Multitasking vs. single tasking. Která metoda je lepší pro vaši produktivitu?

Která metoda zajišťuje lepší efektivitu a produktivitu? Schopnost prioritizovat, organizovat svou vlastní práci nebo strategicky plánovat je často žádána zaměstnavateli. Když se počet odpovědností zvyšuje a nadřízený očekává rychlé výsledky, stojí za to zvážit, zda dosáhnete lepších výsledků prováděním více úkolů současně, nebo se soustředěním pouze na jednu věc najednou. Pojďme to zjistit!

Multitasking vs single tasking – obsah:

1. Co je multitasking?
2. Single tasking: alternativa k multitaskingu
3. Jak provádět single tasking?
4. Multitasking vs single tasking
5. Shrnutí

Co je multitasking?

Multitasking lze chápat dvěma způsoby. Za prvé, je spojen s dělitelností pozornosti, díky které může člověk vykonávat více úkolů současně, například odpovídat na e-mail od klienta, zatímco se účastní týmové schůzky a povídá si s kolegy. Multitasking lze také ztotožnit se schopností rychle přepínat mezi jednotlivými povinnostmi.

Je multitasking efektivní? Podle studie, jejíž výsledky byly prezentovány v publikaci “Supertaskers: Profily v mimořádné schopnosti multitaskingu,” pouze 2,5 % účastníků úspěšně vykonávalo více úkolů současně. Ostatní vykázali výrazné poklesy v výkonu.

Cynthia Kubu, neuropsycholožka, potvrzuje, že lidský mozek je schopen soustředit se na vykonávání pouze jednoho úkolu najednou: “Když si myslíme, že multitaskujeme, většinou ve skutečnosti neděláme dvě věci najednou. Místo toho vykonáváme jednotlivé akce v rychlém sledu, nebo přepínáme mezi úkoly.”

Další studie, tentokrát od výzkumníků z Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) v Paříži, ukazuje, jak multitasking ovlivňuje prefrontální kůru. Při vykonávání jediného úkolu pracují obě strany prefrontální kůry společně. Když se provádí více úkolů současně, strany mozku začnou pracovat nezávisle, což vede k problémům s pamětí, nižšímu výkonu a zvýšenému počtu chyb.

Pokud je vykonávání více úkolů současně neefektivní, jak je možné, že člověk může například večeřet, procházet sociálními médii a poslouchat rádio současně? Odpověď spočívá v úrovni zapojení prefrontální kůry – činnosti, které vykonáváme automaticky (například chůze) zatěžují méně než například řízení auta.

Single tasking: alternativa k multitaskingu

Co dělat místo multitaskingu? No, single tasking může být alternativou k multitaskingu. Zahrnuje soustředění se pouze na jeden úkol najednou. Tato metoda má pozitivní dopad nejen na produktivitu, ale také na lidské tělo. Jaké jsou tedy výhody single taskingu?

• Vyšší efektivita – vkládání energie do dokončení jednoho úkolu zajišťuje, že bude proveden důkladně, takže se snižuje riziko chyby.
• Better concentration – schopnost soustředit se na konkrétní úkol umožňuje dosáhnout lepších výsledků. To platí nejen pro profesní povinnosti, ale také pro vztahy. Například soustředění, nebo “být tady a teď” při setkání s přáteli, vám umožňuje více si užít okamžik.
• Menší rozptýlení – soustředění na jeden úkol jej činí prioritou a externí rozptýlení jsou automaticky eliminována.
• Větší kontrola – “přepínání” mezi úkoly odvádí člověka od práce, což ztěžuje pozdější měření účinků jejich úsilí nebo času stráveného na úkolu.
• Snížené úrovně stresu – single tasking zvyšuje pravděpodobnost skutečného dokončení daného úkolu. Také zvyšuje spokojenost a snižuje úrovně stresu, protože zaměstnanec se již nemusí zabývat tím, kdy a jak to dokončit.

Jak provádět single tasking?

Prioritizujte

Předtím, než začnete pracovat, rozhodněte se, které úkoly jsou na vrcholu vašeho seznamu priorit. Použijte Eisenhowerovu matici, která vám pomůže určit, které záležitosti jsou naléhavé a vyžadují okamžitou pozornost, a které mohou být řešeny později. Jakmile stanovíte priority úkolů, vytvořte si vlastní seznam úkolů. To je jedna z funkcí, kterou Firmbee poskytuje. Tento systém vám umožňuje nejen zapsat si své povinnosti, ale také je prioritizovat, přiřadit jim stavy a termíny.

