Co je to Pomodoro technika, jak ji používat a je účinná?

Stálá zaneprázdněnost, spěch a život v časovém presu jsou smutnou stránkou 21. století. Neustálý spěch spolu s nedostatkem spánku nás nakonec činí unavenějšími a méně efektivními. Dlouhodobě pracovat na plný výkon není dobrá volba. Existuje však způsob, jak udělat z času svého spojence, nikoli nepřítele. Říká se tomu metoda Pomodoro a dnes ji představíme a ukážeme, jak může zvýšit vaši produktivitu.

Co je technika Pomodoro? – obsah:

1. Pomodoro – stručná historie vzniku techniky
2. Na čem je technika Pomodoro založena?
3. Technika Pomodoro krok za krokem
4. Přizpůsobte Pomodoro svým potřebám
5. Co je fenomén “rajčat”?
6. Technika Pomodoro – shrnutí

Pomodoro – stručná historie vzniku techniky

Počátky této jednoduché, ale úspěšné metody řízení času sahají do 90. let v Itálii, kdy ji Francesco Cirillo vynalezl. Když pracoval na univerzitě, měl problémy se soustředěním a plněním rostoucích povinností. Aby zlepšil svou produktivitu, přišel s myšlenkou rozdělit svou práci na krátké časové úseky, které mu pomohly soustředit se na aktuální úkol. Zajímavé je, že název Pomodoro vznikl podle kuchyňského budíku ve tvaru rajčete, který si vzal jako model, nikoli podle rajčete samotného.

Trvalo téměř dvě desetiletí, než Cirillo publikoval úvodní knihu o Pomodoro, která vysvětluje důvody a implementaci této metody. Ačkoli metoda vznikla již v 90. letech, byla publikována až v roce 2008. Ve své knize Cirillo podrobně diskutuje o technice Pomodoro a vysvětluje, co je fenomén jejího používání a proč je důležité stanovit si konkrétní cíle.

Na čem je technika Pomodoro založena?

Hlavním postulátem Pomodoro je rozdělit větší úkoly na menší, které jsou realistické k dosažení v krátkém časovém období. Každá taková epizoda intenzivní práce je následována přestávkou, která vám umožňuje odpojit myšlenky a poskytuje odpočinek pro váš mozek.

Pomodoro je opakující se systém, takže si mozek na tento typ práce rychle zvyká a relativně krátké úseky intenzivní práce zajišťují konzistentní produktivitu.

Největší výhodou této metody je její jednoduchost a snadnost implementace. Je ideální pro člověka, který hledá způsob, jak zvýšit produktivitu nebo efektivně využívat čas. Právě díky snadnosti implementace si tuto metodu může vyzkoušet každý a posoudit, zda je pro něj vhodná.

Technika Pomodoro krok za krokem

Prvním krokem je vždy uspořádat seznam úkolů na dané období, například na aktuální pracovní den. Nejlépe je je napsat na kus papíru nebo do aplikace pro plánování úkolů. Tímto způsobem budete mít lepší představu o tom, kolik času mohou zabrat, a bude snazší je přiřadit k jednotlivým “rajčatům”. Menší úkoly lze kombinovat. Nejlépe je seskupit podobné aktivity dohromady, např. zavolat klientovi zpět a zkontrolovat e-mail. Pokud je seznam úkolů připraven a přiřazen k blokům – jdeme na to.

1. Nastavte časovač na 25 minut.

Může to být klasický časovač nebo stopky na vašem telefonu. Jak jsme zmínili, existují také specializované aplikace pro odpočítávání pracovního času a přestávek.

2. Soustřeďte se na úkol a vykonejte ho, dokud nezazní alarm. Pamatujte, že rajčatové bloky jsou nepřerušitelné.

Když je úkol dokončen, označte ho jako hotový. To může být jednoduchým “Hotovo” vedle seznamu úkolů. Pro vizuální učence by lepším řešením bylo vybarvit čtverce nebo nakreslit pom poms. Stoupající počet dokončených bloků dává pocit efektivity.

3. Udělajte si přestávku – 5 minut.
4. Opakujte výše uvedené kroky.
5. Po každých 4 blocích si udělejte delší přestávku.

Delší přestávka by měla trvat mezi 15 a 30 minutami, v závislosti na tom, kolik potřebujete v daném okamžiku. Je důležité během jejího trvání odpočívat od obrazovky (pokud byly bloky spojeny s prací před počítačem). Nespouštějte Facebook ani jiné sociální sítě během jejího trvání. Využijte tento čas na procházku, protahování nebo přípravu a konzumaci jídla. Poskytněte svým očím a mozku odpočinek.

