4P managementu: projekt, produkt, program a portfolio | #24 Jak začít s projektovým managementem

4P managementu má mnoho společného – vyžaduje organizační a interpersonální dovednosti, stejně jako flexibilitu a schopnost motivovat tým. Ale co se skrývá pod čtyřmi písmeny P?

4P managementu – obsah:

1. Úvod
2. 4P – projekt, produkt, program, portfolio
3. Řízení projektů
4. Řízení produktů
5. Řízení programů
6. Řízení portfolia
7. Shrnutí

Úvod

Menší společnosti často realizují jediný projekt nebo vytvářejí jediný produkt. V takových případech jsou to jediné cíle organizace. Když však společnost roste, její strategie vyžaduje širší pohled do budoucnosti a její cíle se diverzifikují, stojí za to zvážit jak nejlépe organizovat řízení projektů, aby byla jejich realizace co nejefektivnější.

4P – projekt, produkt, program a portfolio

4P představují mírně odlišné, často vzájemně propojené skupiny úkolů. Tyto jsou:

• projekt
• produkt
• program
• portfolio

Podívejme se blíže na to, co tyto pojmy znamenají a proč je důležité znát jejich specifika při plánování, organizaci úkolů a realizaci projektu.

Řízení projektů

Každý projekt může být realizován samostatně. Může také být součástí programu nebo portfolia. Má určený začátek a konec a jeho cílem je vyprodukovat unikátní produkt, službu nebo jiný výsledek.

Charakteristické znaky projektu zahrnují:

• určený čas začátku a konce
• definovaný cíl
• dočasný tým vytvořený speciálně pro realizaci tohoto úkolu

Mnoho projektových manažerů se zabývá více projekty současně. To platí zejména pro projekty patřící do jednoho programu nebo portfolia. Ale čím se projekt liší od produktu?

Řízení produktů

Řízení produktů se od řízení projektů primárně liší tím, že neexistuje stanovený časový rámec. Produktoví manažeři musí dobře znát produkt, který dohlížejí, a plánovat jeho vývoj. Stanovují priority, přidávají nové funkce, zlepšují stávající a také spravují rozpočet na vývoj produktu vyvažováním schopností společnosti a očekávání zákazníků.

Produkt můžeme od projektu odlišit tím, že na něj pohlížíme jako na trvalý, fyzický objekt. To proto, že produkt si udržuje konstantní identitu, i když prochází úpravami. Produktem by mohl být smartphone, který se mění v závislosti na nainstalovaných aplikacích a na tom, jak byl personalizován.

Na rozdíl od projektu, produkt nemá definovaný životní cyklus. Řízení produktů je proto charakterizováno:

• neustálým zlepšováním v reakci na měnící se potřeby zákazníků
• kontinuitou
• plánováním adaptace
• prací s trvalým týmem pro vývoj produktu

Produkt může být vyvíjen prostřednictvím projektů – dočasných a realizovaných po určitou dobu. Pokud se vrátíme k příkladu se smartphonem, projekt vývoje produktu by mohl zahrnovat aktualizaci softwaru, která usnadní používání fotoaparátu v noci.

Řízení programů

Podle PMBOK je program:

Soubor souvisejících projektů a někdy menších programů, které jsou řízeny společně, aby vytvořily hodnotu, kterou by řízení každého z nich samostatně nemohlo přinést. (En verze: “Program. Související projekty, dceřiné programy a programové aktivity řízené koordinovaným způsobem, aby se získaly výhody, které nejsou dostupné při jejich individuálním řízení.”)

Řízení projektů a produktů zahrnuje plánování, organizaci a realizaci úkolů, které jsou součástí profilu organizace a vedou k dosažení cíle, který je užitečný pro zákazníka nebo samotnou společnost. Řízení programů se naopak zabývá určením, které projekty je třeba realizovat v organizaci, aby bylo možné efektivně a včas dosáhnout jednoho ze strategických cílů. Je to střednědobé plánování, které rozhoduje o tom, jakou prioritu dát každému projektu, stejně jako o průběžném určení toho, jaký by měl být vztah mezi nimi.

Uvažujme o příkladu programu “Nová pobočka společnosti”. Může se skládat z:

• Projekt A, vybrat místo a zařídit nové sídlo
• Projekt B, zaměstnat tým v novém městě
• Projekt C, uspořádat firemní kolaudaci
• Projekt D, vybudovat místní zákaznickou základnu

Mezi jinými, řízení programů musí brát v úvahu časování projektů A, B a C. Řízení každého projektu bez znalosti stavu ostatních by mohlo například skončit organizováním kolaudace, když renovace sídla ještě nebyla dokončena, nebo… tým ještě nebyl najat.

