Ganttova tabulka v plánování projektového managementu | #41 Jak začít s projektovým managementem

Ganttův diagram je jedním z nejpopulárnějších nástrojů v plánování projektového managementu. Ačkoli byl v 19. století vynalezen polským inženýrem Karolem Adamieckim, je téměř výhradně spojován s Henrym Ganttem, americkým inženýrem a konzultantem v oblasti projektového managementu. Pomohl popularizovat tento jednoduchý, ale vysoce efektivní nástroj.

Ganttův diagram v plánování projektového managementu – obsah:

1. Úvod
2. K čemu se Ganttův diagram používá?
3. Na co si dát pozor při vytváření Ganttova diagramu?
4. Nástroje
5. Konzistence
6. Jednoduchost
7. Shrnutí

Úvod

Ganttův diagram je sloupcový diagram, který obsahuje informace o plánu projektu. Jednotlivé úkoly jsou na vertikální ose, zatímco jejich plánované termíny dokončení jsou na horizontální ose. Horizontální pruhy ukazují trvání aktivit tím, že spojují jejich počáteční a koncové datum. Tento nástroj umožňuje projektovému manažerovi a členům týmu rychle zobrazit plán úkolů, závislosti mezi nimi a poskytuje jasný obraz o stavu pokroku projektu.

K čemu se Ganttův diagram používá?

Ganttův diagram vám umožňuje snadno vizualizovat následující informace o projektu:

• seznam úkolů, které tvoří projekt,
• počáteční a koncové datum každého úkolu,
• závislosti mezi úkoly,
• plán,
• pokrok každého úkolu,
• osoby odpovědné za realizaci každého úkolu.

Další častou aplikací Ganttova diagramu je identifikace kritické cesty projektu. Je to nejdelší možná řada úkolů v projektu, kde je každý úkol závislý na předchozím a nelze ho odložit, aniž by to ovlivnilo konečný termín projektu. Diagram vám umožňuje snadno vizuálně analyzovat všechny vzájemné vztahy mezi úkoly a určit, které jsou nezbytné k dokončení projektu včas.

Na co si dát pozor při vytváření Ganttova diagramu?

Při vytváření Ganttova diagramu pro nový projekt je třeba věnovat pozornost třem aspektům:

• Výběr správného nástroje – který budeme používat po celou dobu projektu,
• Konzistentní označování úkolů – poskytování opakujícího se názvového schématu a snadno rozlišitelných barev,
• Snížení úrovně složitosti diagramu.

1. Nástroje

Abychom mohli snadno vytvořit a poté volně používat Ganttův diagram, je klíčové vybrat správný nástroj. Najít nejvhodnější příslušenství pro naše potřeby vyžaduje zohlednit následující:

• velikost projektu,
• počet členů týmu,
• složitost projektu, a
• frekvenci aktualizací.

Čím složitější projekt, tím mocnější nástroj potřebujeme. Pro malé projekty postačí jednoduché online nástroje jako Canva, online Gantt nebo termagant. Pro složitější projekty stojí za to použít software pro projektový management (například Firmbee) nebo tabulku, kde můžeme mít všechna data o probíhajícím projektu shromážděna v jednom dokumentu.

Pokud je projekt velmi sofistikovaný a obsahuje mnoho úkolů s komplikovanými vzájemnými závislostmi, měli byste zvážit jiný přístup k vizualizaci. V tomto případě je lepší přijmout nástroje jako diagram PERT (Program Evaluation and Review Technique).

2. Konzistence

Od samého začátku je dobré konzistentně aplikovat barvy k označení úkolů, které tvoří větší celky. “Barevné kódování” pomůže identifikovat konkrétní úkoly, fáze projektu nebo zvýraznit klíčové úkoly. To může také upozornit na nejtěžší momenty v projektu, jako jsou krátké termíny pro související úkoly. To pomáhá rychle identifikovat oblasti, které potřebují pozornost, a udržet projekt na správné cestě.

3. Jednoduchost

Když zahrnete příliš mnoho detailů, Ganttovy diagramy se mohou rychle stát přetíženými a komplikovanými pro publikum. Proto stojí za to zvážit, které úkoly je třeba zahrnout, abychom neztratili přehled o celkovém pohledu na projekt. Ostatní mohou být zapsány do dokumentu, ale odstraněny z diagramu, což činí výsledný diagram jednoduchým a zaměřeným na to, co je nejdůležitější.

Ideálně zvýrazněte klíčové úkoly, kritické body a termíny a ujistěte se, že všichni zúčastnění rozumí diagramu a jeho účelu. Pokud je to nutné, opravte diagram a vysvětlete zkratky a označení používané členům týmu, dokud nebudou všechny pochybnosti vyřešeny.

Shrnutí

Ganttův diagram je jedním z nejpopulárnějších nástrojů v projektovém managementu. Pomáhá vizuálně prezentovat informace o plánování úkolů a pokroku projektu. Použití Ganttova diagramu může zvýšit efektivitu plánování a zlepšit spolupráci vzdálených týmů a efektivní delegaci úkolů. Také poskytuje vizuální reprezentaci projektu, což usnadňuje projektovému manažerovi a členům týmu orientaci při dosahování cíle projektu.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.