Organizace práce: 10 tipů, jak zvládnout organizaci práce

Zajímá vás, jaké je tajemství úspěšných lidí v jejich zaměstnání? Samozřejmě si okamžitě všimnete, že se jedná o zcela individuální záležitost, protože každý zaměstnanec má jedinečnou sadu tvrdých a měkkých dovedností, osobnostních nebo charakterových rysů. Existuje však jeden prvek, o který se můžete postarat, abyste zlepšili výkon svých každodenních úkolů a zvýšili dosažení očekávaných výsledků – dobrá organizace práce. Jak? Níže najdete náš seznam 10 tipů na organizaci, které to mohou uskutečnit.

Organizace práce – obsah:

1. Plánujte svou práci
2. Soustřeďte se na jeden cíl (a úkol) najednou
3. Nezapomeňte si dělat pravidelné přestávky
4. Stanovte si priority
5. Odhadněte a kontrolujte čas
6. Zavádějte individuální produktivní cykly
7. Zbavte se rozptýlení
8. Pracujte s Kanban tabulemi
9. Používejte nástroje pro zefektivnění své práce
10. Stanovte hranice pro kolegy
11. Lepší organizace práce – nyní víte, co dělat

Plánujte svou práci

Svůj rozvrh si můžete organizovat v speciálním online nástroji, v online poznámkovém bloku, tradičně na papíře (jakýkoli způsob, který vám nejlépe vyhovuje) – pokud máte zájem zlepšit svou organizaci, nesmíte zapomenout naplánovat si svou práci. Sepsání všech úkolů na daný den nebo týden je základem pro další kroky, které jsme zmínili. Nezapomeňte si však naplánovat pouze 80 % času v práci – zbytek by měl být vyhrazen pro nepředvídané události.

Soustřeďte se na jeden cíl (a úkol) najednou

Nemůžete dosáhnout všeho, co si stanovíte, hned – stejně jako nezvládnete splnit všechny úkoly, které máte naplánované na den, před odpolednem. Soustřeďte se na to, co je v tuto chvíli nejdůležitější, a uvidíte pozitivní výsledky.

Nezapomeňte si dělat pravidelné přestávky

Nejlepší je plánovat si přestávky každý den přibližně ve stejnou dobu (pokud je to možné) – tímto způsobem se vaše tělo dostane do určitého pracovního rytmu, což usnadní dosažení vašich cílů.

Stanovte si priority

Který úkol je důležitý a naléhavý, a který odložit? Až si naplánujete svou práci, měli byste určit pořadí, v jakém byste měli plnit různé povinnosti (s tím vám pomůže Eisenhowerova matice). Tímto způsobem budete přesně vědět, co dělat a jak plynule přecházet z jednoho úkolu na druhý, aniž byste si dovolili okamžik váhání.

Odhadněte a kontrolujte čas

Abychom co nejlépe organizovali svůj čas v práci, měli byste se také spolehnout na odhad, jak dlouho vám zabere splnění konkrétního úkolu. Tímto způsobem získáte kontrolu nad časem a zároveň zvýšíte svou motivaci k jeho splnění. Stálé kontrolování tempa vašich povinností vám naopak umožní předvídat úzká místa a poučit se pro budoucnost (např. v tom smyslu, že určitý typ úkolu vyžaduje prodlouženou lhůtu). Tyto dvě činnosti výrazně zlepšují organizaci práce.

Zavádějte individuální produktivní cykly

V jakých hodinách pracujete nejlépe? Zjistit, zda jste produktivnější ráno, v poledne nebo odpoledne (a jak tento fakt souvisí s vašimi jídly v práci) je výchozím bodem pro lepší organizaci vaší každodenní práce. Po všech, je nejlepší nechat si nejnáročnější úkoly na dobu, kdy jste nejproduktivnější, aby jejich splnění bylo alespoň o něco snazší. Naopak v období nejmenší produktivity byste měli vykonávat automatické a opakující se úkoly, které nevyžadují velké nasazení. Tento přístup vám pomůže zbavit se pocitu ztraceného času v práci.

Zbavte se rozptýlení

Pamatujte, že nic nefunguje tak špatně pro vykonávání každodenních povinností jako neustálé podléhání rozptýlením všech druhů – kontrolování sociálních médií, návštěvy kolegů nebo procházení e-mailů. Proč? Protože našim myslím trvá chvíli, než se soustředí na daný úkol a každé rozptýlení způsobuje, že naše koncentrace slábne a musíme začínat znovu. Proto je dobré zablokovat určité stránky po dobu vaší práce nebo použít Pomodoro techniku (která podporuje práci v cyklech), abyste se vyhnuli podléhání rozptýlením.

V této souvislosti také vezměte na vědomí, že se s rozptýlením setkáváte jak v kanceláři, tak při práci doma – identifikujte, co vás nejčastěji rozptyluje od vaší práce, a poté se snažte tyto problémy eliminovat, abyste zlepšili svůj pracovní tok.

Pracujte s Kanban tabulemi

Vizualizace vašich úkolů na Kanban tabuli (rozdělení sloupců je do-dělám-hotovo) zlepšuje kontrolu nad pracovními toky. Co víc, umožňuje ostatním vidět, zda mohou v současnosti využít vaše zdroje, nebo zda se možná soustředíte na důležitý úkol a nemůžete najít prostor na pomoc.

Používejte nástroje pro zefektivnění své práce

Pomyslete na tento typ softwaru (například náš software pro řízení projektů Firmbee), pokud pracujete v týmu a cítíte potřebu zlepšit komunikaci mezi jednotlivými členy týmu. Řešení, která vám umožňují uchovávat všechny potřebné informace o probíhajících procesech na jednom místě, mohou velmi rychle a efektivně zlepšit organizaci práce zúčastněných. Musíte si však pamatovat, abyste je vhodně vybrali podle potřeb vašeho týmu (analyzováním oblastí, které způsobují problémy).

Stanovte hranice pro kolegy

Poslední rada je taková, kterou málokdo chce přijmout, protože se věří, že tímto způsobem můžete získat nálepku „nepomocného přítele“. Přesto je někdy lepší sdělit kolegům, že jim v tuto chvíli nepomůžete, než abyste násilně podporovali ostatní a později čelili zpožděním ve svých úkolech, což může uškodit jak vám (fyzické a duševní zdraví související se stresem a přesčasy), tak organizaci (kvůli propadlým termínům).

Lepší organizace práce – nyní víte, co dělat

Můžete si myslet, že výše uvedené tipy jsou „triviální“ a určitě nestačí k vyčištění nepořádku ve vašem pracovním životě. Nicméně se pokuste některé z nich začlenit do svých každodenních aktivit a rychle si všimnete, že výsledky daleko překonají vaše předpovědi. Samozřejmě, že to není tak, že by všechny výše uvedené tipy fungovaly přesně ve vaší situaci (všechno závisí na tom, jaké problémy jste dosud měli s organizací své práce), ale bezpochyby jsou vhodným výchozím bodem pro přemýšlení o změně, její provedení a poté – užívání si výsledků.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.