4 kroky k přesnějšímu odhadu času na úkoly

Odhadnutí času potřebného k provedení konkrétní činnosti je jedním z klíčových prvků lepší organizace našich životů – jak v práci, tak doma (např. pro domácí práce). Mnoho lidí má k této technice výhrady, protože se domnívají, že ve většině případů je jednoduše nemožné přesně odhadnout čas potřebný kvůli závislosti na příliš mnoha vnějších faktorech. Existují však způsoby, jak tento proces lépe provádět, což může být rozhodující například při vytváření projektového plánu. Představujeme vám je níže.

4 kroky k odhadu času – obsah:

1. Krok 1: Seznamte se se všemi potřebnými činnostmi
2. Krok 2: Připomeňte si minulé zkušenosti
3. Krok 3: Předvídejte
4. Krok 4: Sledujte svůj pokrok
5. Shrnutí

Krok 1: Seznamte se se všemi potřebnými činnostmi

Aby bylo možné správně odhadnout pracovní čas, nestačí pouze sepsat seznam úkolů a specifikovat počet hodin potřebných k jejich dokončení. Je důležité uvést pro každý úkol komplexní seznam činností, které budou provedeny v rámci jeho dokončení.

Poté si všimnete, které činnosti budete moci provést sami, kdy budete muset konzultovat s jinými lidmi (a přizpůsobit se jejich časovým plánům nebo čekat na jejich schválení) a která činnost si vyžádá více času (například kreativní úkoly). Při vytváření časového plánu projektu je tedy třeba brát v úvahu jak vaše, tak i termíny ostatních lidí.

Krok 2: Připomeňte si minulé zkušenosti

Vždy je dobré se poučit z chyb – jak svých, tak i chyb ostatních – takže jako další krok, se zeptejte sami sebe, zda jste v minulosti prováděli podobné činnosti a kolik času vám to zabralo, a poté vyvoďte závěry. Pokud jste se s takovým úkolem sami nesetkali, zeptejte se členů svého týmu – může být někdo ve vašem týmu, kdo tuto činnost již dříve vykonal a bude schopen vám poskytnout radu, jak dlouho by vám mělo trvat její dokončení. Pamatujte, že je vždy lepší se zeptat, než litovat, že jste si nevyžádali radu.

Při přípravě časového plánu projektu je dobré uspořádat schůzku všech členů týmu a odhady provést společně. Směs různých dovedností a zkušeností vám jistě umožní dosáhnout lepších výsledků.

Krok 3: Předvídejte

Odhadli jste čas potřebný k dokončení všech kroků jednoho úkolu? Skvělé – nyní tento čas prodlužte například o 10-20% (v závislosti na typu úkolu), abyste si nechali prostor pro nečekané (zejména pokud po prvním kroku již víte, že budete závislí na jiných lidech).

Nemocenské, plánované a neplánované dovolené, zpoždění dodávek, konzultace nebo testy jsou jen základními příklady situací, které mohou ovlivnit naše činnosti a výrazně prodloužit jejich provádění. Jsou však neodmyslitelnou součástí podnikání, takže se na ně musíte připravit, předvídáním potřebného času. Pokud se nic nestane, úkol jednoduše dokončíte dříve, než se očekávalo – a všichni budou s tím spokojeni.

Krok 4: Sledujte svůj pokrok

Poslední zmíněný krok je důležitý, protože vám umožňuje plně kontrolovat situaci, čímž snižujete riziko úzkých míst a neschopnosti na ně reagovat. Z tohoto důvodu, jakmile provedete odhad času potřebného pro daný úkol, měli byste pravidelně porovnávat skutečný plán s předpověďmi, které jste připravili předem.

Tímto způsobem můžete odhalit důvody, proč odhady neodpovídají realitě, a vyvodit závěry, které využijete pro svůj další úkol. Pokrok projektu můžete sledovat například pomocí speciálních aplikací určených k měření času nebo pomocí softwaru pro řízení projektů – jako je Firmbee.

Shrnutí

Správné odhadnutí času potřebného pro konkrétní úkoly je zásadní pro maximalizaci produktivity každého jednotlivého zaměstnance, ale také pro zajištění, že projekt bude dokončen podle dohodnutého plánu. Použití výše uvedených metod spolu s neustálým sledováním prováděných činností (sledování dodržování cílů, kontrola úzkých míst a provádění úprav podle potřeby) je předpokladem úspěchu projektu.

Čtěte také:Je nástroj pro řízení projektů opravdu nezbytný ve vaší organizaci?

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.