Oblast plánování v projektovém řízení | #17 Jak začít s projektovým řízením

Plánování v projektovém řízení trvá stejně dlouho jako celý projekt. Nejprve se vytvoří nejširší obraz, stanoví se milníky a identifikují se nejdůležitější oblasti realizace, které se někdy nazývají epiky. Nicméně i den před ukončením projektu zbývá ještě naplánovat schůzku na konci projektu.

Plánování v projektovém řízení – obsah:

1. Plánování v projektovém řízení – úvod
2. Oblasti projektu
3. Oblast plánování
4. C.L.E.A.R
5. Shrnutí

Úvod

V tradičním kaskádovém přístupu existovala plánovací fáze předcházející realizaci projektu. V této fázi mělo dojít k vypracování podrobného plánu aktivit, stanovení milníků a rozdělení rozpočtových zdrojů mezi různé úkoly. Jakmile bylo plánování v projektovém řízení dokončeno, stačilo přejít k realizaci a krok za krokem odškrtávat splněné úkoly. Realita projektového řízení se však ostře odchýlila od idealizovaného obrazu, ve kterém lze snadno oddělit fáze plánování a realizace projektu.

Oblasti projektu

Nejnovější PMBOK již neodkazuje na po sobě jdoucí fáze plánování a realizace projektu. Místo toho projektová doména rozlišuje výkonnostní domény, což jsou oblasti, ve kterých projekt probíhá, spíše než jeho časový rámec. Tyto domény jsou:

• zainteresované strany
• tým
• metody a životní cyklus projektu
• plánování
• realizace projektu
• dodání výsledků
• monitorování
• nejistoty a rizika

Tyto domény se na mnoha místech prolínají a kříží. Nicméně mluvení o doménách místo fází usnadňuje rozlišování mezi životním cyklem projektu a aplikovanou metodou práce. V mnoha přístupech se plánování, realizace a dodání výsledků děje mnohokrát během projektu.

Oblast plánování

V plánování v projektovém řízení se projekt realizuje organizovaným, koordinovaným a cíleným způsobem. Znalosti a dovednosti získané během realizace projektu se průběžně přizpůsobují k co nejefektivnějšímu dosažení cíle projektu. Proto je oblast plánování definována v PMBOK jako:

“Oblast činnosti zahrnující aktivity a funkce spojené s počáteční, průběžnou a rozvíjející se organizací a koordinací nezbytnou k dosažení výsledků a výstupů projektu.”

To znamená, že prvky plánování lze nalézt téměř v každém okamžiku projektu. Jsou přítomny ve fázi zahájení, kdy práce na realizaci projektu ještě nezačala, ale také v jeho závěrečných fázích, během nichž jsou výsledky práce týmu testovány a implementovány na místě klienta.

Se oblastí plánování jsou spojeny dokumenty a nástroje, souhrnně nazývané artefakty. Ačkoli se převážně používají v oblasti plánování projektu, často se používají i v jiných oblastech. Například:

• Backlog – často má podobu Kanban tabulí a je sbírkou úkolů naplánovaných k realizaci, patří také do oblasti realizace projektu,
• Plán řízení projektu – také se vztahuje na domény zainteresovaných stran a realizaci projektu,
• Plán řízení rizik – také patří do oblasti nejistoty a rizika.

Nejvýznamnějším aspektem plánování je však nepochybně vytvoření postupu, který povede k efektivní realizaci cíle projektu.

C.L.E.A.R

C.L.E.A.R. je jednou z metod formulace cílů. Byla formulována Adamem Crickem. Zkratka se rozšiřuje následovně:

• C – Spolupráce, nebo Sdílené – při plánování cíle projektu je důležité nezapomínat na povzbuzení projektového týmu k spolupráci
• L – Omezené, nebo Restrikované – rámec plánovaného projektu musí být definován a znám všem zainteresovaným stranám
• E – Emoční, nebo Emočně ovlivněné – cíl projektu by měl zdědit ze své vize schopnost vzbudit touhu po realizaci
• A – Ocenitelné – plánování cíle, který je příliš malý, jednoduše nefunguje pro představivost, měl by nastavit laťku dostatečně vysoko, aby stimuloval ambice
• R – Upravitelné, což znamená schopné měnit tvar a přizpůsobovat se novým podmínkám

Poslední bod metody C.L.E.A.R. je obzvlášť důležitý pro oblast plánování. To proto, že zdůrazňuje potřebu přizpůsobit cíl podmínkám realizace projektu a kontinuitu plánovacího procesu.

Použití C.L.E.A.R. může pomoci v efektivním plánování k dosažení cíle projektu. To proto, že spojuje oblast plánování s oblastí týmu. Ta je naopak někdy marginalizována při používání běžně používaných metod formulace cílů, jako je například SMART. Proto stojí za to kombinovat obě metody, čímž získáte širší obraz a zajímavější možnosti plánování.

Oblast plánování v projektovém řízení. Shrnutí

Oblast plánování je všudypřítomná v projektovém řízení. Doprovází téměř všechny aktivity projektového manažera. To proto, že je přítomna již ve fázi zahájení, která definuje, k čemu projekt slouží. Na oplátku hraje hlavní roli v počátečním plánování, plánování a definování milníků projektu. Nicméně při plánování projektových úkolů je nejdůležitější jednat ve smyslu lean, tedy plánovat podrobně pouze to, co plánování vyžaduje. A adaptace, tj. okamžité využití znalostí získaných během projektu k zlepšení efektivity operací.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.