Oblasti projektové činnosti | #8 Začínáme s projektovým řízením

Projekt by měl vždy skončit dodáním cenného produktu nebo realizací obchodního cíle. Můžeme však definovat oblasti projektové činnosti? Kdo je projektem ovlivněn a jakými fázemi prochází, pokud zvažujeme celou dobu trvání projektu?

Projektová činnost – obsah:

1. Oblasti projektové činnosti – úvod
2. Fáze projektu
3. Lidé v projektu
4. Formální řízení projektu
5. Oblasti projektové činnosti – shrnutí

Oblasti projektové činnosti – úvod

PMBOK 2021 vyčleňuje hned osm oblastí, jejichž interakce je klíčová pro celkovost jakéhokoli projektu. Tyto oblasti jsou:

• zainteresované strany
• tým
• metoda
• plánování
• realizace
• dodání
• měření a analýzy, a
• rizika implementace projektu.

Výše uvedené oblasti se prolínají a jsou vzájemně propojené. Během životního cyklu projektu se také mění důležitost, kterou je každé z nich přikládáno. Nicméně žádná není vyloučena nebo definitivně uzavřena před koncem projektu. Tento výrok se zdá být zřejmý, když přemýšlíme o důležitosti účasti projektového týmu na každé fázi projektu. Je však dobré mít to na paměti při přemýšlení o fázích projektu. Koneckonců, plánování není dokončeno před přechodem do fáze realizace. Probíhá cyklicky, jak se podrobněji rozpracovává více práce a detaily její realizace se dohodnou se zainteresovanými stranami.

Podívejme se nyní na projektové oblasti z širší perspektivy. Jaké jsou otázky a problémy, které je třeba v každé z nich vyřešit?

Fáze projektu

Časová dimenze projektu je primárně spojena s jeho plánováním, realizací a dodáním. Jak jsou však tyto fáze vzájemně propojené, kolikrát a v jakých cyklech na sebe navazují, úzce souvisí s metodou implementace projektu, která určuje jeho životní cyklus.

V PMBOK je fáze projektu definována jako soubor logicky souvisejících aktivit, které vedou k jednomu nebo více výstupům. Životní cyklus projektu je jednoduše řada fází vedoucích od vize k dokončení projektu.

Například v kaskádové metodě (Waterfall) na sebe fáze projektu navazují sekvenčně a pouze jednou. Pokud je však projekt realizován v jedné z agilních metodologií, navazují na sebe několikrát, přičemž každý výsledek dodaný v předchozí iteraci slouží jako výchozí bod.

Představme si například, že cílem projektu je vyvinout vlastní mobilní aplikaci pro sledování fyzické aktivity seniorů. V prvním přístupu k plánování stanovíme obecný rámec projektu a zvolíme agilní metodologii. Nejprve musíme definovat rozsah projektu. Jinými slovy, zjistit:

• Jaký čas a rozpočet máme k dispozici,
• Jaký tým potřebujeme, a
• Jaká jsou očekávání zainteresovaných stran, tj. na jedné straně zákazníka a na druhé – seniorů, kteří budou aplikaci používat?

V prvním přístupu k plánování však podrobně popisujeme pouze úkoly, které mají být dokončeny v bezprostřední sekvenci. To znamená obvykle ty, které se týkají samotného plánování, ale končí konkrétním výsledkem – například vytvořením týmu. Teprve ve druhém a dalších kolech, již s účastí projektového týmu, se budeme zabývat úkoly souvisejícími s rozdělením práce a realizací úkolů patřících k projektu.

Lidé v projektu

Lidé, kteří jsou pro projekt klíčoví, jsou zainteresované strany a projektový tým. Zainteresované strany mohou označovat organizace, skupiny a jednotlivce, mimo jiné:

• zákazník nebo zákazníci
• obchodní partneři
• příjemci projektu – například senioři z projektu, který jsme popsali výše.

Tak slovo “zainteresované strany” popisuje všechny, kteří jsou nebo mohou být ovlivněni realizací projektu.

Projektový tým se na druhé straně skládá ze specialistů, kteří vykonávají společně přidělené úkoly vedoucí k realizaci cíle projektu. V příkladu s mobilní aplikací by bylo v týmu alespoň čtyři role:

• programátor – odpovědný za technickou stránku mobilního řešení,
• výzkumník – jehož úkolem by bylo kontaktovat seniory a posoudit, jak lze jejich aktivitu optimálně sledovat pomocí mobilního zařízení,
• UX/UI designer – osoba odpovědná za obsah a fungování aplikace z pohledu uživatele, stejně jako za její vizuální design.

Osobou odpovědnou za tým a projekt je projektový manažer, také nazývaný vedoucí projektu. Je na něm, aby se vypořádal jak s mezilidskými, tak s formálními dimenzemi řízení projektu.

Formální řízení projektu

Formální stránka řízení projektu, za kterou jsou odpovědní projektoví manažeři, zahrnuje:

• výběr a implementaci metody řízení,
• plánování a udržování potřebné dokumentace, statistik a měření, jako je sledování pokroku projektu,
• řízení rizik.

To jsou klíčové oblasti z obchodního hlediska. Opravdu, výběr metody řízení přizpůsobené úkolům je důležitým faktorem, který může určit úspěch nebo neúspěch celého projektu. Neustále aktualizované plánování, sledování projektu a analýza rizik jsou nezbytné nejen kvůli výhodám řízení projektů založeného na znalostech, které umožňuje vědomé učení se z vlastních chyb. Jsou také klíčové kvůli – často formálně stanoveným – požadavkům zainteresovaných stran na průběžný přístup k dokumentům ukazujícím aktuální stav projektu.

Oblasti projektové činnosti – shrnutí

Každý projekt se skládá z osmi oblastí činnosti, které zahrnují otázky týkající se: časového rámce pro realizaci projektu, lidí, kteří jsou jím ovlivněni různými způsoby, a formálního rámce řízení. Všechny jsou relevantní po celou dobu projektu a vzájemně se ovlivňují, podporují nebo brání cíli.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.