Analýza rizik v projektech a nástroje pro její usnadnění | #38 Jak začít s řízením projektů

Analýza rizik pomáhá zvýšit šance na úspěšné dokončení projektu. Ale jaké typy rizik mohou ohrozit projekt? Jaké nástroje použít k jejich včasnému identifikování?

Analýza rizik – obsah:

1. Úvod
2. Typy rizik v projektech
3. Technická rizika
4. Riziko zdrojů
5. Rizika podnikatelského prostředí
6. Nástroje analýzy rizik
7. Ishikawa diagram
8. Riziková matice
9. Shrnutí

Úvod

Analýza rizik je klíčovou součástí řízení projektů, protože umožňuje:

• identifikaci,
• hodnocení a
• reakci na potenciální rizika, jejichž přehlédnutí by mohlo ohrozit celý projekt.

Podle zprávy Project Management Institute (PMI) z roku 2021 téměř polovina projektů nedosahuje svých cílů a více než polovina je pozadu za plánem nebo překračuje rozpočet.

Typy rizik v projektech

Nejčastějšími třemi riziky, která ovlivňují většinu projektů ve firmách, jsou:

• Technické riziko – týká se problémů souvisejících se softwarem, hardwarem nebo procesy, které mohou bránit realizaci projektu
• Riziko zdrojů – zahrnuje problémy související s dostupností zdrojů, jako jsou zaměstnanci, rozpočet nebo čas
• Riziko podnikatelského prostředí – týká se problémů, jako jsou změny v regulacích nebo konkurenci.

Pojďme se podívat blíže na každé z nich, abychom zjistili, jak identifikovat, analyzovat a reagovat na každý typ rizika.

Technická rizika

Aby bylo možné efektivně identifikovat a analyzovat technická rizika, je třeba provést podrobnou analýzu technických specifikací projektu odpovědí na tyto otázky:

• Jaké úkoly budou vyžadovat použití inovativní technologie?
• Má organizace tým pro vývoj, implementaci a provoz technologické stránky projektu? Pokud ne,
• Jakého poskytovatele řešení zvolit a jak formulovat smlouvu s dodavateli?

Měli byste také provést analýzu rizik založenou na scénářích, abyste odhalili potenciální problémy a jejich důsledky. Aby se minimalizovala technická rizika, věnujte zvláštní pozornost kontrole kvality v projektu a zajistěte pravidelné testování a údržbu. Může být také zvážena pohotovostní plán. Projektový manažer by měl také sledovat technologické inovace a konzultovat s odborníky v oblasti, ve které je projekt realizován.

Rizika zdrojů

Minimalizace rizik zdrojů vyžaduje analýzu dostupnosti specialistů a kvalifikovaných pracovníků, realistickou dostupnost rozpočtu a čas na nepřetržité provádění úkolů.

Při analýze tohoto typu rizika by se projektový manažer měl ptát na následující otázky:

1. Má organizace dostatek specialistů v klíčových oblastech projektu, jako je programování, design nebo financování, například?
2. Existují adekvátní postupy a nástroje pro řízení zdrojů, jako je plánování zdrojů nebo reporting?
3. Obsahuje rozpočet projektu dostatečné prostředky na nábor nebo outsourcing zdrojů podle potřeby?

Rizika související s podnikatelským prostředím

Podnikatelská rizika jsou převážně spojena s dynamickým rozvojem konkurence. Mohou se také týkat nových regulací, které ovlivňují rozpočet nebo časový harmonogram projektu. Dobré příklady zahrnují potřebu certifikace řešení nebo oficiální postupy předcházející uvedení výsledku na trh nebo nutnost pokračování projektu.

Příklad otázek, které mohou pomoci projektovému manažerovi analyzovat podnikatelská rizika, je následující:

1. Jsme si vědomi potenciálních změn regulací v odvětví, ve kterém náš projekt působí?
2. Analyzovali jsme potenciální hrozby od konkurentů, jako jsou nové produkty nebo služby?
3. Máme pohotovostní plán pro případ nepříznivých změn v podnikatelském prostředí, jako je pokles poptávky po našem produktu nebo službě?

Nástroje analýzy rizik

Pro počáteční analýzu rizik dobře funguje široce používaný SWOT. Nicméně při provádění důkladné diagnostiky technologických, zdrojových a podnikatelských rizik je lepší zvolit specializované nástroje. Následující jsou známé svou účinností:

• Ishikawa diagram, také nazývaný rybí diagram kvůli svému charakteristickému tvaru, a
• Riziková matice.

Ishikawa diagram

Ishikawa diagram je nástroj pro identifikaci a analýzu příčin problémů a potenciálních rizik. Byl vyvinut Dr. Kaoru Ishikawou, japonským inženýrem a konzultantem kvality. Ishikawa byl známým lektorem a odborníkem na řízení kvality a tvůrcem mnoha dalších nástrojů a metod souvisejících s kvalitou, jako je Pareto diagram a histogramový diagram. Ishikawa pracoval převážně v průmyslu, ale jeho nástroje a metody našly uplatnění i v dalších oblastech, včetně řízení projektů.

Ishikawa diagram představuje problém ve formě grafu příčin a následků, ze kterého lze vyvodit klíčové příčiny problému. Mimo jiné může poskytnout hodnocení zaměřené na odhalení technických rizik. To je proto, že může identifikovat potenciální nedostatky nebo problémy související s technologií a určit jejich příčiny.

Riziková matice

Riziková matice se poprvé objevila v 50. letech 20. století v leteckém průmyslu, kde byla použita k hodnocení rizik bezpečnosti letu. Nástroj je populární nejen v řízení projektů, ale také v podnikání, vědě nebo analýze bezpečnosti.

Riziková matice umožňuje určit úroveň rizika pro každé nebezpečí tím, že mu přiřadí váhu na základě pravděpodobnosti výskytu a dopadů. Je to jednoduchá tabulka, ve které řádky představují různá rizika a sloupce představují pravděpodobnost výskytu a dopad.

Diagram rizikové matice se skládá z čtverců, které představují jednotlivá rizika. Každé nebezpečí je přiřazeno k jednomu ze čtyř čtverců, které odpovídají úrovni rizika:

• nízké,
• střední,
• vysoké nebo
• velmi vysoké.

Čtverce poskytují informace o pravděpodobnosti výskytu a důsledcích rizika. Použitím rizikové matice může projektový manažer identifikovat, jaká rizika jsou spojena s projektem, a zvážit, jaká opatření přijmout k jejich minimalizaci.

Shrnutí

Analýza rizik identifikuje, hodnotí a reaguje na potenciální rizika, která by mohla ovlivnit úspěch projektu. Nicméně volatilita dnešního podnikatelského prostředí činí analýzu a přesné vyvozování závěrů stále obtížnějším. Nové typy rizik se objevují v souvislosti například s kybernetickou bezpečností, inflací nebo dostupností surovin. Proto je dobré si pamatovat, že analýza rizik je průběžný, opakovaný a aktualizovaný proces, který probíhá po celou dobu trvání projektu.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.