Co je analýza pracovních míst? 7 nejlepších technik pro provedení analýzy pracovních míst v řízení lidských zdrojů

Co je analýza pracovních míst? Už jste někdy slyšeli tento termín, víte, co musíte udělat, abyste analyzovali pozici zaměstnance? Pokud nevíte o analýze pracovních míst – je to docela dobrý čas na to, abyste se seznámili – přečtěte si článek a zjistěte více o definici analýzy pracovních míst a nejznámějších technikách používaných pro hodnocení pracovních míst.

Co je analýza pracovních míst? – obsah:

1. Co je analýza pracovních míst?
2. Analýza pracovního místa
3. Techniky analýzy pracovních míst
4. Analýza dovedností
5. Analýza kompetencí
6. Shrnutí

Co je analýza pracovních míst?

Analýza pracovních míst je proces hodnocení zahrnující roli a kompetence potřebné pro konkrétní práci. Je to jedna z nejdůležitějších metod řízení lidských zdrojů v jakékoli organizaci. Cílem analýzy má několik aspektů a cílů: popis pracovního místa, plánování kariérního rozvoje, organizace pracovního místa, výběr a nábor, hodnocení pracovních pozic a příprava mzdové struktury ve společnosti.

Analýza pracovních míst zahrnuje systematické shromažďování informací souvisejících s daným pracovním místem, se zaměřením na výhody, které plynou z této pozice ve společnosti. Dále analýza pracovních míst soustředí na nezbytné dovednosti a znalosti potřebné pro osobu, která pracuje na této pracovní pozici.

Analýza pracovního místa

Analýza pracovního místa by měla poskytnout informace v souvislosti s podrobnými otázkami, jako jsou:

• Na co je pracovní pozice určena?
• Jaký je rozsah povinností?
• Za co je zaměstnanec odpovědný?
• Jaká je úroveň efektivity probíhajících činností?
• Jaká je struktura reportovacích linií?
• Jaké jsou motivující faktory?
• Jaké jsou pracovní podmínky, vybavení na pracovišti a ergonomie?

Analýza pracovního místa je praxe, jejímž cílem je shromáždit konkrétní informace. Prvním krokem analýzy je využití dokumentace společnosti k tomu, abychom se dozvěděli více o podnikání, jeho cílech, postupech a organizační struktuře.

V dalším kroku se podrobně zkoumá pracovní pozice, povinnosti, probíhající činnosti a obecný cíl pozice. V této fázi je užitečné mít konverzaci s manažerem oddělení nebo sekce a zaměstnanci. Je prospěšné požádat zaměstnance, aby vedli deník probíhajících činností po dobu jednoho nebo dvou týdnů. Pozorování pracovního místa je také užitečné, stejně jako stínování práce během dne.

Techniky analýzy pracovních míst

Existuje mnoho technik analýzy pracovních míst, které pomáhají rychle a efektivně shromažďovat data.

• Konverzace – obvykle se koná se zaměstnanci. Všechna shromážděná data musí být ověřena s manažerem nebo vedoucím týmu. Nejdůležitějšími otázkami jsou: úroveň nezávislosti, typické problémy, úroveň obtížnosti, potřebná kvalifikace, potřebné dovednosti. Výhody: flexibilita, jednoduchost. Nevýhody: časově náročné, pracné analýzy informací.

• Dotazníky – vyplňují je zaměstnanci, ověřuje je manažer nebo vedoucí týmu. Zde je klíčové formulování dotazníku, který musí obsahovat jednoduché, transparentní, srozumitelné otázky. Výhody: užitečné pro analýzu mnoha pracovních pozic, šetří spoustu času. Nevýhody: příprava dotazníku je časově náročná, přesnost výsledků závisí na kvalitě dotazníku a interpretačních schopnostech respondentů.

• Kontrolní seznam – v této metodě se používá specifický typ dotazníku. Dotazník je silně strukturovaný a obsahuje pouze takové otázky, které vyžadují, aby respondent označil buď „ano“, nebo „ne“. Respondenti mohou pouze zkontrolovat nebo ohodnotit vlastnost práce. Kontrolní seznam může být založen na dlouhém seznamu otázek-úkolů, které musí zaměstnanci označit pouze ty, které se vztahují k jejich práci. Výhody: jednoduchost, dobré pro mnoho různých pracovních pozic. Nevýhody: příprava kontrolního seznamu je časově náročná, není vhodná pro malé skupiny účastníků.

