Fáze zahájení projektu – na co si dát pozor? | #16 Jak začít s řízením projektů

Fáze zahájení projektu začíná nápadem na podnik. Končí však závazným rozhodnutím zahájit projekt. Než nastane čas naplánovat rozpočet, vybrat metodu realizace a složení týmu, projektový manažer připraví osnovu vize a cíle projektu. Co si tedy zaslouží zvláštní pozornost během fáze zahájení?

Fáze zahájení projektu – obsah:

1. Úvod
2. Dokumenty a zúčastněné strany
3. Určení, jak řídit nový projekt
4. Od zahájení k plánování
5. Shrnutí

Úvod

Fáze zahájení projektu probíhá pouze jednou, bez ohledu na metodu realizace. Jejím cílem je definovat, o čem projekt je. Je také nejlepším časem na opuštění projektu, pokud existují vážné pochybnosti o jeho možnosti dokončení. V této rané fázi organizace nenese velké náklady, zatímco pro projektového manažera je relativně snadné se rozloučit s ještě nejasným projektem. Pokud však nový projekt vypadá slibně, na co je během fáze zahájení dobré dávat pozor?

Dokumenty a zúčastněné strany

Po prvních dohodách je čas vypracovat studii proveditelnosti a projektový list. První dokument určí šance na úspěch našeho podniku. Ve druhém projektový manažer napíše rámcovou osnovu pro podnik. I když je stále bez detailů, právě tyto dva dokumenty poslouží k přesvědčení zúčastněných stran, že nový projekt stojí za to sledovat.

Ale kdo potřebuje být přesvědčen? To také určuje fáze zahájení projektu, kde je zaznamenán seznam zúčastněných stran. To je seznam lidí přímo spojených s projektem, tj. zástupců klienta, představenstva organizace nebo potenciálních dodavatelů, mimo jiné. Zúčastněné strany však mohou zahrnovat i lidi, kteří budou nepřímo ovlivněni realizací našeho projektu. Mohli by to být například obyvatelé ulice, kde budeme provádět práce, nebo zaměstnanci zákaznického servisu, kde budeme implementovat automatizaci. Nebudou se podílet na projektu, ale naše činnosti změní jejich životní nebo pracovní prostředí.

Určení, jak řídit nový projekt

Ale kdo se podílí na přípravě plánů pro nový podnik? Projektový manažer je za ně primárně odpovědný. Navázal kontakt s lidmi, kteří budou dohlížet na realizaci projektu, a s nimi stanovuje mimo jiné takové otázky jako:

• odpovědnosti
• způsoby komunikace – formální, jako je reportování, a neformální, jako je kladení otázek ohledně aktuálních problémů v plánování a realizaci projektu
• toleranční rozsahy – například pro rozpočet a časový rámec plánovaného projektu nebo přijatá rizika.

Pokud se na projektu podílí více lidí z představenstva, někdy se za tímto účelem koná schůzka nazývaná iniciační schůzka. Obvykle se koná, když projektový manažer již dokončil práci na prvních verzích dokumentů, o kterých jsme se zmínili výše:

• studie proveditelnosti
• projektový list
• seznam zúčastněných stran, a někdy předběžná verze
• registr rizikových faktorů.

Od zahájení k plánování

Nejjednodušší způsob, jak naznačit rozdíl mezi zahájením projektu a plánováním, je položit klíčové otázky, na které je třeba odpovědět v obou fázích. Jejich srovnání je uvedeno v tabulce níže:

FAZE ZAHÁJENÍ	FAZE PLÁNOVÁNÍ
Jaká je vize projektu?	Kdy je datum zahájení projektu?
Jaký je cíl projektu?	Kdy realizujeme první milník?
Co změní realizace projektu v organizaci nebo u zákazníka?	Který člen týmu bude odpovědný za řízení změn?
Je realizace projektu zisková?	Kolik rozpočtu by mělo být vyčleněno na testování?
Jak vysoké je riziko neúspěchu projektu?	Ohrožuje zvýšené riziko během úkolu A výkon úkolu B?

Plánování je podrobnější – obvykle odpovídá na otázky o tom, jak něco udělat, stejně jako na fakta o časování realizace a rozpočtu. Zahájení se naopak zaměřuje na otázky o celkovém účelu a smyslu, stejně jako na proveditelnost projektu jako celku.

Ačkoli plánování často probíhá současně v rámci fáze zahájení a před formálním zahájením projektu, tyto dvě oblasti projektu mají různý rozsah. Fáze plánování se může během projektu opakovat mnohokrát. To je proto, že se týká toho, jak a v jakém pořadí se konkrétní úkoly uskutečňují a cíle vedoucí k dosažení cíle projektu se realizují. Fáze zahájení se naopak zaměřuje na definování cíle projektu a posouzení, zda je jeho realizace vůbec možná a smysluplná. Pokud ano, součástí této fáze je také přesvědčení klíčových zúčastněných stran.

Shrnutí

Ve fázi zahájení projektu opakovaně klademe nejzákladnější otázku: má smysl realizovat tento projekt? Koneckonců, jednou daná konečná odpověď dokončí a uzamkne, tak říkajíc, fázi zahájení. To určí směr a rozsah práce projektového týmu po celou dobu plánovaných aktivit.

Abychom učinili správný výběr, stojí za to věnovat energii pečlivé přípravě dokumentů a stanovení jasného způsobu řízení nového projektu. Tyto investice se jistě vyplatí v následujících fázích jeho realizace.

Máte zájem o řízení projektů? Sledujte naši sérii, abyste nezmeškali žádný článek.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedIn, Instagramu, YouTube, Pinterest, TikTok.