Hybridní práce – jak úspěšně vést tým? | #31 Jak začít s projektovým řízením

Bez ohledu na to, jak nahlížíme na hybridní práci, často čelíme výzvě – jak řídit tým, když někteří lidé jsou v kanceláři a někteří pracují na dálku, a jejich poměr se neustále mění.

Hybridní práce – obsah:

1. Úvod
2. Komunikace v hybridním týmu
3. Efektivní výměna informací
4. Technická podpora práce týmu
5. Udržování vazeb
6. Shrnutí

Úvod

Řízení projektového týmu, který pracuje v hybridním režimu, je obtížnější ve srovnání s prací výhradně na dálku nebo na místě. Koneckonců, jak dohlížet, když někteří členové týmu pracují v kanceláři a jiní na dálku?

Projektový manažer čelí několika klíčovým výzvám. Mezi ně patří:

• definování pravidel komunikace v týmu
• zajištění plynulé výměny informací
• technologická podpora pro lidi mimo kancelář
• udržování vazeb.

Komunikace v hybridním týmu

Aby bylo možné efektivně pracovat v hybridním modelu, je třeba definovat pravidla komunikace. Když nestačí přistoupit a zeptat se osoby pracující na sousedním stole na její názor na vaši práci, stojí za to se domluvit na používání různých nástrojů pro specifické účely. Například můžete poslat krátkou otázku přes chat, použít e-mail pro složitější záležitosti a uspořádat videokonferenci k projednání složitých témat vyžadujících zapojení více lidí.

U nového týmu je také dobré zajistit, aby každý věděl:

• Jaké jsou odpovědnosti každé osoby,
• Jak kontaktovat ostatní členy týmu, a
• Jaká jsou očekávání ohledně frekvence komunikace?

Pro to můžete využít statusy v firemním chatu nebo vytvořit kontaktní nástěnku v nástroji pro řízení projektů. Také stojí za to stručně projednat téma komunikace během jednoho z projektových schůzek.

Efektivní výměna informací

Jakmile byla definována pravidla komunikace, je čas přemýšlet o jejím obsahu. Je dobré zajistit, aby byly informace sdíleny a aby měl každý v týmu přístup k prostředkům potřebným k vykonání své práce.

Pomocí specializovaného softwaru, jako je Firmbee, můžete snadno vyřešit následující problémy:

• přiřazení úkolů,
• výměna informací o aktuálním stavu projektu,
• stanovení termínů pro projektové schůzky, nebo
• sdílení výsledků monitorování projektu.

Projektový manažer by měl zajistit, aby byly informace dostupné všem, bez ohledu na to, kde pracují. To platí zejména pro ty, kteří pracují na sdílených souborech, které, když se pracovalo na místě, mohly být uloženy na serverech, které brání vzdálenému použití. Možná budete muset přemýšlet o cloudových řešeních, nebo jinak naplánovat úkoly, které vykonáváte.

Technická podpora práce týmu

Klíčovým aspektem úspěšného fungování v hybridním modelu je nastavení technických podmínek pro nepřetržitý provoz. Základy jsou:

• vysokorychlostní internet
• počítač nebo notebook a
• software potřebný k vykonání jejich práce.

Projektový manažer by měl zajistit, aby všichni zaměstnanci, kteří pracují na dálku, měli správné nástroje, vybavení a přístup k firemní síti.

Udržování vazeb

Udržování vztahů v rámci týmu je často zanedbáváno, přesto je stejně důležité jako technická podpora a komunikace přímo související s realizací projektu. V hybridním modelu však zaměstnanci přítomní v kanceláři nemají čas budovat mezilidské kontakty.

Když většina práce probíhá na dálku, při návštěvě sídla společnosti si každý účastník projektu plánuje schůzky individuálně. Někdy se ukáže, že během dne se setkávají se všemi kolegy a externími odborníky zapojenými do úkolů. V důsledku toho není dostatek času na setkání s týmem, který spolupracuje v sídle společnosti pouze teoreticky.

Proto jsou rizika spojená s hybridní prací:

• rozpad týmů,
• snížení pocitu týmové odpovědnosti za projekt a
• nedostatek emocionálního závazku k firmě.

Nejen ti, kteří pracují na dálku, se mohou cítit izolovaní od zbytku týmu. Proto je tak kritické dbát na dobrou atmosféru při společné práci. Odpovědí na neduhy “hybridního” může být pravidelné skupinové projektové schůzky doplněné individuálními rozhovory se zaměstnanci.

Shrnutí

Vedení projektového týmu, který pracuje v hybridním režimu, vyžaduje, aby projektový manažer definoval pravidla komunikace a zajistil plynulou výměnu informací. Je také nezbytné udržovat týmové vazby, poskytovat čas a prostor pro schůzky jak v digitálním prostředí, tak v kanceláři.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.