Co je projekt? | #1 Jak začít s řízením projektů

Co je projekt? Projekty, projekty, projekty – trvale se staly součástí slovníku obchodních manažerů. Jsou to krátkodobé, komplexní aktivity s předem naplánovaným rámcem, zaměřené na konkrétní výsledek. Je těžké si představit včasné dosažení obchodních cílů a plánování rozpočtu na základě úkolů bez nich. Nicméně, trh se vzdaluje od modelu, kde vytváříme a dodáváme produkt jednorázově. Sází na dlouhodobý vztah s uživateli, kontinuální kontakt, agilní zlepšování, úpravy a doladění bez konce. Má tedy plánování a realizace projektů stále smysl? Je projekt módní slovo, které definuje zastaralý způsob podnikání? Čtěte dál a dozvíte se více.

Co je projekt? – obsah:

1. Co je projekt?
2. Dočasná povaha projektu
3. Gymnastické podniky
4. Začátek a konec projektu
5. Jedinečné výsledky
6. Shrnutí

Co je projekt?

Největší organizací na světě pro lidi zapojené do řízení projektů je Project Management Institute (PMI). Založen v roce 1969, má téměř 3 miliony lidí pracujících jako projektoví manažeři nebo studujících různé aspekty managementu. Věk organizace však neznamená, že znalosti, které propaguje, nejsou aktualizovány a přizpůsobovány požadavkům dnešního trhu. Obchodní projekty se daří, a PMI odhaduje, že počet projektových manažerů by měl do roku 2027 vzrůst až o 33 %, což vytvoří 22 milionů nových pracovních míst po celém světě.

PMI pravidelně vydává nové a vylepšené verze knihy s názvem Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Nejnovější, sedmá verze byla vydána v srpnu 2021, a na rozdíl od předchozích verzí byla skutečně přepsána. Koneckonců, řízení projektů se v poslední době mění téměř tak rychle jako digitální pracovní prostředí.

Definice projektu, konceptu, který je centrální pro PMI, se však téměř nezměnila. Projekt je definován takto: “Dočasné úsilí o vytvoření jedinečného produktu, služby nebo výsledku. Dočasná povaha projektů naznačuje začátek a konec projektu nebo fáze projektové práce. Projekty mohou být prováděny samostatně nebo být součástí programu nebo portfolia.”

Slovo “projekt” tedy definuje velmi specifickou a záměrnou činnost, díky které produkt nebo organizace prochází očekávanou metamorfózou, jejíž výsledky lze měřit. V následujícím textu se podrobněji zaměříme na prvky definice z PMBOK. Odpovíme na otázky:

• Co znamená, že projekt je dočasné úsilí?
• Jaký je význam začátku a konce projektu?
• Jak chápat jedinečnost výsledku projektu?

Budeme se však věnovat samostatným textům, abychom probrali fáze, z nichž se projekt skládá, a jaké typy projektů existují.

Dočasná povaha projektu

Projekty mají stanovený časový rámec a jednorázovou povahu. Proto je dočasnost jednou z nejdůležitějších charakteristik projektu, která pomáhá odlišit ho od produktu. Jednorázová povaha a jedinečný výsledek umožňují projekty odlišit od procesů prováděných ve firmě. Projekt může být tedy:

• výstavba rodinného bydlení
• otevření pobočky firmy v jiném městě
• organizace firemní akce
• redesign webových stránek
• příprava žádosti o financování firmy z evropských fondů

Gymnastické podniky

V tradičním přístupu byl podrobný plán realizace projektu považován za nedílnou součást projektu. Tým projektu tedy šel do práce vybaven podrobným harmonogramem úkolů pokrývajícím celé trvání projektu – od začátku do konce. Jak však metody řízení projektů zrály, tento přístup se postupně měnil.

Ve zprávě PMI s názvem “Pulse of the Profession 2021: Beyond Agility” byly společnosti, které volně používají metody a principy řízení projektů v souladu s požadavky trhu, nazvány gymnastickými. Používají “správný přístup správným způsobem ve správný čas, aby dodaly to, co je potřeba.”

I když na papíře takové řízení vypadá o něco méně impozantně než tradiční metody, v praxi funguje velmi dobře. Zejména při řízení projektů s vysokým rizikem a hybridních a vzdálených týmů.

Začátek a konec projektu

Jak se vzdaluje od kaskádového přístupu (metoda Waterfall) a roste popularita agilních metod (Agile) a jejich variant (jako je Scrum a Scrumban), stalo se populární považovat za normu postupně se zabývat úkoly, jejich podrobným rozpočtem a prostředky realizace.

Nezměněně však projekt se liší od ostatních snah tím, že má přesně definovaný začátek a konec. Když začínáme projekt, máme jasně definovaný cíl a vizi toho, co chceme dosáhnout. Také máme definovaný rozpočet, harmonogram úkolů a kritéria dokončení.

Jedinečné výsledky

Každý projekt, kromě své dočasné povahy, specifického účelu, začátku a konce – má jedinečný výsledek. Pro výše uvedené příklady budou výsledky jednorázové – výstavba rodinného bydlení na konkrétní adrese nebo konání firemní akce v hotelu Sunrise 29. února 2023.

Jednorázová povaha projektu znamená, že opětovné využití znalostí a dovedností získaných při realizaci projektu vyžaduje jejich přizpůsobení novým podmínkám. Například, pokud se nám jednou podaří získat financování pro rozvoj firmy z EU, neznamená to, že naše další žádost bude také úspěšná. Každá další žádost bude jedinečná, protože se mění mnoho faktorů:

• výkonové parametry
• tržní realita
• realizované úkoly
• časový rámec
• kritéria definující začátek a konec projektu

I když je realizace projektu spojena s velkým úsilím, stojí za to si pamatovat, že projekt může být i osvěžení nábytku v zahradě firmy. To proto, že to, zda je podnikání projektem, není určeno ani počtem zapojených lidí, ani plánovaným nebo skutečným časem realizace.

Shrnutí

Řízení projektů je jednou z nejžádanějších dovedností na trhu práce. Proto je tak důležité rozumět tomu, co projekty jsou, a mít flexibilní přístup k jejich realizaci pro podnikání.

Právě jsme odpověděli na otázku: Co je projekt? Podívejte se na naše další série o Pythonu a Javascriptu!

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.