Jak vytvořit projektový záměr? | #39 Začínáme s projektovým řízením

Projektové listiny jsou základním kamenem projektového řízení. Poskytují jasný a stručný přehled cílů a úkolů, které patří k projektu. Listina je klíčovým dokumentem pro všechny zúčastněné strany, včetně projektového manažera, členů projektového týmu a vedení organizace. Tvoří formální základ celého projektu, neboť dává projektovému manažerovi pravomoc zahájit a pokračovat v projektu, a také definuje cíle, rozsah a očekávané výsledky.

Projektová listina – obsah:

1. Úvod
2. Co by měl projektový manažer zahrnout do projektové listiny
3. Odůvodnění zahájení projektu
4. Cíl projektu
5. Rozsah projektu
6. Výstupy
7. Časový rámec projektu
8. Rozpočet projektu a alokace zdrojů
9. Rizika projektu
10. Jak se projektová listina liší od podnikatelského záměru?
11. Shrnutí

Úvod

Podle PMBOK je projektová listina jedním z nejdůležitějších dokumentů popisujících projektovou strategii. Je definována jako:

“Dokument vydaný iniciátorem projektu nebo sponzorem, který formálně autorizuje existenci projektu a poskytuje projektovému manažerovi pravomoc použít organizační zdroje na projektové aktivity.”

Projektová listina je obvykle formulována na začátku a zůstává nezměněna. I když během realizace úkolů jsou povoleny drobné úpravy. Jak by však měl být obsah dokumentu a jak jej připravit?

Co by měl projektový manažer zahrnout do projektové listiny?

Objem projektové listiny závisí na velikosti a typu projektu, který se realizuje. Měla by však zahrnovat následující prvky:

• odůvodnění zahájení projektu,
• cíle projektu,
• rozsah projektu,
• výsledky,
• harmonogram projektu,
• rozpočet projektu,
• rizika návrhu.

Projektová listina by měla také zahrnovat kontaktní informace pro projektového manažera a klíčové zúčastněné strany.

Odůvodnění zahájení projektu

Při přípravě stručného odůvodnění pro zahájení projektu je doporučeno použít podnikatelský záměr připravený předem. Měl by být napsán jednoduchým jazykem, aby byl srozumitelný osobě, která se s projektem setkává poprvé. Obvykle stačí jeden nebo dva vysvětlující odstavce:

• Jaké je podnikatelské pozadí projektu?
• Jaký problém projekt řeší nebo jakou příležitost umožňuje využít? a
• Jaké jsou očekávané výsledky projektu?

Cíl projektu

Není třeba zahrnovat všechny cíle do projektové listiny. Je lepší se zaměřit na hlavní cíl a ty, které jsou v hierarchii přímo pod ním. Popis cíle projektu v podnikatelském záměru by měl poskytnout odpověď na otázku “Co budeme dělat?”, která musí zůstat platná po celou dobu projektu. Hlavní cíle a úkoly určují směr, kterým se aktivity, které projekt tvoří, ubírají. Měly by být jasné a měřitelné a v souladu s celkovými cíli organizace.

Rozsah projektu

Rozsah projektu zahrnutý v listině definuje hranice projektu, včetně toho, co je a co není pokryto projektem. Musí zahrnovat jasný popis výsledků projektu a jakýchkoli omezení nebo předpokladů, které na něj budou mít vliv. Proto stojí za to zvážit odpověď na otázku “Jaké úkoly budou realizovány?” a “Jaké úkoly nebudou realizovány?”. To je obzvlášť důležité v projektech, které zahrnují více zúčastněných stran, jejichž nevyslovená očekávání ohledně výsledků projektu mohou být tímto způsobem odhalena.

Výstupy

Projektová listina by měla zahrnovat seznam všech výstupů projektu, včetně stručného popisu každého z nich a konkrétních cílů, kterých se snaží dosáhnout. Měla by také mít časový plán pro každou položku, nejlépe s odkazem na milník, stejně jako osobu nebo tým odpovědný za jejich dodání.

Časový rámec projektu

Projektová listina by měla také zahrnovat celkový harmonogram projektu, který stojí za to vizualizovat pomocí časové osy. Na ní by měl projektový manažer označit datum zahájení a ukončení projektu, milníky nebo plánované termíny pro dodání výsledků.

Rozpočet projektu a alokace zdrojů

Projektová listina by měla také zahrnovat celkový rozpočet projektu, který je nejčastěji prezentován ve formě tabulky. To usnadní označení:

• Hlavní kategorie nákladů – odhad práce, materiálů a vybavení,
• Odhadovaný rozsah změn – aby se zohlednily cenové výkyvy nebo nepředvídané výdaje,
• Rezervy a rozpočtová omezení.

Tato část dokumentu by měla také podrobně popsat alokaci zdrojů, včetně personálu, vybavení a zařízení.

Rizika projektu

Část rizik v projektové listině by měla vymezit potenciální rizika a jak na ně reagovat. To zahrnuje identifikaci potenciálních rizik, jako jsou:

• zpoždění,
• překročení nákladů nebo
• změny rozsahu.

Seznamování s nimi pomáhá zúčastněným stranám zajistit, že projektový manažer, projektový tým a organizace jsou připraveni na potenciální problémy a mají plán, jak je zmírnit nebo se jim vyhnout.

Podnikatelský záměr vs projektová listina

Rozdíl mezi projektovou listinou a podnikatelským záměrem spočívá především v účelu, pro který jsou připraveny. Projektová listina je dokument, který zahajuje projekt, zatímco podnikatelský záměr argumentuje, proč by měl být projekt zahájen. Listina definuje, co bude v projektu provedeno, zatímco podnikatelský záměr odpovídá na otázku “Za jakým účelem?”. Oba dokumenty jsou velmi důležité pro správné řízení projektu a pomáhají zajistit jeho úspěch.

Shrnutí

Projektová listina je nezbytný dokument, který slouží jako základ pro realizaci projektu a autorizuje jeho zahájení. Vymezuje cíle projektu, úkoly, rozsah, rozpočet, alokaci zdrojů a harmonogram. Také identifikuje potenciální rizika a předpoklady, což zvyšuje šanci, že projekt proběhne podle plánu.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.