Co je to Eisenhowerova matice a jak ji používat?

Všudypřítomný spěch spolu s neustálými pokusy využít každý okamžik nás nutí cítit, že dříve či později ztrácíme kontrolu. Kolikrát jste měli pocit, že vás váš seznam úkolů přetěžuje, a z užitečného nástroje se stal noční můra? Jak efektivně převzít kontrolu nad chaosem a začít řídit úkoly? Co je to Eisenhowerova matice a jak ji používat? Čtěte dál.

Eisenhowerova matice – obsah:

1. Proč je Eisenhower považován za vzor?
2. Naléhavé není důležité, a důležité není naléhavé
3. Eisenhowerova matice
4. Důležité a naléhavé
5. Důležité, ale ne naléhavé
6. Naléhavé, ale ne důležité
7. Není důležité a není naléhavé
8. Jak používat Eisenhowerovu matici?

Proč je Eisenhower považován za vzor?

Dwight D. Eisenhower byl vojenský generál a 34. prezident Spojených států. Nicméně není známý jen tím, že byl někým důležitým. Je považován za jednoho z nejproduktivnějších lidí v historii a po jeho smrti se jeho produktivita a efektivita staly předmětem mnoha diskusí. Během svých dvou funkčních období dokončil a zavedl mnoho cenných postupů, které učinily svět tím, čím je dnes. Zajímavé je, že Eisenhower dokázal zůstat produktivní po celý svůj život.

Proto se mnoho výzkumníků, včetně Coveyho, fascinovaných jeho životem, snažilo prozkoumat, jaké bylo jeho tajemství. Ve své knize “7 návyků vysoce efektivních lidí” převedl Eisenhowerovu myšlenku do jednoduchého nástroje, který usnadňuje prioritizaci. Klíčem je rozlišovat mezi naléhavými a důležitými věcmi.

Naléhavé není důležité, a důležité není naléhavé

Toto je parafráze myšlenky, která vedla Eisenhowera a pomohla mu dosáhnout vrcholné produktivity. Jak rozlišit důležité a naléhavé úkoly? Tato dvě slova často fungují jako synonyma v našem slovníku, ale v tomto případě jsou zcela odlišná.

Naléhavé úkoly jsou ty, které vyžadují okamžitou reakci. Jsou to nouzové události mimo váš plánovaný rozvrh, které čekají na akci. Naléhavé úkoly jsou viníky chaosu ve vašem každodenním životě, dávkou stresu a frustrace. Důležité úkoly jsou naopak dlouhodobé, plánované aktivity. Vyžadují pravidelnou práci, ale následně vedou k významným změnám. Jsou to důležité projekty a základní aktivity. To jsou věci, které vám dávají pocit, že jste proaktivní a že vaše činy mají smysl.

Rozlišování mezi naléhavými a důležitými věcmi je jednou z hlavních obtíží. To je způsobeno především tím, že neexistuje jasná metoda nebo definice, která by určila, které úkoly jsou důležité a které naléhavé. Zde je nutné cvičit a na chvíli se zamyslet nad danou činností. Pochopení rozdílu není na začátku tak zřejmé a může způsobit mnoho problémů. Nicméně, pouze na začátku. Po delší analýze určitě dospějete k závěru, které z činností jsou naléhavé a které jsou pro vás nebo vaši firmu důležité.

Eisenhowerova matice

Eisenhowerova matice je nástroj, který mohou úspěšně používat jak firmy, tak jednotlivci k plánování každodenních úkolů a jejich prioritizaci. To rozhodně usnadňuje plánování jejich realizace a hodnocení toho, co je opravdu důležité a na co se vyplatí soustředit. Je to jednoduchý nástroj, který dělí aktivity do čtyř kategorií:

• Důležité a naléhavé – úkoly, které je třeba dokončit okamžitě
• Důležité, ale ne naléhavé – úkoly, které je třeba naplánovat na později
• Naléhavé, ale ne důležité – úkoly, které lze delegovat na jiné
• Není důležité a není naléhavé – úkoly, které je třeba vynechat, ignorovat

Důležité a naléhavé

Toto jsou úkoly, které vyžadují okamžitou reakci. Ty, které byste měli dokončit co nejdříve a být schopni pokračovat. Jsou to úkoly, které se objeví náhle, ale musí být splněny, protože jejich nesplnění může způsobit narušení další práce. Při správném plánování nebude seznam úkolů v tomto kvadrantu dlouhý a skutečně bude seznamem naléhavých záležitostí.

