Monitorování projektu. Jaké parametry sledovat? | #34 Začínáme s řízením projektů

Data projektu jsou mocným nástrojem, který se projektoví manažeři musí naučit ovládat. Shromažďování těchto dat je pouze začátek. Úspěch projektu spočívá také v monitorování relevantních zjištění a pozorování vztahů mezi nimi. Jak tedy rozhodnout, které parametry stojí za sledování? Čtěte dál a zjistěte to!

Monitorování projektu – obsah:

1. Úvod
2. Rozpočet – monitorování zdrojů
3. Plánování – dodržování termínů
4. Úroveň výkonu – kontrola kvality
5. Kontrola – rozsahy parametrů
6. Shrnutí

Úvod

Bez ohledu na metodu řízení aplikovanou v projektu je jedním z hlavních úkolů projektového manažera během projektu monitorovat jeho pokrok. Bez jasně definovaných parametrů a hodnotících kritérií nelze určit, zda projekt směřuje k správnému cíli správným tempem. Jaké parametry sledovat, abychom co nejdříve odhalili potenciální problémy a využili příležitosti, které se objeví?

Rozpočet – monitorování zdrojů

V téměř všech projektech je rozpočet nejdůležitějším sledovaným parametrem. Proto by měl projektový manažer monitorovat všechny aspekty financování úkolů, mimo jiné:

• náklady na práci,
• materiály,
• software,
• nákup nebo použití nástrojů a vybavení,
• odborné poradenství,
• cesty a účast na oborových akcích.

Pro monitorování výdajů je nejjednodušší použít software, například Firmbee. Všechny odchylky od stanoveného rozpočtu jsou pak okamžitě viditelné. Nicméně, není dobré klást příliš velký důraz na jednorázové překročení rozpočtu. Je lepší předpokládat chybu pro cíle nebo milníky. Pak můžete vyrovnat vyšší náklady jednoho úkolu úsporami v jiné oblasti.

Agilní metody projektového řízení fungují obzvlášť dobře při flexibilním řízení rozpočtu. Podle zprávy Pulse of Profession 2021 s názvem “Beyond Agility” udržují až 64 % projektů v rámci předpokládaného financování.

Plánování – dodržování termínů

Druhou klíčovou oblastí je zjistit, zda projekt dodržuje stanovený časový rámec. I zde se software ukazuje jako užitečný, protože můžete sledovat pokrok týmu v reálném čase a také generovat zprávy. Stojí také za to využívat osvědčené techniky řízení času.

V první řadě si pamatujte, abyste sledovali vztah a vzájemnou závislost mezi úkoly. Pokud záleží na koordinaci, musíte zajistit, aby byl termín dodržen a aby úkoly měly správné pořadí.

Úroveň výkonu – kontrola kvality

Kontrola kvality úkolů je poněkud obtížnější než monitorování rozpočtu a harmonogramu jejich realizace. To je způsobeno tím, že je obtížné nejen pro standardizaci, ale také pro jednoznačná hodnotící kritéria.

Při plánování monitorování úrovně výkonu úkolů je dobré rozlišovat mezi dvěma parametry používanými v Scrum metodologii:

• Definice dokončení, a
• Kritéria přijetí

Definice dokončení se týká kvality výkonu úkolu, tedy zda byly splněny všechny technické požadavky, které na něj byly kladeny. Kritéria přijetí jsou naopak seznam očekávání, která na něj kladou zúčastněné strany.

Rozdíl mezi splněním definice dokončení a splněním kritérií přijetí lze ilustrovat příkladem domu ve výstavbě. Splňuje definici dokončení, když byly zdi dostatečně rovnoměrně postaveny a investice byla přijata stavebním manažerem. Dům však nemusí splňovat očekávání stavitele, který očekával, že zdi budou dokonale rovné a barva bude jako v brožuře.

Kontrola – rozsahy parametrů

Stejně důležité jako monitorování konkrétních parametrů je stanovení jejich rozsahů, jinými slovy odpovědět na otázku, “Jaká odchylka od normy by měla vzbudit obavy?”

Vzhledem k rozdílům v požadavcích organizací a zúčastněných stran, stejně jako k individuálním potřebám každého projektu, je obtížné hovořit o doporučeních pro odchylky. Ať už je to 10 nebo 25 procent, během plánování projektu je dobré stanovit konkrétní hodnoty se zúčastněnými stranami, které nakonec povedou pouze k dalším schůzkám a hektickým, spontánním akcím.

Shrnutí

Monitorování projektu pomáhá zajistit, že je na správné cestě k dosažení svých cílů. Výše jsme diskutovali o klíčových oblastech: rozpočet, harmonogram, výkon a rozsahy parametrů.

Neexistuje jednoduchý recept na soubor parametrů, které by optimálně popsaly každý projekt. Nicméně, ve většině projektů efektivní vymezení těchto základů umožní úkoly dokončit včas, v rámci rozpočtu a na požadované úrovni.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.