Proč je aktivní naslouchání důležité na pracovišti?

Dobrá komunikace v týmu je základem pro efektivní využívání zdrojů a budování přátelské atmosféry na pracovišti. Podle statistik poukazuje až 86 % zaměstnanců na nedostatek komunikace a spolupráce jako hlavní příčinu neúspěchu. Jaké kroky by měly být podniknuty, aby se tomu předešlo? Jak může aktivní naslouchání na pracovišti zvýšit produktivitu týmu? Čtěte dál a dozvíte se více.

Proč je aktivní naslouchání důležité na pracovišti? – obsah:

1. Co je aktivní naslouchání?
2. Znaky aktivního naslouchání
3. Aktivní naslouchání na pracovišti
4. Aktivní naslouchání v remote prostředí
5. Shrnutí

Co je aktivní naslouchání?

Aktivní naslouchání probíhá, když se vědomě soustředíme na to, co druhá osoba říká. Na rozdíl od pasivního naslouchání věnujeme pozornost slovům druhé osoby, místo abychom se soustředili na naše okolí nebo vlastní myšlenky.

Definici tohoto termínu lze nalézt v publikaci z roku 1987 s názvem “Aktivní naslouchání.” Autoři Carl R. Rogers a Richard E. Farson dávají následující vysvětlení tohoto konceptu:

“Aktivní naslouchání je důležitý způsob, jak přivést lidi ke změnám. Navzdory populární představě, že naslouchání je pasivní přístup, klinické a výzkumné důkazy jasně ukazují, že citlivé naslouchání je nejúčinnějším prostředkem pro změnu individuální osobnosti a rozvoj skupiny. Naslouchání přináší změny v postojích lidí k sobě a k ostatním; také přináší změny v jejich základních hodnotách a osobní filozofii. Lidé, kteří byli nasloucháni tímto novým a zvláštním způsobem, se stávají emocionálně zralejšími, otevřenějšími svým zkušenostem, méně obrannými, demokratickými a méně autoritářskými.”

Podle této definice aktivní naslouchání zlepšuje komunikaci. Druhá osoba se cítí vyslyšena, což buduje lepší vztah a vytváří pocit důvěry a ocenění. Co víc, aktivní naslouchání umožňuje maximálně využít konverzaci. Soustředěním se na slova druhé osoby si můžeme zapamatovat více informací a vyhnout se rozptýlení.

Znaky aktivního naslouchání

Jak pozná druhá osoba, že ji aktivně posloucháte? Přečte si vaše verbální a neverbální signály. Verbální znaky aktivního naslouchání zahrnují:

• Položení správných otázek – kladením otevřených otázek povzbuzujeme druhou osobu, aby pokračovala v konverzaci, a ukazujeme, že skutečně nasloucháme tomu, co říká. Je však důležité nezvedat otázky, které nejsou relevantní k danému tématu nebo na které již byla poskytnuta odpověď – jinak jen popřeme, že jsme aktivní posluchači.
• Parafrázování a shrnutí – druhá osoba si všimne vašeho zapojení, pokud parafrázujete její slova, tj. přeformulujete to, co bylo řečeno druhou stranou, nebo pokud se rozhodnete shrnout téma v několika klíčových bodech.

Dalšími verbálními znaky aktivního naslouchání jsou vkládání krátkých frází, jako “ano”, “máte pravdu”. Není však doporučeno používat je příliš často, protože naše reakce by měly být přirozené, nikoli nucené.

Při aktivním naslouchání nepřerušujte mluvčího, neměňte téma ani nehodnoťte a nezkoumejte jejich výroky – to je odradí od další diskuse a způsobí, že se budou cítit nedoceněni.

Samozřejmě, názory obou stran se mohou lišit, takže je nezbytné mít otevřenou mysl a snažit se pochopit perspektivu druhé osoby. Také se doporučuje ztlumit telefon před konverzací a zapamatovat si jméno osoby, se kterou budete mluvit.