Každý z projektů, které tvoří program, je realizován samostatně, a jejich výsledky závisí na provedených úkolech, které nesou různá rizika. Hlavní rozdíly mezi řízením projektů a programů se tedy týkají perspektivy hodnocení výsledků a přístupu k variabilitě. Tyto jsou:

• Předpokládané přijetí nejistoty výsledků
• Potřeba efektivního řízení změn
• Přesné přizpůsobení priorit aktuálnímu stavu každého projektu
• Dlouhodobá perspektiva při hodnocení přínosů programu.

Řízení portfolia

Projektové portfolio je termín, který se používá poněkud méně často než program, ale oddělení portfolia projektů ve společnosti je obzvlášť užitečné, když pravidelně realizujeme projekty podobné povahy. Dokončení jednotlivých projektů patřících do portfolia není vzájemně závislé, jak je tomu u programu.

Například pro společnost, která vyvíjí software pro smartphony, mohou být samostatná portfolia projekty implementující:

• aktualizace, např:
• aktualizace softwaru fotoaparátu,
• bezpečnostní aktualizace na ochranu před různými typy útoků,
• vylepšení softwaru, např:
• umožnění uživateli vybrat si vzhled a ikony,
• přidání 3 funkcí nejčastěji navrhovaných uživateli,
• refaktoring, např.:
• zlepšení kódu modulárních částí aplikace,
• přepsání kódu, který nejvíce zatěžuje zařízení.

Portfolio je centralizovaná sbírka projektů a programů probíhajících ve společnosti. Jejich řízení je primárně zaměřeno na dosažení strategických cílů organizace. Stejně jako projekty a programy by mělo portfolio podrobně popisovat:

• milníky – aby bylo jasné, jaké jsou podcíle, jejich dosažení a plán pro řešení neúspěchu,
• plán řízení rizik,
• zainteresované strany – tj. všechny, kteří mají zájem o stav realizace portfolia

Nejdůležitějším aspektem řízení projektového portfolia společnosti je však stanovení prioritizačního schématu. Zajišťuje, že všechny projekty, produkty, programy a portfolia realizované a plánované ve společnosti dostanou své místo v hierarchii úkolů, které je třeba splnit.

Jaké jsou rozdíly mezi 4P?

Řízení každého z 4P – projekt, produkt, program a portfolio – se v určitých ohledech liší. Zvlášť důležité jsou rozdíly v oblastech předmětu řízení a povahy týmu.

Předměty řízení v 4P se liší podle úrovně detailu vykonávaných úkolů a blízkosti k zákazníkovi.

V případě projektu, projektový manažer a produktový manažer dohlížejí na provádění úkolů a vytváření řešení zaměřených přímo na zákazníka. V případě programu, související projekty a jejich vztahy jsou předmětem řízení. V portfoliu, se řízení týká všech programů a projektů v organizaci ve vztahu k jejím cílům, takže úloha a úkoly manažera portfolia jsou umístěny nejdále od zákazníka.

Jeho nebo její úkoly by se však měly stále soustředit na vztah mezi posláním organizace, cíli a potřebami klientů.

Rozdíly mezi 4P se také vztahují na tým. V projektu je tým vytvořen na dobu trvání daného projektu, takže realizace projektu je často pouze částí odpovědnosti účastníků.

Situace je jiná v případě produktu – zde je vytvořen trvalý tým, jehož hlavním a často jediným úkolem je pracovat na produktu. To snižuje riziko prostojů mezi projekty vyvíjejícími produkt. Potřeba přenosu znalostí, tj. časově náročná implementace nových členů týmu, je také méně častá.

Týmy řízené manažery programů a portfolií jsou naopak spoluvytvářeny projektovými a produktovými manažery z celé organizace, stejně jako analytiky, konzultanty a specialisty na vysoké úrovni.

Shrnutí

4P se skládají z řízení projektů, produktů, programů a portfolií. Řízení každého se liší v detailech, povaze týmu a odpovědnostech.

Projekt je základní, časově omezené úsilí s konkrétní délkou a účelem. Produkt může být vyvíjen prostřednictvím projektů, ale nemá definovaný životní cyklus a jeho vývoj je úzce spjat s očekáváními zákazníků. Program je sbírka vzájemně propojených projektů různých typů, které slouží společnému účelu. Portfolio lze definovat jako sbírku projektů stejného typu, realizovaných cyklicky nebo paralelně, sloužících k tomu, aby všechny ostatní P co nejlépe sladily se strategickými cíli organizace.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.