Jak vybrat nejlepší software pro řízení projektů? | #11 Jak začít s řízením projektů

Nejlepší software pro řízení projektů je ten, který nemůžete vidět. Ten dělá svou práci, aniž by na sebe příliš upozorňoval. Je snadné ho používat a obsahuje všechny potřebné funkce. Ale co tyto „potřebné“ funkce zahrnují? Čtěte dál a zjistěte to!

Nejlepší software pro řízení projektů – obsah:

1. Úvod
2. Šablony projektů
3. Zobrazení
4. Integrace
5. Oblasti činnosti
6. Shrnutí
7. Podívejte se na náš software pro řízení projektů

Jak vybrat nejlepší software pro řízení projektů? Úvod

Předtím, než se pustíme do diskuse o konkrétním softwaru pro řízení projektů, zvažme jaké funkce by měl vykonávat. Dnešní téma jsme rozdělili do tří částí. Nejprve se podíváme na zobrazení nabízená v různých programech. Ve druhé části zvážíme potřebné integrace. A nakonec se podíváme na to, které oblasti činnosti organizace by takový software měl pokrývat.

Šablony projektů

Většina programů vám umožňuje nezávisle řídit několik projektů. To stojí za zmínku, pokud se zabýváte programy nebo portfoliem projektů, a pokud PM ve vaší organizaci pracuje na více než jednom projektu současně, nebo pokud realizujete projekty s opakujícím se průběhem – pak stojí za to vytvořit si vlastní šablonu projektu, kterou lze používat opakovaně.

Pokud však program používáte poprvé, nebo se jedná o zakázkový projekt, můžete využít vestavěné šablony. Tyto šablony usnadňují a urychlují zahájení nového projektu. To je proto, že vám pomáhají začít hned v připraveném prostředí, předkonfigurovaném a navrženém pro řízení projektů například v metodologii Scrum nebo Prince2.

Zobrazení

Bez ohledu na zvolenou šablonu nebo metodu, software pro řízení projektů nejčastěji zahrnuje standardní zobrazení. Ta jasně ukazují vybraný aspekt realizace projektu. Pro nás jsou nejdůležitější zobrazení:

• Časová osa – která může být škálována tak, aby pokrývala celou dobu trvání projektu nebo vybranou dobu,
• Seznam úkolů – pro náhled na úkoly, které jsou aktuálně v procesu, čerstvě dokončené nebo které je třeba provést brzy,
• Kalendář – agenda pro plánování schůzek a skupinových aktivit,
• Analytické nástroje – tedy grafy a vizualizace dat konkrétních oblastí realizace projektu a zátěže jednotlivých členů týmu pro generování zpráv,
• Tým – seznam lidí zapojených do projektu s kontaktními informacemi.

Integrace

Při výběru programu pro řízení projektů se méně často věnuje pozornost integracím, tedy tomu, s jakými programy a aplikacemi náš nástroj spolupracuje. To je proto, že některé programy pro řízení, jako je Firmbee, jsou monolity. To je platforma, která poskytuje komplexní podporu pro všechny úkoly související s projektem – od seznamů úkolů a poznámek po zpracování faktur a dokonce i proces náboru týmu.

Někdy však program, který usnadňuje funkce řízení projektů, funguje jako soubor tzv. mikroservis, tedy soubor spolupracujících modulů, které lze zapínat a vypínat. V tomto případě se integrace ukazují jako velmi užitečné. Ty mohou zahrnovat připojení k například:

• externím kalendářům (například Google nebo Apple Calendar), což umožňuje například posílat pozvánky na schůzky,
• komunikátorům – jako Microsoft Teams, Zoom nebo Slack, což usnadňuje komunikaci bez nutnosti kopírovat nebo přesouvat obsah,
• čtečkám různých formátů, takže můžete snadno náhlednout obsah dokumentů nebo obrazových souborů,
• e-mailu – pro přidání úkolů přímo e-mailem,
• prodejním nástrojům pro e-commerce, jako Salesforce, Zoho Desk a Zendesk,
• cloudu pro ukládání a sdílení větších projektových souborů
• nástrojům pro zabezpečení a autorizaci, které jsou nezbytné zejména při práci mimo kancelář a při méně zabezpečených internetových připojeních,
• specializovaným nástrojům pro reportování, jako Power BI, Looker nebo Google Sheets, například.

Při výběru konkrétního programu je také dobré se ptát zda bude fungovat pouze na počítači, nebo zda má také mobilní aplikaci.

Oblasti činnosti

Primární oblasti realizace projektů podporované softwarem jsou řízení úkolů v čase, stejně jako vizualizace rozpočtu. Nicméně, v závislosti na typu realizovaného projektu, mohou být užitečné moduly jako:

• kontakty – zejména pokud realizace projektu zahrnuje spolupráci s freelancery nebo více zástupci klientů,
• kampaně – když jsou marketingové nebo prodejní aktivity součástí projektu,
• dokumenty – když je nutné sdílet různé materiály,
• lidské zdroje – možnost, která je obzvlášť užitečná, když se formuje projektový tým nebo je třeba doplnit personál během realizace projektu,
• finance – kromě celkového stavu rozpočtu projektu je užitečné mít po ruce nástroj, který umožňuje shromažďovat výdaje pro různé účely, nebo porovnávat nabídky produktů a služeb potřebných pro projekt.

Shrnutí

Podstatné funkce, které by software pro řízení projektů měl vykonávat, jsou usnadnění organizace práce a plánování. Používání šablon – ať už vestavěných nebo vlastních – usnadňuje zahájení. A jasná zobrazení zobrazující konkrétní aspekty realizace projektu činí každodenní úkoly příjemnějšími a jednoduššími. Integrace mezitím znamenají, že můžeme používat náš oblíbený software kombinováním s tím, který používáme k řízení projektu. Pokud to samozřejmě není dostatečně sofistikované, aby kombinovalo moduly, které umožňují komunikaci, finanční řízení a HR.

Podívejte se na náš software pro řízení projektů:

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.