Prioritizace projektů | #7 Jak začít s projektovým řízením

V dnešním článku si povíme o prioritizaci projektů. Je důležitější pustit se do riskantního projektu, který může rychle přinést velký zisk? Nebo je důležitější dokončit vývoj řešení, která potenciálně přinesou nižší, ale dlouhodobé zisky a jsou ve finálních fázích implementace? Mnoho organizací má současně mnoho projektů. Jak se dostat k jejich prioritizaci s omezenými zdroji?

Prioritizace projektů – obsah:

1. Prioritizace projektů – úvod
2. Eisenhowerova matice
3. moSCoW
4. DICE
5. Prioritizace projektů – shrnutí

Prioritizace projektů – úvod

V následujícím textu se podíváme na nejpopulárnější metody, které usnadňují rozhodování o prioritizaci projektů – jak těch, které se provádějí samostatně, tak těch, které patří do programu nebo portfolia projektů. Budeme diskutovat o Eisenhowerově matici, která se aplikuje nejen na prioritizaci projektů, ale také na úkoly, které se v nich provádějí. Podíváme se také blíže na často používanou metodu MoSCoW, kterou vytvořil Dai Clegg, a na model DICE, který byl vynalezen v polovině 90. let v Boston Consulting Group.

Eisenhowerova matice

Eisenhowerova matice umožňuje prioritizaci projektů tím, že je umisťuje do prostoru definovaného dvěma osami – co je naléhavé a co je důležité. Existuje běžný graf, který je zobrazuje:

moSCoW

Oracle se stal průkopníkem aplikace techniky MoSCoW. Je také zmíněn jako efektivní prioritizační schéma v nejnovější Příručce znalostí projektového řízení (PMBOK) vedle vícerozměrné analýzy. Rozděluje projekty do čtyř kategorií:

• Must-haves – tedy projekty, které je třeba dokončit, protože jsou klíčové pro samotné fungování společnosti; sem patří projekty jako zajištění bezpečnosti a definování přístupových práv v cloudovém prostředí společnosti, příprava finančních výkazů a zpráv pro investora nebo implementace řešení u klíčového klienta,
• Should-want – tj. ty, které by měly být implementovány, protože jejich zanedbání by mohlo zhoršit výkonnost společnosti; to by mohlo být například změna sídla na výhodnější místo nebo vstup na novou prodejní platformu, která získává na popularitě,
• Could-have – tedy projekty k implementaci “pokud to čas dovolí”, protože mají větší pravděpodobnost pozitivního vlivu na společnost; příkladem projektu v této kategorii by mohla být účast na oborové akci nebo příprava soutěže pro dodavatele,
• Will not have – tedy ty, které mohou být implementovány v budoucnu, ale v současnosti nejsou na prioritním seznamu.

DICE

Metoda DICE převádí priority přidělené projektům na číselné hodnoty a je používána ve více než 1 000 velkých organizacích po celém světě. Akronym DICE se skládá z následujících komponentů:

1. D (Doba trvání) – doba trvání projektu, které jsou přiděleny následující hodnoty:

• 1 – když projekt trvá méně než 2 měsíce
• 2 – když projekt trvá 2-4 měsíce
• 3 – když projekt trvá 4-8 měsíců
• 4 – když projekt trvá více než 8 měsíců

I (Integrita výkonnosti týmu) – schopnost týmu, se zvláštním důrazem na projektového manažera, úspěšně realizovat projekt, který je ohodnocen body hodnoty:

• 1 – velmi dobré
• 2 – dobré
• 3 – průměrné
• 4 – nízké

C (Závazek) – úrovně podpory, skládající se ze dvou komponentů

• C1 – viditelná podpora projektu od sponzora nebo představenstva
• C2 – podpora od lidí, kterých se implementace projektu dotýká, přičemž každé z nich odpovídají následující hodnoty:

• 1 – jasně komunikovaná podpora
• 2 – poměrně jasná podpora
• 3 – neutrální postoj
• 4 – jasný odpor

E (Úsilí) – úsilí potřebné k implementaci projektu, nad rámec každodenních povinností řízení společnosti, přičemž hodnoty vypadají takto:

• 1 – méně než 10 % dodatečního oběhu
• 2 – 10-20 % dodatečního oběhu
• 3 – 20-40 % dodatečního oběhu
• 4 – více než 40 % dodatečního oběhu

Hodnota DICE se vypočítá pomocí následujícího vzorce: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

Na základě skóre můžete určit pravděpodobnost, zda plánovaný projekt bude úspěšný, a tím pádem, zda stojí za to umístit ho vysoko na prioritním seznamu:

• 7 – 14 – zóna vítězství – projekt má velmi dobrou šanci na realizaci
• 14 – 17 – zóna nebezpečí – projekt má nějakou šanci na úspěch
• nad 17 – zóna zoufalství – výsledek projektu je obtížné předpovědět nebo projekt pravděpodobně neuspěje.

Prioritizace projektů – shrnutí

Metody prioritizace projektů, které byly uvedeny, samozřejmě nejsou vždy k dispozici pro výběr a hodnocení projektů. Mnoho organizací nepoužívá formalizované metody prioritizace, jako je DICE, a v některých je rozhodující názor jednotlivce řízený pouze jeho vlastními názory. Nicméně, zejména když se zvažuje několik kritických a vysoce rizikových projektů, které se mají zahájit nebo pokračovat současně, nástroje prioritizace stojí za to použít.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.