Podle zprávy Project Management Institute bylo v roce 2021 62 % projektů dokončeno v rámci původního rozpočtu. Nejlepšími výkonnými v tomto hodnocení byla Čína s 66 %, zatímco Evropa skončila poslední s 57 %. Špatně vytvořené projektové rozpočty jsou zodpovědné za značný podíl neúspěchů v této oblasti. Jak tedy odhadnout náklady na projekt, aby se zvýšila pravděpodobnost jeho úspěchu?

Projektový rozpočet – obsah:

  1. Úvod
  2. Co je projektový rozpočet a z čeho se skládá?
  3. Jak odhadnout náklady na projekt?
  4. Nástroje a metody odhadu projektového rozpočtu
  5. Shrnutí

Úvod

Nesprávné provádění projektů vede k ztrátě 19 milionů dolarů na každých miliardě investic (PMI 2019) a pouze 34 % organizací obvykle nebo vždy dokončuje projekty v rámci rozpočtu (Wellington 2021). Abychom zjistili, jak se dostat mezi tuto skupinu, podívejme se blíže na to, co je projektový rozpočet a jaké jsou způsoby a nástroje pro jeho přípravu.

Co je projektový rozpočet a z čeho se skládá?

Projektový rozpočet je hrubá schválená částka, kterou organizace zamýšlí utratit na projekt. Je založen na odhadovaných nákladech projektu a figuruje v rozpočtu celé organizace.

Projektový manažer by měl do projektového rozpočtu zahrnout všechny náklady spojené s projektem, jako jsou:

  • Přímé náklady – výdaje potřebné k provádění úkolů, které přímo vedou k realizaci cíle projektu, tj. náklady na materiály, práci a nástroje, vybavení a zásoby,
  • Ne přímé náklady – náklady, které nelze přímo přičíst k projektu, ale které vznikají v souvislosti s jeho realizací, jako jsou administrativní náklady nebo například náklady na řízení projektu.
  • Kapitalové výdaje – náklady spojené s pořízením takzvaných dlouhodobých aktiv, jako jsou budovy, vybavení nebo stroje.
  • Provozní náklady – opakující se náklady spojené s provozem a údržbou projektu, jako jsou služby, pojištění spolu s údržbou,
  • Rezervy na nepředvídané události – prostředky vyčleněné na pokrytí nepředvídaných událostí nebo změn v rozsahu projektu.

Jak odhadnout projektový rozpočet?

Odhadované náklady na plánované práce se označují jako Odhadované náklady na naplánovanou práci (BCWS) nebo Plánovaná hodnota (PV). Oba ukazatele označují součet prostředků potřebných k dokončení práce naplánované v daném období.

Aby projektový manažer odhadl projektový rozpočet, měl by provést několik aktivit, aby získal co nejpřesnější nabídky. Nejprve by měl projektový manažer znát všechny požadavky projektu, jako jsou rozsah práce, termíny a zdroje, které budou potřebné k dokončení projektu.

Dalším krokem je zkoumání tržních cen pro zdroje a služby, které mají být zahrnuty do projektu, tj. cena materiálů, služby dodavatelů spolu se mzdami pro projektový tým.

Po získání požadavků a cenových údajů může projektový manažer začít proces prvního podrobného odhadu rozpočtu. Jakmile je dokončen, měl by okamžitě zkontrolovat rozpočet s projektovým týmem. To zajistí, že všechny náklady byly zahrnuty a že rozpočet je co nejrealističtější.

Co víc, projektový rozpočet potřebuje pravidelnou kontrolu a aktualizaci, aby zůstal na správné cestě a v rámci rozpočtu.

projektový rozpočet

Nástroje a metody pro odhad projektového rozpočtu

Při odhadu projektového rozpočtu je nezbytným nástrojem dobře známý a populární Microsoft Excel. Jeho hlavní výhodou je dostupnost a snadnost použití, stejně jako schopnost provádět mnoho výpočtů a analýz. Nevýhodou však je, že Excel nemá funkci pro automatickou aktualizaci rozpočtu v reálném čase.

Nicméně, dobře funguje pro odhad rozpočtu před realizací. Pro průběžnou kontrolu výdajů doporučujeme nástroje pro podporu projektů, jako je Firmbee. Systém umožňuje členům týmu sledovat v reálném čase příjmy a výdaje spojené s daným projektem.

Pro vytvoření přesného rozpočtu můžete použít následující metody:

  1. Odhad zdola nahoru. Tato metoda zahrnuje odhad nákladů na každou projektovou aktivitu a sečtení jejich nákladů pro určení celkových nákladů na projekt. Je časově náročná a vyžaduje podrobné znalosti projektových aktivit. Nicméně poskytuje vysokou úroveň přesnosti a pomáhá identifikovat všechny potřebné náklady.
  2. Parametrický odhad. Tato metoda zahrnuje použití statistických údajů k odhadu nákladů na projektové aktivity. Je mnohem rychlejší než odhad zdola nahoru, takže může být užitečná pro odhad rozpočtu velkých projektů, pokud má organizace zdroj spolehlivých údajů. I přesto nemusí poskytnout dostatečnou úroveň přesnosti.
  3. Odborné hodnocení. Třetí metoda zahrnuje využití znalostí a zkušeností zainteresovaných stran projektu, včetně projektového manažera a členů týmu, k odhadu nákladů na projektové aktivity. Může poskytnout vysokou úroveň přesnosti, což je praktické pro složité projekty. Nicméně se spoléhá na odborné znalosti jednotlivých zainteresovaných stran, takže může být zaujatá a generovat konflikty. Kromě toho je obtížné zohlednit měnící se obchodní podmínky, jako je inflace nebo změny v zákoně.

Caroline Becker

Jako projektová manažerka je Caroline odbornicí na hledání nových metod, jak navrhnout nejlepší pracovní postupy a optimalizovat procesy. Její organizační dovednosti a schopnost pracovat pod časovým tlakem z ní činí nejlepší osobu, která dokáže složité projekty přetavit ve skutečnost.

View all posts →