávání každodenních úkolů. Zahrnuje také vytváření procesů, řízení zdrojů společnosti a práci na budování otevřeného, inkluzivního prostředí, které podporuje spolupráci a učení.

Realizace projektu – obsah:

1. Úvod
2. Doména realizace projektu
3. Řízení procesů v realizaci projektu
4. Retrospektiva, učení a zlepšování
5. Shrnutí

Úvod

Doména realizace je jednou z osmi hlavních oblastí, kde probíhají projektové aktivity. Není to jen fáze následující po plánování úkolů. Spíše doména realizace definuje veškerou práci, která probíhá během projektu.

Doména realizace projektu

Realizace projektu je především dlouhý seznam úkolů, které vykonává každý člen projektového týmu. Tyto úkoly jsou vybírány ze seznamu úkolů připraveného projektovým manažerem, organizovány podle priority a obvykle umístěny na Kanban tabuli.

Mezi úkoly patřící do domény realizace projektu najdeme jak opakující se cyklické aktivity související například s aktualizacemi softwaru, tak jednorázové události, jako je návrh loga pro aplikaci.

Doména realizace projektu se skládá z aktivit souvisejících s:

• Vykonáváním každodenních úkolů,
• Vytvářením nových úkolů,
• Prováděním změn v již vykonaných a plánovaných úkolech,
• Vytvářením efektivních procesů,
• Komunikací se zainteresovanými stranami,
• Řízením materiálů, vybavení, dat a dalších zdrojů společnosti,
• Přípravou dokumentů nezbytných pro realizaci projektu,
• Sledováním změn uvnitř a vně organizace, které mohou ovlivnit realizaci projektu,
• Průběžným učením a opravováním akcí.

Podíváme se blíže na to, jakou roli řízení procesů a učení hrají v realizaci projektu a kde se domény projektového monitorování a realizace nejvíce setkávají.

Řízení procesů v realizaci projektu

Aby řízení projektových procesů sloužilo svému účelu a nestalo se zbytečnou byrokracií, musí vycházet z praxe. Proto je jejich vývoj obvykle sdílen mezi projektovým manažerem a projektovým týmem. V tomto přístupu je každý interní proces, také nazývaný technický nebo výrobní proces, současně určen dvěma osami:

• Fáze realizace úkolu
• Pracovní postup týkající se konkrétního úkolu

Fáze vykonávání úkolu

Fáze vykonávání úkolu jsou určeny takzvanými bránami, tj. kritérii, která musí úkol splnit, aby postoupil do další fáze. Stav daného úkolu se může měnit následujícím způsobem:

• určeno k vykonání – to znamená, že je umístěno projektovým manažerem na seznam úkolů,
• v realizaci – to znamená, že je vybráno k vykonání jedním z členů projektového týmu,
• testováno – úkol byl dokončen a předán jiné osobě, která testuje správnost a kvalitu jeho provedení, pokud testy selžou, úkol se vrací do předchozí fáze,
• čeká na publikaci – úkol prošel testováním a byl schválen k publikaci, výrobě nebo předání klientovi, v závislosti na typu probíhajícího projektu,
• hotovo – veškerá práce byla vykonána a výsledek byl schválen jako hotový.

Počet stavů se přizpůsobuje potřebám projektového týmu a specifikům probíhajících úkolů. Na oplátku se často používá minimální verze tří stavů převzatých z klasických Kanban tabulí, které definují úkol jako “k dokončení”, “v procesu” a “připraveno”.

Pracovní postup

Pracovní postup se týká kroků potřebných pro úkol a kdo ho v daném okamžiku dokončuje. Definuje tedy odpovědnost za dokončení úkolu. Pracovní postup také ukazuje, jaká akce musí být provedena, aby úkol postoupil do další fáze vykonání.

Pojďme zvážit, jak by mohl vypadat pracovní postup úkolu: “publikovat příspěvek na LinkedIn o dokončení projektu”. Je třeba změnit jeho stav z “v procesu” na “dokončeno”. Jeho pracovní postup by mohl vypadat takto:

• Výběr tématu příspěvku a obsahu publikace – odpovědná osoba je specialista na marketing na sociálních médiích, který deleguje úkol na copywritera a grafického designéra,
• Příprava textu – úkol provádí freelancer, který se specializuje na psaní textů,
• Vývoj grafiky – grafický designér připravuje vizuály podle brandingové strategie společnosti,
• Kontrola kvality – hodnocení specialistou na marketing a případné opravy nebo schválení k publikaci,
• Publikace – rozhodnutí o čase zveřejnění činí osoba, která spravuje plán zveřejnění.

Optimalizace procesů

Další důležitou součástí řízení procesů v realizaci projektu je optimalizace procesů. Zahrnuje sledování a reorganizaci procesu, pokud neprobíhá hladce. Zaměřuje se především na odstraňování úzkých míst – tedy okamžiků, kdy je jedna osoba odpovědná za více úkolů, než je schopna dokončit, zatímco ostatní členové týmu čekají nečinně, dokud to nedokončí. Úzká místa mohou být také spojena s výkonem strojů nebo dobou provádění či dodání komponentů externím dodavatelem.

Retrospektiva, učení a zlepšování

Oceňování učení a vytváření inkluzivního prostředí, které podporuje komunikaci a vzájemnou pomoc, vede k vynikajícím výsledkům v řízení projektů. Proto během schůzek s týmem stojí za to věnovat zvláštní pozornost:

• nejlépe dokončeným úkolům a oslavě úspěchů,
• nedokončeným úkolům bez obviňování členů týmu,
• reflexi, jak pracovat a spolupracovat jako tým.

Společné zlepšování a učení se z vlastních úspěchů a neúspěchů je nejlepším způsobem, jak rozvíjet osvědčené postupy v dokončování úkolů. Na druhou stranu reflexe pracovního postupu, motivace, používaných nástrojů a dokonce i rozdělení rolí v týmu vede ke zlepšení celkové efektivity týmu. Proto je tak důležité mít pravidelné schůzky, které jsou věnovány nejen shrnutí vykonávané práce, ale také retrospektivám.

To proto, že některé z získaných znalostí mohou být použity okamžitě. Tímto způsobem tým urychluje dokončení úkolů a prohlubuje spolupráci. Členové projektového týmu se navzájem učí lepším a lepším metodám dokončování úkolů a zlepšují spolupráci.

Shrnutí

Doména realizace projektu vyžaduje, aby projektový manažer navrhoval procesy, dohlížel na probíhající procesy, sledoval je současně a postupně je zlepšoval. Doména realizace zahrnuje také všechny úkoly vykonávané projektovým týmem, které postupně vedou k realizaci cíle projektu.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.