Efektivní správa smluv. 3 nezbytné prvky pro vaši organizaci

Co je řízení smluv?

Řízení smluv je proces plánování, vyjednávání, podepisování, plnění a sledování různých typů smluv, jejichž úkolem je budovat vztahy se zákazníky, dodavateli, zaměstnanci nebo obchodními partnery. Cílem tohoto procesu, který může provádět jeden zaměstnanec nebo celé oddělení v závislosti na velikosti organizace, je zajistit, aby všechny smlouvy byly plněny efektivně a v souladu s jejich podmínkami. Začíná to identifikací potřeb organizace, výběrem dodavatelů a definováním podmínek dohody a končí hodnocením pokroku smlouvy a, pokud je to nutné, přijetím opatření k vyřešení jakýchkoli problémů, které se objeví.

Výhody řízení smluv

Řízení smluv pomáhá organizaci dosáhnout jejích obchodních cílů. To však není jediná výhoda spojená s pečlivě vyvinutou strategií řízení smluv. Proces také pomáhá:

• Zmírnit riziko – přidání ustanovení o důvěrnosti nebo ochraně údajů může výrazně snížit riziko pro podniky,
• Optimalizovat náklady – organizace mohou výrazně snížit náklady na služby a dodávky pečlivou analýzou a vyjednáváním podmínek podepsaných smluv,
• Zvýšit provozní efektivitu – podniky mohou výrazně zlepšit svou produktivitu sledováním a hodnocením výkonnosti dodavatelů a obchodních partnerů na základě podmínek podepsaných smluv,
• Budovat silné vztahy se zainteresovanými stranami – dodržování termínů a plnění podmínek smlouvy má pozitivní dopad na vztahy se zaměstnanci, partnery nebo dodavateli,
• Chránit zájmy společnosti – vypracováním smluv v souladu s platnými zákony a předpisy chrání společnosti před potenciálními právními důsledky.

Klíčové prvky řízení smluv

Může přinést několik dlouhodobých výhod organizacím. Ale to se nestane bez efektivní strategie řízení smluv. Zde jsou tři klíčové prvky úspěšného procesu řízení smluv:

1. Stanovení jasných pravidel a postupů

Jak malé, tak velké společnosti by měly mít politiku smluv, která vymezuje cíle, odpovědnosti a postupy pro plánování, vyjednávání, podepisování a plnění smluv. Takový dokument by měl být jasný a transparentní, tj. srozumitelný pro všechny zúčastněné. Měl by být také aktualizován, například když se objeví problémy při realizaci procesu nebo když se v oboru objeví nové praktiky.

2. Implementace systému řízení smluv

Efektivní řízení smluv vyžaduje, aby organizace měla centrální databázi nebo systém, kde jsou uloženy všechny smlouvy, ideálně kategorizované podle typu, data vypršení, hodnoty a dalších relevantních kritérií. Taková centralizace a kategorizace výrazně usnadňuje procesy prováděné v rámci organizace.

V tomto případě bude užitečný nástroj CRM dostupný ve Firmbee, který vám umožní ukládat a organizovat údaje o zákaznících a dodavatelích na jednom snadno přístupném místě. Systém také umožňuje sledovat stav smluv a vytvářet štítky. Co víc, Firmbee přichází s bezplatnou aplikací pro fakturaci pro jakoukoli měnu, daňovou sazbu nebo slevu. Vyzkoušejte Firmbee zdarma!

3. Sledování podmínek a termínů

Organizace by měly neustále sledovat podmínky podepsaných dlouhodobých smluv a usilovat o příležitosti k zajištění výhodnějších podmínek. Renegociace mohou pomoci přizpůsobit smlouvy vyvíjejícím se potřebám (např. jak se mění ekonomika). Co víc, umožňuje to firmám pečlivě sledovat termíny vypršení smluv, aby mohly plánovat a jednat v souladu s tím, jak se tyto termíny blíží.

Shrnutí

Efektivní řízení smluv je kritické pro fungování společností v každém odvětví. Na jedné straně je součástí každodenního provozu podnikání a na druhé straně je nezbytné pro dosažení stanovených obchodních cílů (i když ne přímo). V dynamickém podnikatelském prostředí jsou organizace, které zavedly efektivní proces řízení smluv, schopny rychle reagovat na změny na trhu, minimalizovat existující rizika a dosáhnout větší provozní efektivity. V důsledku toho je tento proces mocným nástrojem pro budování jejich konkurenční výhody.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.