Jak napsat přesvědčivý obchodní případ? | #35 Jak začít s projektovým řízením

Obchodní odůvodnění, nebo obchodní případ, je jedním z klíčových dokumentů, které připravuje projektový manažer. Nakonec přesvědčí zúčastněné strany a nakonec určí, zda projekt získá podporu, financování a bude realizován. Jak tedy napsat tak přesvědčivý obchodní případ?

Jak napsat přesvědčivý obchodní případ? – obsah:

1. Úvod
2. Proč se věnovat tomuto projektu? Jasně definujte obchodní potřebu
3. Co uděláme? Popište rozsah projektu
4. Jak budeme pracovat? Nastíněte harmonogram
5. Kolik to bude stát? Připravte analýzu nákladů a přínosů
6. Stojí cíl za vynaložené úsilí? Vyjmenujte požadované výsledky
7. Shrnutí

Úvod

Definice obchodního případu v nejnovějším PMBOK je velmi široká. Zní takto:

“Obchodní případ je hodnotová nabídka pro navrhovaný projekt, která může zahrnovat finanční a nefinanční přínosy.”

Z takto krátkého vysvětlení je obtížné odvodit, jak připravit dokument, který by byl přesvědčivý pro zúčastněné strany. Jaký obchodní případ tedy napsat pro plánovaný projekt?

Obchodní případ vyžaduje maximální jasnost. Proto je skvělý nápad začít tím, že se pokusíte vysvětlit to, jako byste mluvili s dítětem – skutečným nebo vymyšleným – o tom, o čem bude naše podnikání. Proč chceme projekt realizovat a co chceme udělat? Jak to hodláme uskutečnit a kdo je naším cílovým publikem?

Proč stojí tento projekt za to? Jasně definujte obchodní potřebu

Prvním krokem k dobrému obchodnímu případu je jasně definovat potřebu, kterou účel projektu řeší, a obchodní přínos pro organizaci. Jinými slovy, je to odpověď na otázku, proč realizovat projekt.

Abychom na ně mohli odpovědět, musíme připravit:

• předběžné obchodní požadavky,
• podrobné informace o cílech a záměrech,
• náčrt budoucího stavu organizace, která bude mít prospěch z dosažení cíle.

Projektový manažer vloží podrobnosti o obchodní potřebě do projektového dokumentu po počátečním schválení zúčastněnými stranami a rozhodnutí posunout projekt do fáze plánování.

Co uděláme? Popište rozsah projektu

Dalším krokem je prezentovat rozsah projektu. Odůvodnění musí srozumitelně spojit plánované úkoly s obchodní potřebou. Tímto způsobem vysvětluje, proč stojí projekt za to. Musíte přesvědčit zúčastněné strany, že obchodní potřeba stojí za investici a je naléhavá, takže se jí věnujeme právě teď.

Stojí také za zmínku technická řešení a inovace, které hodláme použít. Pokud se pustíme do pokročilých řešení a specializovaných zařízení nebo softwaru, naše odůvodnění získá jasnost, když vysvětlíme základní pojmy a vyhneme se žargonu.

Jak budeme pracovat? Nastíněte harmonogram

Teď je čas nastínit pracovní harmonogram projektu. Musíte zde zmínit milníky, popisující v jedné nebo dvou větách očekávané výsledky. To umožní zúčastněným stranám pochopit nejen rozsah, ale také to, jak bude projekt realizován. Také to poskytne okamžitou představu o velikosti týmu a čase potřebném k dosažení prvních výsledků našeho projektu.

Kolik to bude stát? Připravte analýzu nákladů a přínosů

Poskytnutí analýzy nákladů umožňuje zúčastněným stranám rozhodnout o financování projektu. Měla by co nejpřesněji prezentovat:

• celkovou částku – na základě solidní analýzy nákladů a potřebných zdrojů spojených s projektem,
• podčástky podle milníků nebo let, pokud se jedná o dlouhodobý projekt.

I když obchodní případ vyžaduje pouze obecné částky, budete potřebovat podrobné finanční údaje a analýzu v pozdějších fázích životního cyklu projektu. Proto je dobré připravit odhady na samém začátku, aby zúčastněné strany věděly, že projektový manažer je obeznámen s náklady na realizaci projektu.

Stojí cíl za vynaložené úsilí? Vyjmenujte požadované výsledky

Posledním krokem je sepsat požadované výsledky projektu. To je stručná vize budoucího stavu, jasně popisující přínosy pro každou skupinu zúčastněných stran. Měli byste to udržet:

• stručné,
• bez žargonu,
• s vizuály obsahujícími data a požadované výsledky,
• realistické.

Berete v úvahu důsledky týkající se posledního bodu, protože činnosti projektového týmu budou během realizace podrobeny zkoumání a budou porovnávány s ustanovenými požadovanými výsledky projektu. Pokud budou ambiciózní, ale dostatečně opatrné, bezpečně je splníte a projekt zůstane v souladu s potřebami a přinese zamýšlené výsledky.

Shrnutí

Přesvědčivý obchodní případ by měl zahrnovat: jasně definovanou obchodní potřebu, rozsah projektu, časový plán, analýzu nákladů a přínosů a požadovaný výsledek.

Prezentace obchodního případu efektivně komunikuje hodnotu projektu zúčastněným stranám. Jak uvádí PMBOK, “požadované výsledky by měly být jasně popsány, iterativně hodnoceny a aktualizovány po celou dobu projektu.” Proto projektoví manažeři by měli pravidelně hodnotit projekt z pohledu obchodního případu po celou dobu projektu. Tímto způsobem mohou nejlépe zajistit, že zůstává v souladu s potřebami a směřuje k cíli dohodnutému se zúčastněnými stranami.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.