Přizpůsobte Pomodoro svým potřebám

I když existuje několik rigidních pokynů v Pomodoro, můžete některá pravidla upravit tak, aby vyhovovala vašim potřebám a učinila metodu ještě efektivnější. 25 minut práce je pro vás příliš dlouho? Pracujte nepřetržitě 15 minut. To je skvělý způsob pro ty dny, kdy máte pocit, že se nemůžete na nic soustředit a vaše myšlenky se velmi rychle odklánějí jiným směrem. Totéž platí pro dobu zotavení. Pokud zjistíte, že 5 minutová přestávka je příliš krátká, prodlužte ji na 7 nebo 8 minut.

Je to metoda, která je navržena tak, aby usnadnila vaši práci a je pouze nástrojem. Přizpůsobte ji svým potřebám, pak bude užitečnější. Pamatujte, že Pomodoro má pomáhat, nikoli dále komplikovat váš úkol.

Co je fenomén “rajčat”?

Provádění mnoha věcí najednou a podléhání rozptýlení způsobuje, že ztrácíme nejen produktivitu, ale nakonec i spokojenost v práci. Mnozí z nás znají scénář: kontrolujete e-mail, odpovídáte na zprávu od zákazníka, ale mezitím se objeví reklama na obchod s obuví a vzpomenete si, že musíte objednat pro třídu svého syna v mateřské škole. Jdete na webové stránky obchodu, objednávku zadáte a úplně zapomenete, že jste začali e-mail ve druhé záložce. Zní to povědomě?

Bojujte proti rozptýlení

Hlavním úkolem Pomodoro je přesně naučit nás soustředit se na konkrétní úkol a dokončit ho bez rozptýlení. Je to metoda boje proti všudypřítomnému rozptýlení. Pokud máte na začátku stále potíže se soustředěním, můžete zkusit na dobu své práce vypnout oznámení na svém telefonu nebo počítači.

Krátké sezení s přestávkami jsou metodou pro produktivní práci

Velké úkoly k dokončení jsou ohromující. Většinou se mozek po chvíli rozptýlí. Krátké přestávky výrazně zlepšují koncentraci a pomáhají nám udržet se na úkolu.

Usnadnění začátku

Víte, jaký je ten stav, kdy víte, že máte něco důležitého udělat (velký projekt, na kterém pracujete, prezentaci nebo studium na maturitu), ale jste úplně bezradní, jak se k tomu dostat, a vymýšlíte si další aktivity, abyste na to nemysleli? Vyhýbání se těmto závazkům není vůbec ojedinělý případ a nevzniká z vaší lenosti. Je to jakýsi obranný mechanismus, který používáme ze strachu z neúspěchu. Metoda Pomodoro pomáhá rozložit hrozivého “monstra” na kousky. Vše, co musíte udělat, je snížit to, co odkládáte, na malé kroky.

Bojujte proti času

Zapleteni do víru práce a dělání mnoha věcí najednou, často máme pocit, že závodíme s časem. Bohužel neexistuje žádná metoda, jak ho řídit. Existuje však způsob, jak začít efektivně řídit sebe sama v čase a eliminovat s tím spojený stres. Technika Pomodoro zavádí bloky, které tvoří plán. Taková hotová sekvence událostí a připravený plán nezpůsobují stres. Dokonce dávají pocit klidu. Další motivací je rostoucí seznam dokončených kroků. Tímto způsobem proměníte něco negativního, jako je pocit ztraceného času, na konkrétní měřítko produktivity.

Přestávka – odměna

I když se to na první pohled může zdát spíše všední, naše mozky pracují lépe, když jsou motivovány snahou o konkrétní odměnu. V případě techniky Pomodoro je to snaha o přestávku. Krátké úseky pracovního času nás činí více dychtivými dokončit úkol a více motivovanými získat odměnu v podobě odpočinku. Navíc dokončení dalšího úkolu a dostání se k bloku dává pocit úspěchu.

Technika Pomodoro – shrnutí

Pomodoro je metoda, která pomáhá vyhnout se chybám v plánování. Prováděním konkrétních úkolů v časových blocích je můžeme lépe plánovat a odhadnout, kolik času potřebujeme k jejich dokončení. Používáním techniky Pomodoro můžete lépe plánovat svůj den a učinit čas, který trávíte prací nebo studiem, efektivnějším. V průběhu času se “rajčata” mohou stát jednotkou, podle které plánujete svůj den.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterest.