Jak zvýšit svou produktivitu pomocí Kanban metody?

Pocházející z výrobního průmyslu, metoda Kanban (implementovaná Toyotou a původně používaná pouze pro řízení procesů) byla přijata firmami v jiných sektorech a nyní se často používá jako nástroj pro pomoc při řízení práce. Jejím cílem je zajistit, aby každý člen projektového týmu dosáhl maximální produktivity, přičemž se stará o plynulý pracovní tok a předvídá vznik úzkých míst. Jak tato metoda funguje a proč má pozitivní vliv na produktivitu zaměstnanců?

Metoda Kanban – obsah:

1. Metoda Kanban
2. Jak Kanban zvyšuje produktivitu?
3. Shrnutí

Metoda Kanban

Metoda Kanban se zakládá na třech hlavních principech: vizualizace (japonské slovo kanban znamená vizuální tabule), jednorázové úkolování (snížení práce v procesu) a řízení pracovního toku za účelem zlepšení procesu.

V rámci prvního principu se používají speciální Kanban tabule, které jsou banálně jednoduché na výrobu a použití, a jsou rozděleny do tří sekcí: k udělání (týkající se backlogu), dělání (pokryté úkoly, které jsou aktuálně v procesu) a hotovo (pokryté věci, které již byly dokončeny). Každý úkol na tabuli přidělený konkrétnímu zaměstnanci by měl projít těmito třemi sloupci, aby se zajistila kontrola nad pracovním tokem, povědomí o tom, čemu se osoba v daném okamžiku věnuje, a schopnost detekovat úzká místa (např. zpoždění), která by mohla negativně ovlivnit obchodní operace.

Metoda Kanban také předpokládá, že byste měli omezit počet úkolů v procesu, protože multitasking nepřináší (na rozdíl od toho, co se často věří) očekávané výsledky. Také se spoléhá na neustálé pozorování za účelem zlepšení procesu a zvýšení efektivity (odhalováním blokací nebo úzkých míst, která mohou ohrozit dosažení stanovených výsledků).

Jak Kanban zvyšuje produktivitu?

Učení a porozumění výše uvedeným prvkům je nezbytné k odpovědi na otázku, jak metoda Kanban zlepšuje produktivitu.

Začněme prvním principem o vizualizaci úkolů. Podle výzkumu provedeného vědci z MIT v roce 2014 zpracovává lidský mozek informace prezentované ve vizuální formě (obraz) 60 000krát rychleji než v psané formě (text). Co víc, podle studie Sociální vědecké výzkumné sítě, 65 % lidí na světě jsou vizuální učitelé, což znamená, že informace vstřebávají snadněji tím, že se na ně dívají, než když o nich slyší. Tím pádem vizualizace úkolů zvyšuje produktivitu, protože vás uvědomuje, kolik povinností je třeba splnit, a motivuje vás k dokončení jednoho úkolu za druhým.

Druhý princip se týká omezení práce v procesu. Podle Johna Littlea, vědce z MIT, pracujeme pomaleji, pokud se snažíme dokončit několik úkolů najednou – a jsme produktivnější, když se soustředíme na dokončení jedné povinnosti a poté přejdeme na další. Předpokládá se, že každý zaměstnanec by měl mít maximálně tři úkoly – když tuto hranici překročíte, mohou vzniknout problémy s výkonem nebo úzká místa. V podnikání je multitasking považován za iluzi, jak potvrzuje řada studií, včetně těch, které provedli výzkumníci na Kansas State University.

Podstata třetího principu se nachází v nizozemské studii, která ukázala, že samotné pozorování může být hnací silou pro změnu lidského chování. Studie provedená na domácnostech zjistila, že rodiny s vysoce viditelnými elektroměry používaly o 30 procent méně elektřiny než jejich sousedé, jejichž měřiče byly mimo dohled. Výzkumníci říkají, že tyto rodiny dostávaly vizuální zpětnou vazbu, na jejímž základě měnily své chování – Kanban tabule fungují stejným způsobem. Pomáhají vám vizualizovat váš pracovní tok a zlepšovat procesy.

Shrnutí

Jak vidíte, výsledky dosažené Toyotou a výzkum o lidském chování zmíněné výše ukazují, že používání Kanban tabulí pomáhá zvyšovat efektivitu. Metoda Kanban byla úspěšná pro členy týmu pocházející z různých obchodních oblastí.

Čtěte také:Je nástroj pro řízení projektů opravdu nezbytný ve vaší organizaci?

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.