Na druhou stranu, pro ty, kteří špatně hospodaří se svým časem a pravidelně neplánují svou práci, bude seznam mnohem delší. Příklad? Pokud máte naplánované pravidelné lékařské prohlídky, odběry krve a každý den se staráte o zdravou stravu a dostatečné množství pohybu, jakékoli nemoci, které vás učiní neschopnými, budou opravdu vzácné, a většina lidí se jim zcela ochrání preventivními opatřeními.

Důležité, ale ne naléhavé

Toto je místo pro důležité úkoly, které nemají konkrétní termín. Obvykle se týkají rodinných, profesních nebo osobních rozvojových cílů. Ve skutečnosti jsou velmi důležité a myslíte na ně neustále, ale nejsou stresující a trpělivě čekají na realizaci.

Nicméně to neznamená, že by měly být vždy odkládány. V širším kontextu je to jejich realizace, která určuje nejvíce. Ovlivňují kvalitu našich životů, takže stojí za to věnovat těmto úkolům hodně času. Dokončení vyžaduje hodně sebezapření. Je to ještě obtížnější, když jste přetíženi každodenními záležitostmi, a také proto, že za ně nedostáváte okamžitou “odměnu”. Dlouhodobé aktivity vyžadují velkou míru sebereflexe.

Naléhavé, ale ne důležité

Toto jsou úkoly, které čekají na dokončení. Nicméně, nejsou tak důležité, abyste je museli vykonávat sami. To znamená, že je můžete úspěšně přidělit jiným členům týmu, a konečný výsledek bude prakticky stejný. Pouze tím, že si uděláte čas navíc, budete mít kapacitu dokončit priority, aniž byste odkládali další úkoly.

Není důležité a není naléhavé

Toto jsou aktivity, které pohlcují čas a podporují prokrastinaci. Jsou to úkoly, které by měly být ignorovány. Pokud jich je ve vašem životě příliš mnoho, jakmile je odstraníte, určitě uvidíte rozdíl a zjistíte, že máte více času. Takové aktivity zahrnují socializaci, přestávky na kávu nebo procházení internetu a sociálních médií.

Jsou to pohlcovače času? Určitě. Nicméně to neznamená, že by měly zcela zmizet z vašeho života. Jsou to chvíle odpočinku, které vám pomáhají uvolnit se po intenzivní duševní práci a jsou nezbytné pro udržení zdravé rovnováhy. Ale když analyzujete svůj den a vidíte, že zabírají příliš mnoho vašeho času, to by mělo být jasným signálem pro vás, abyste změnili.

Jak používat Eisenhowerovu matici?

Tento nástroj je skvělý jak pro plánování práce na jeden den, tak pro dlouhodobé projekty. Je to efektivní pomůcka pro řízení času, která vám pomáhá uspořádat jednotlivé úkoly. Důsledkem toho bude určitě snazší dokončit daný projekt. Jakmile vytvoříte konkrétní seznam, můžete také použít další metody řízení úkolů.

I když to rozhodně není dokonalá metoda a nebude fungovat pro každého, má jednu obrovskou výhodu. Často zjistíte, že pouze sepsání všech aktivit vám pomůže vidět, které z nich jsou skutečně nedůležité, a které můžete úspěšně delegovat na kolegy. Ve světě, kde nás obklopuje chaos a je stále těžší zůstat zcela soustředěný, je odstranění rozptýlení dobrým začátkem na cestě k úspěchu.

Právě jste se dozvěděli, co je Eisenhowerova matice. Přečtěte si také: Jak začít s dropshippingem na Amazonu.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.