Cíl projektu. Co to je a jak ho dobře definovat? | #15 Začínáme s projektovým řízením

Cílem projektu, nebo co chceme dosáhnout realizací projektu, musí být jasné všem zúčastněným. Pro tým, projektového manažera, klienty, příjemce i vedení organizace. Je to základ pro koordinaci aktivit, stanovení jednotlivých cílů a přidělování úkolů. Podle vzdálenosti k jeho dosažení se měří stav projektu. Jak tedy dobře definovat cíl projektu?

Cíl projektu – obsah:

1. Úvod
2. Co je cílem projektu?
3. Nejčastější chyby při formulaci cíle projektu
4. Jak definovat cíl projektu?
5. Shrnutí

Úvod

Cíl projektu zahrnuje mnoho menších cílů a milníků. Převyšuje je všechny v odpovědi na otázku “Co děláme?”. Co by tedy mělo být zahrnuto do vhodné formulace cíle projektu, aby co nejlépe podpořilo hladký začátek realizace?

Co je cílem projektu?

V sedmém vydání PMBOK je cíl projektu definován jako:

“Něco, k čemu jsou směřovány akce, strategická pozice, cíl, který má být dosažen, výsledek, který má být vypracován, produkt, který má být vyroben, nebo služba, která má být poskytnuta.”

Proto cíl projektu nemusí být materiální. I když výsledek mnoha projektů zahrnuje výrobu položky, obsahu nebo softwaru, může také zahrnovat službu nebo změnu u zákazníka nebo v samotné organizaci. Cíl projektu je například:

• Implementace procesu u zákazníka A do konce prosince tohoto roku
• Dosažení nulových emisí skleníkových plynů do roku 2025
• Uvedení produktu B na evropský trh do konce ledna 2023
• Organizace akce C pro 1 000 lidí příští květen
• Optimalizace výdajů a snížení nákladů o 30 % v oddělení D společnosti E
• Snížení počtu stížností o 10 % v příštím čtvrtletí.

Usilovaný cíl je tedy úzce spojen s vizí projektu, která ukazuje důvod, proč usilovat o cíl, odpovídáním na otázky “proč?” a “na co?”.

Nejčastější chyby při formulaci cíle projektu

Jednou z nejčastějších chyb, které vznikají při formulaci cíle projektu, je předpoklad, že všichni zúčastnění “vědí, co mají dělat”. A v důsledku toho není potřeba formulovat cíl projektu nebo vytvářet související dokumenty. Bohužel, i když to může být pravda v prvním týdnu realizace projektu, cíl se rychle stává nejasným a rozsah projektu se rozšiřuje a mění. Proto spontánní realizace projektu zřídka přináší očekávané výsledky.

Z tohoto důvodu je dosažení cíle obchodního projektu obvykle určováno nejen projektovými dokumenty, ale také KPI, klíčovými ukazateli výkonnosti. Ty se obvykle vztahují k realizaci rozpočtu projektu, kvalitě provedení a času strávenému na dokončení projektu. S těmito se pojí chyby, které se nejčastěji vyskytují při formulaci cíle projektu. To je způsobeno tím, že zamýšlený výsledek není měřitelný v žádném z klíčových aspektů. Není v něm například specifikováno:

• Jak dlouho se očekává, že projekt potrvá?
• Jaké vlastnosti musí mít produkt, aby byl projekt považován za dokončený?
• Jaká je nepřekročitelná hranice rozpočtu přiděleného na jeho realizaci?

Aby se předešlo takovým problémům, je dobré použít osvědčené techniky k správnému definování účelu projektu.

Čtěte také: Typy projektů

Jak definovat cíl projektu?

Jednou z nejčastěji používaných technik pro formulaci cíle projektu je SMART, což znamená:

• S-Specifický (Specific) – cíl by měl být co nejkonkrétnější, ale musí pokrývat všechny oblasti činnosti zahrnuté v projektu
• M-Měřitelný – rozpočet, doba realizace, počet zapojených lidí a schopnost stanovit objektivní měřítka pro určení, zda byl projekt dokončen, jsou klíčové pro dobře definovaný cíl projektu
• A-Dosažitelný (Achievable) – vzhledem k nepředvídatelným okolnostem se může vždy stát, že cíl nelze dosáhnout, ale v době jeho stanovení by měl být vnímán jako dosažitelný všemi zúčastněnými a projektovým týmem
• R-Relevantní (Relevant) – cíl projektu je realistický, pokud je dosažitelný s prostředky, které má organizace k dispozici, spíše než aby vyžadoval například sto specialistů, které je obtížné najít a najmout
• T-Časově vymezený – projekt by měl mít jasně definovanou dobu trvání a dosažení zamýšleného výsledku.

Abychom zjistili, zda váš cíl projektu splňuje požadavky SMART, zkuste odpovědět na následující otázky:

• Co se stane, když bude cíl dosažen?
• Inspirováno a motivuje vás tento cíl?
• Podle vašich znalostí a zkušeností, je tento cíl dosažitelný?
• Může být pokrok směrem k tomuto cíli sledován a jak?
• Kdy se objeví očekávaný výsledek?

Shrnutí

Cíl projektu je formulovaná a konkrétní odpověď na otázku “Co děláme?”. I když se výsledky budou značně lišit v závislosti na typu realizovaného projektu, každý cíl by měl splňovat výše popsaná kritéria SMART. S rámcem realizace je možné plánovat a také určit, zda je projekt realizován podle plánu.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.