• Pozorování – vyžaduje stálou přítomnost během práce, kdy se shromažďují veškeré informace o práci: doba trvání úkolů, metody, postupy – to vše lze sledovat během pozorování. Výhody: užitečné pro klíčové pozice, objektivita. Nevýhody: velmi časově náročné, nevhodné pro všechny pozice, které zahrnují mentální činnosti, které nejsou pozorovatelné.

• Sebeopis – písemný popis pracovní pozice a všech úkolů provedených zaměstnancem. Výhody: žádná přípravná fáze, rozsáhlý srovnávací materiál. Nevýhody: obtíže při psaní popisu, subjektivita, potřeba poskytnout školení nebo poskytnout pokyny před úkolem.

• Deníky a zprávy – vedené na denní bázi, popisující typický den, hodinu po hodině. Takové deníky mohou být připraveny po každém pracovním dni. Deníky jsou obzvláště užitečné pro manažerské pozice. Výhody: žádná přípravná fáze, rozsáhlý srovnávací materiál. Nevýhody: obtíže při psaní popisu, subjektivita, potřeba poskytnout školení nebo poskytnout pokyny před úkolem.

• Hierarchická analýza úkolů – dělí povinnosti do hierarchických sad úkolů a podúkolů. Tato metoda ukazuje všechny úkoly jasným a transparentním způsobem, popisuje standardy provozu a pracovní podmínky. Obvykle se používá pro modré límečky. Výhody: podrobná analýza cílů s jasnou cestou k jejich dosažení. Nevýhody: časově náročné, vyžaduje vysoké kompetence analytika.

Analýza dovedností

Další fází analýzy pracovních míst je zkoumání dovedností potřebných pro danou pracovní pozici. Hlavním cílem takového vyšetřování jsou informace o dovednostech, které jsou potřebné k dosažení určité úrovně efektivity. Pozice je analyzována především s ohledem na dovednosti a schopnosti, které jsou pro pozici vyžadovány. Analýza dovedností se využívá především pro kancelářskou a manuální práci s využitím technik, jako jsou:

• Rozdělení práce – analýza pozice provedená rozdělením všech úkolů, procesů a povinností.
• Analýza manuální dovednosti – pozorování zkušených pracovníků během jejich práce, podrobný popis pohybů a tělesných pozic.
• Analýza úkolů – cílem analýzy je najít možné obtíže a navrhnout související školící techniky.
• Analýza chyb – analýza typických chyb, které se vyskytují v souvislosti s danou pozicí, zejména těch, které mají finanční důsledky.
• Analýza učebních schopností – hodnocení učebních schopností, které pomáhají přinášet uspokojivé výsledky.

Analýza kompetencí

Analýza kompetencí se vztahuje k behaviorálním a funkčním schopnostem zaměstnance. Analýza se obvykle zaměřuje na kompetence nezbytné pro danou pracovní pozici. Existuje několik technik používaných pro analýzu kompetencí:

• Rada od odborníka – velmi široká a ne příliš efektivní technika, která zahrnuje hledání rad od zkušeného jednotlivce, který je požádán, aby sestavil seznam kompetencí.
• Strukturovaná konverzace – konverzace vedená s mnoha zaměstnanci je založena na seznamu kompetencí a umožňuje podrobné posouzení pozitivních a negativních ukazatelů chování, které ovlivňují efektivitu práce.
• Workshop – workshopy vedou jednotlivci, kteří mají odborné znalosti a pracovní zkušenosti. Klíčové kompetence organizace jsou hodnoceny touto technikou.
• Funkční analýza – je popis hlavního cíle pozice s definicí její strategické funkce.
• Analýza kritických událostí – analýza kompetencí založená na skutečných, probíhajících kritických událostech.

Analýza pracovních míst – shrnutí

Efektivní řízení lidských zdrojů v organizaci vyžaduje pravidelné provádění analýzy pracovních míst. Výsledky analýzy jsou výchozím bodem pro realizaci mnoha cílů. Analýzy umožňují přípravu popisů pracovních pozic, hodnocení pracovních pozic a nastavení mzdové struktury ve společnosti. Analýza pracovních míst je neocenitelným nástrojem pro motivaci, hodnocení a odměňování zaměstnanců. Získané výsledky mohou naznačit směr budoucího rozvoje a ukázat možné způsoby efektivního využití lidských zdrojů. Řídící tým může tyto informace využít k dosažení cílů organizace.

Právě jste si přečetli o analýze pracovních míst. Podívejte se na 5 nejpopulárnějších typů crowdfunding

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedIn, Instagramu, YouTube.