Naučte se řídit svůj čas

Existují různé techniky, které vám pomohou lépe řídit svůj čas tím, že rozdělíte velké úkoly na menší, které lze dokončit s plným soustředěním v krátkém časovém období. Příkladem je Pomodoro technika, která je založena na práci v cyklických časových blocích. Nejčastější rozdělení je vykonávat úkol po dobu 25 minut a poté si dát 5 minut přestávku. Po čtyřech blocích se doporučuje mít delší přestávku.

Blokování rozptýlení také pomáhá lépe se soustředit. K tomu je dobré vypnout všechna oznámení a opustit webové stránky, které vás rozptylují od práce. Samozřejmě, někteří kolegové mohou očekávat okamžitou odpověď na svou zprávu. Měli byste je tedy předem informovat, že se potřebujete soustředit na daný úkol a požádat je, aby vás při jeho vykonávání nerušili. Takové situace vás také učí, jak si nastavit zdravé hranice. Vedoucí by také mohli zvážit zavedení nebo alespoň další vzdělávání zaměstnanců v oblasti asynchronní komunikace.

Použijte systém řízení projektů

Software pro řízení projektů má mnoho funkcí, které lze použít k organizaci vaší práce. Především s pomocí Kanban tabulí může tým společně definovat úkoly, stanovit jejich priority a stavy, přiřadit zaměstnance odpovědné za jejich dokončení nebo stanovit termíny. Osoba s přiřazenými úkoly si je může zapsat na svůj vlastní seznam úkolů, poté je individuálně a postupně dokončit a označit jako dokončené.

Procvičujte aktivní naslouchání

Aktivní naslouchání vám pomáhá soustředit se na druhou osobu a zapamatovat si co nejvíce z jednání. Díky této praxi nejen projevujete respekt k druhé osobě, ale také lépe chápete projednávané otázky, a vyhýbáte se chybám a nedorozuměním. Je tedy dobré odložit rozptylující zařízení (telefon, laptop atd.) při účasti na schůzce, a pokud možno je nechat v jiné místnosti. Během online diskusí je také dobré vypnout všechny zbytečné karty ve vašem webovém prohlížeči.

Multitasking vs single tasking

Není těžké si všimnout, že multitasking a single tasking jsou zcela odlišné metody vykonávání úkolů. V tabulce níže představujeme základní rozdíly.

Multitasking	Single tasking
Práce na několika úkolech současně, nebo schopnost rychle “přepínat” mezi nimi	Práce pouze na jednom úkolu najednou
Široký rozsah práce	Úzký rozsah práce, zaměření na jeden úkol
Možnost udělat více chyb kvůli nižší koncentraci	Nižší riziko udělání chyb
Velký počet chyb znamená horší výsledky a nižší efektivitu a produktivitu	Malý počet chyb znamená lepší výsledky a vyšší efektivitu a produktivitu
Je obtížnější sledovat pokrok	Je snazší sledovat pokrok daného úkolu
Je těžší prioritizovat úkoly	Schopnost prioritizovat úkoly je zásadní, nejdůležitější povinnosti jsou vykonávány jako první
Rychlejší pokrok v několika projektech	Pomalejší pokrok v několika projektech kvůli zaměření na jednotlivé úkoly
Pomalejší provádění konkrétních úkolů kvůli častému “přepínání” mezi nimi	Rychlejší dokončení konkrétního úkolu – veškerá pozornost a energie je mu věnována

Shrnutí

Dnes je multitasking žádanou dovedností zaměstnavatelů, většinou proto, že je spojen s větší produktivitou a efektivitou. Jak ukazují studie, vztah je zcela opačný. Neustálým přepínáním mezi úkoly, neschopností prioritizovat a organizovat svou práci a častým rozptýlením může být efektivita zaměstnance výrazně snížena a existuje větší riziko udělání chyb, které opět vyžadují čas a energii na opravu.

Samozřejmě, v některých situacích a pro některé lidi může být multitasking ideálním řešením. Nicméně stojí za to si pamatovat, že pouze malé procento populace má pro to správné předpoklady.

Je také zásadní změnit postoj k single-taskingu a odmítnout názor, že je to podřadná metoda. V mnoha publikacích, článcích a blozích si můžete přečíst o jeho pozitivních účincích na práci, stejně jako na zdraví. Takže to může být ideální alternativa pro lidi, kteří nechtějí cítit tolik tlaku a stresu, a místo toho chtějí cítit spokojenost s dokončením konkrétních úkolů.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.