Zdroje a oblasti změny v projektu | #47 Začínáme s projektovým řízením

Index termínů na konci knihy PMBOK obsahuje až 22 položek týkajících se změn v projektech. Tyto se pohybují od nákladů a kultury změn v organizacích po žádosti o změny. Co tedy činí změnu tak zásadní v projektech a jak s ní zacházet? Co je to řízení změn?

Řízení změn – obsah:

1. Úvod
2. Co jsou změny a řízení změn?
3. Oblasti změn v projektu
4. Změny během plánování projektu
5. Změny během realizace projektu
6. Zdroje změn v projektu
7. Externí
8. Interní
9. Shrnutí

Úvod

Změna během projektu je téměř nevyhnutelná, přesto se mnohé organizace zdají přehlížet tuto samozřejmost. Bez ohledu na jeho délku, ať už je to tři měsíce, rok nebo tři, každý projekt obsahuje rizikové faktory, které mohou vést k renegociaci jeho provádění s účastníky. Pokud se na druhé straně projektový tým průběžně učí z aktuálních úkolů, mohou také nastat zlepšení a změny v organizaci práce vyplývající z lepšího porozumění požadavkům zainteresovaných stran.

Co jsou změny a řízení změn?

PMBOK definuje změnu jako:

„Úpravu jakéhokoli formálně kontrolovaného výstupu, komponenty plánu řízení projektu, projektového dokumentu.“

To může zahrnovat úpravy týkající se:

• cíle projektu,
• priorit,
• harmonogramu,
• milníků projektu, nebo
• rozdělení práce v projektovém týmu.

Na druhé straně je řízení změn definováno jako:

„Komplexní, cyklický a strukturovaný přístup k přechodu jednotlivců, skupin a organizací z aktuálního stavu do budoucího stavu s zamýšlenými obchodními přínosy.”

Ale na které oblasti projektu by se měl projektový manažer nejvíce zaměřit, aby se připravil na řízení změn?

Oblasti změn v projektu

Změny v projektu mohou nastat v jakékoli fázi jeho životního cyklu, ale nejvíce pozornosti byste měli věnovat těm, které se vyskytují během plánovací fáze a realizace projektu implementace.

Změny během plánování projektu

Podle PMBOK by měl projektový tým spolu s projektovým manažerem v plánovací fázi připravit nástin procesu přizpůsobení aktuálních aktivit vznikajícím posunům a vývojům. Jinými slovy, musí vymyslet, jak to implementovat. To může zahrnovat:

• změny pracovního postupu,
• přepracování priorit úkolů zahrnutých v backlogu, a dokonce i projekci tak radikálních řešení, jako je
• přeformulování hlavního cíle projektu

Změny během realizace projektu

Změny, které nastanou během fáze realizace projektu, by měly následovat přijatou metodologii, respektive:

• Vodopád – úpravy vyžadují formální schvalovací proces a změny v projektové dokumentaci,
• Agilní – jsou přirozenou součástí procesu a jsou zaváděny průběžně aktualizací backlogu a přizpůsobením aktivit týmu,
• Scrum – jako jedna z agilních metodologií, Scrum také předpokládá, že transformace jsou nevyhnutelné. Ale před přijetím opatření musí tým splnit cíle Sprintu, který začal,
• Prince2 – zde by měl projektový plán pečlivě definovat na začátku a změny minimalizovat záměrně. Pokud však musíte provést přechody, ujistěte se, že je řádně zdokumentujete a konzultujete se zainteresovanými stranami.

Projektový manažer musí uznat, že všechny úpravy ovlivní další prvky projektu, někdy nepředvídatelně. Například zavedení technického řešení, které usnadňuje jeden úkol, může výrazně zkomplikovat provádění jiného, čímž se zvýší náklady, změní rozsah práce a nakonec ovlivní kvalitu provedení.

