4 jednoduché tipy, jak si uspořádat pracovní život

Už jste se někdy cítili přetíženi množstvím povinností v práci? Už jste někdy zůstali vzhůru v noci kvůli napjatému žaludku a úzkosti z úkolů na zítřek? Už jste se někdy nervózně podívali na hodinky v práci, prosící, aby čas přestal tak rychle ubíhat? Pokud ano, měli byste hledat řešení, aby se takové negativní situace už neopakovaly. Podívejte se na naše 4 jednoduché tipy pro organizaci vašeho pracovního života. Pokračujte ve čtení.

Tipy pro organizaci vašeho pracovního života – obsah:

1. Začněte plánováním
2. Stanovte priority
3. Odhadněte čas
4. Sledujte svůj pokrok
5. Shrnutí

Začněte plánováním

Vytváření seznamů úkolů a rozvrhu (týdenního, hodinového – podle vašich potřeb) je bezpochyby základem organizace, kterého se prostě nemůžete vzdát. Pokud chcete zůstat produktivní a efektivní v práci, měli byste si naplánovat svůj den. Takto se hladce přesunete z úkolu na úkol, aniž byste plýtvali časem.

Můžete si naplánovat svou práci a vytvořit si denní rozvrh v plánovači, kalendáři nebo speciálním softwaru pro řízení času, volba je na vás! Nezapomeňte aplikovat pravidlo 60:40 – měli byste vyčlenit pouze 60 % svého pracovního dne na činnosti s vysokou hodnotou, aby zbývajících 40 % mohlo být vyhrazeno pro nouzové situace, přestávky nebo úkoly na poslední chvíli.

Pokud zaměstnanec považuje všechny úkoly za důležité a naléhavé, bude žít pod neustálým stresem a nebude schopen splnit většinu svých povinností. Z tohoto důvodu je zásadní správně stanovit priority a vykonávat úkoly podle jejich důležitosti a naléhavosti.

Stanovte priority

Nicméně, stanovení úkolů k vykonání nestačí, protože neřeší základní problém: kde byste měli začít. Z tohoto důvodu jako druhý krok vedoucí k lepší organizaci zmíníme prioritizaci, tedy určení, které úkoly jsou důležitější a měly by být vykonány jako první, a které mohou počkat.

Eisenhowerova matice vám určitě pomůže při stanovování priorit. Podle Eisenhowera lze úkoly rozdělit do čtyř skupin:

• důležité a naléhavé – úkoly, které je třeba dokončit co nejdříve (např. nouzová situace, termín předání externího projektu),
• důležité, ale ne naléhavé – úkoly, které jsou strategicky důležité, ale mohou být vykonány později (takové úkoly většinou ochotně vykonávají většina zaměstnanců),
• naléhavé, ale ne důležité – obvykle se týkají poskytování pomoci ostatním při vykonávání jejich úkolů (což není naše odpovědnost) a neplánovaných povinností,
• ne důležité a ne naléhavé – to jsou činnosti, které pohlcují čas a podporují prokrastinaci.

Další věc, která vám umožní zlepšit organizaci vašeho pracovního života, je odhadnout, jak dlouho vám zabere dokončení daného úkolu. Jak to bude fungovat? Především vás to motivuje – budete chtít dokončit první úkoly v přiděleném čase (nebo dokonce rychleji), abyste realizovali celý svůj plán na den. Za druhé, umožní vám to realisticky posoudit, kolik povinností budete schopni splnit v daný den. Může se ukázat, že nejdůležitější úkol zabere celý váš den a nebude prostor na splnění dalších úkolů.

Technika Pomodoro, metoda řízení času vyvinutá Francescem Cirillem na konci 80. let, může být užitečná při odhadu času a dodržování plánu. Spočívá v práci v modelu 25:5 – 25 minut na povinnosti, 5 minut na odpočinek (opakováno v následujících cyklech) – a umožňuje vám zůstat pod kontrolou, pamatovat si na přestávky a soustředit se na aktuální úkol.

Sledujte svůj pokrok

Čtvrtým krokem vedoucím k lepší organizaci vašeho pracovního života je kontrola tempa plnění úkolů a odškrtávání položek ze seznamu úkolů. To je nezbytné, abyste jednak naplánovali následující den, a jednak zkontrolovali, kolik času bylo stráveno na konkrétním úkolu a provedli úpravy do budoucna. (např. prozkoumat, proč jsme strávili tolik času něčím, co jsme považovali za snadné). To vám umožní minimalizovat rozptýlení a určit časy, kdy pracujete nejlépe.

Shrnutí

Paretův princip říká, že 20 % vašich snah produkuje 80 % vašich výsledků. To se dokonale vztahuje na pracoviště, ale pouze pokud se ujistíte, že váš den je dobře organizován. Pokud chcete zvýšit svou produktivitu, minimalizovat stresové faktory a cítit se lépe ohledně úkolů, které vás čekají, nezapomínejte na důležitost technik, které jsme zmínili. Plánování, stanovování priorit, odhadování a sledování – tyto činnosti nejsou obtížné provést a mohou vám přinést řadu pozitivních výsledků v oblasti organizace vašeho pracovního života.

Čtěte také: Paretův princip – 1 skvělé pravidlo pro produktivitu a efektivitu.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.