Neverbální signály jsou někdy snazší ukázat a zahrnují:

• Oční kontakt – vyhýbání se očnímu kontaktu s druhou osobou je může zmást a přimět je přemýšlet, zda skutečně posloucháte. Místo toho se snažte na ně dívat přátelsky a snažte se s nimi navázat spojení.
• Kývání a úsměv – samotný oční kontakt může být pro druhou stranu poněkud nepříjemný a rozptylující. Proto je také dobré se usmívat a kývat – to jsou přirozené, nenucené reakce, které naznačují, že jsme spokojeni s konverzací. Tímto způsobem ukazujeme, že chceme, aby druhá osoba pokračovala v mluvení.
• Postoj – způsob, jakým se chováte během konverzace, říká hodně o vašem zapojení. Stát nehybně nebo se příliš vrtět může naznačovat, že se nudíte. Na druhou stranu, mírné naklonění se k osobě ukazuje, že se soustředíte na to, co říká.

Aktivní naslouchání na pracovišti

Efektivní komunikace může zvýšit produktivitu týmu až o 25 %. Aktivní naslouchání na pracovišti může také přinést další výhody, jako jsou:

• Budování důvěry – zaměstnanci jsou pravděpodobněji ochotni sdílet své nápady, pozorování nebo problémy s osobou, která je vyslechne a nebude je soudit nebo přerušovat. Důvěra se také přenáší do vzájemného respektu a lepších vztahů. Práce v takovém prostředí dává zaměstnancům pocit větší motivace a uvědomění si svých cílů.
• Porozumění obchodním potřebám – naslouchání zaměstnancům a porozumění jejich potřebám pomůže vedení provést nezbytné změny a identifikovat oblasti pro zlepšení, což povede k větší produktivitě týmu a růstu podnikání. Někdy to budou organizační potřeby a jindy se budou týkat konkrétního zaměstnance (např. jejich další školení v vybraném oboru).
• Vyhýbání se nedorozuměním – aktivní naslouchání vyžaduje otevřenost vůči ostatním, i když mají odlišné názory nebo pohledy. To nám pomůže vyhnout se nedorozumění záměrů druhé osoby nebo říkat něco, co jsme ve skutečnosti nemysleli. Úplný obraz situace vám umožní činit chytrá rozhodnutí.

Aktivní naslouchání v remote prostředí

Stát se součástí virtuálního týmu už není překvapující. Remote a hybridní práce dominují v obchodním prostředí, s nimiž se musí vypořádat nejen HR oddělení a projektoví manažeři, ale také samotní zaměstnanci. Velkým pohodlím jsou specializované platformy, jako Firmbee, které umožňují sledovat pokrok projektů, přidělovat úkoly jednotlivým členům týmu, kontrolovat příjmy a výdaje a uchovávat potřebnou dokumentaci na jednom místě.

Nicméně samotné delegování úkolů nestačí k tomu, aby se zaměstnanci cítili součástí společnosti. Je nutné zajistit dobrou komunikaci, která často chybí v virtuálním prostředí. Proto byste měli využít každou příležitost k využití výhod aktivního naslouchání. Jak to udělat?

• Plánujte videohovory – požádejte všechny, aby během schůzky měli zapnuté webkamery, aby účastníci mohli sledovat neverbální signály svých kolegů.
• Snižte rozptýlení – požádejte účastníky, aby ztlumili zařízení, která by mohla narušit konverzaci, a aby během schůzky neodpovídali na zprávy (e-mail, SMS atd.).
• Požádejte, aby nebyli přerušováni při mluvení – přerušení někoho může nejen naznačovat nedostatek respektu k druhé osobě, ale také, zejména v online schůzkách, vést k záměně. Aby se tomu předešlo, požádejte kolegy, aby se zdrželi komentářů, dokud účastník nedokončí mluvení.
• Rychlé shrnutí – shrňte vše, co jste se dozvěděli od svých kolegů. Tímto způsobem prokážete, že jste je aktivně poslouchali, a že jste otevřeni jejich nápadům, návrhům a připraveni jim pomoci s jakýmkoli problémem.

Shrnutí

Aktivní naslouchání na pracovišti je velmi důležité, protože podporuje vzájemný respekt a buduje důvěru. Taková atmosféra povzbuzuje zaměstnance, aby byli více angažovaní ve svých úkolech a produktivnější. Aktivní naslouchání má přímý dopad na vytváření lepší komunikace, díky které je snazší odhalit rizika, problémy a činit lepší rozhodnutí.

Čtěte také: Co je asynchronní komunikace?

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterest, TikTok.