Zdroje změn v projektu

Když dynamika podnikatelského prostředí a inovativnost plánovaných vzrůstají, úpravy mohou změnit téměř každou sféru provádění úkolů. Jejich zdroje spadají do dvou hlavních kategorií:

• Externí – pocházející zvenčí projektového týmu, a
• Interní – vyplývající z procesů probíhajících během realizace konkrétních úkolů.

Externí

Nejčastějšími externími zdroji změn v návrhu jsou:

1. Změny v požadavcích zákazníků. Požadavky zákazníků jsou klíčovou součástí jakéhokoli projektu. Mohou se měnit v důsledku vývoje v podnikatelském prostředí, vzniku nových potřeb nebo konkurence. Když se požadavky zákazníků změní, projektový manažer musí pečlivě analyzovat, jak to může ovlivnit projekt a zda je možné provést úpravy, aniž by došlo k ohrožení kvality, času nebo nákladů. Například, pokud se klient rozhodne přepracovat požadavky na uživatelské rozhraní, může to změnit strukturu kódu, což by mohlo následně reorganizovat harmonogram a zvýšit náklady.
2. Škrty v rozpočtu. Snížení rozpočtu může být důsledkem obtížné finanční situace organizace, změny priorit nebo vzniku nových projektů. V případě škrtů v rozpočtu se projektový manažer musí snažit dosáhnout cílů s nižšími náklady. To může znamenat:
• redukci rozsahu práce,
• zkrácení harmonogramu,
• zmenšení,
• využití outsourcingu, nebo
• jiné využití stávajících zdrojů organizace.
3. Změny v podnikatelském prostředí. Úpravy zavedené v legislativě, vznik nových trendů nebo konverze konkurentů mohou všechny ovlivnit cíl projektu nebo požadavky klienta. V případě takových obtížně předvídatelných změn musí projektový manažer stanovit protiopatření, aby minimalizoval dopad změny na projekt a podpořil dosažení cílů.

Interní

Interní změny jsou způsobeny faktory souvisejícími s úkoly. Mezi nejvýznamnější patří:

1. Učení členů týmu. Interní změny v projektu mohou vyplývat z procesu získávání nových znalostí členy týmu. Čím zkušenější je tým, tím pravděpodobnější je, že vyvinou dovednosti, které jim umožní lépe vykonávat práci.

Příkladem je, když programátor zjistí, že jeho kód není příliš čitelný, a rozhodne se prozkoumat, jak napsat čistší kód. Nakonec může navrhnout úpravy, které pozitivně ovlivní kvalitu projektu.

2. Lepší porozumění požadavkům zákazníků a specifikům produktu. Během projektu se může porozumění očekáváním uživatelů rozšířit. To může vést k touze změnit rozsah práce nebo přizpůsobit technologii tak, aby vyhovovala identifikovaným potřebám klienta. Například po provedení uživatelských průzkumů se projektový tým může rozhodnout zavést nové funkce, které byly požadovány dotazovanými osobami.
3. Změna organizace práce po získání zkušeností z aktuálního pracovního postupu. V důsledku získání nových znalostí mohou vzniknout nápady na zlepšení procesů, zavedení inovativních řešení nebo úpravu harmonogramu. Analyzováním aktuálního pracovního postupu může projektový tým identifikovat chyby i možné zlepšení a následně provést úpravy, aby urychlil práci. Například mohou najít jiný nástroj pro řízení projektů, který je vhodnější pro zefektivnění procesů a zvýšení produktivity.

Shrnutí

Řízení změn je klíčové pro úspěch projektu. Změny v projektu jsou nevyhnutelné a vyplývají jak z externích, tak interních zdrojů. V závislosti na fázi životního cyklu projektu byste měli vypracovat vhodný plán, jak přizpůsobit aktuální aktivity vznikajícím změnám. Řízení změn vyžaduje efektivní proces komunikace a koordinace napříč projektovým týmem a se zainteresovanými stranami. Proto má projektový manažer těžký úkol: zůstat flexibilní a otevřený změnám, ale zároveň zůstat pod kontrolou, aby se předešlo negativním dopadům na projekt.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.