Digitální finanční management a online účetnictví | Digitalizace vašeho podnikání #5

Digitální finanční management a online účetnictví se staly stále populárnějšími v podnikání. Podle zprávy společnosti Sage (2020) již 67 % malých a středních podniků používá taková řešení. Pojďme se blíže podívat na to, proč stojí za to implementovat digitální finanční management a jak může online účetnictví prospět vaší společnosti. Čtěte dále a zjistěte více.

Online účetnictví – obsah:

1. Úvod
2. Přehled dostupných nástrojů a softwaru
3. Klíčové aspekty implementace digitálních finančních služeb
4. Bezpečnost dat a hrozby v online účetnictví
5. Budoucnost digitálního finančního managementu a online účetnictví
6. Shrnutí

Úvod

Automatizace účetních procesů, jako je vystavování faktur nebo vyřizování daní, může výrazně zvýšit efektivitu vaší společnosti. Například může snížit čas potřebný k vystavení faktur o 73 %. Co víc, integrace online účetních systémů s dalšími zařízeními používanými ve společnosti, jako jsou CRM software, systémy pro řízení projektů, systémy pro správu plateb a HRMS, vám umožňuje centralizovat vaše data a snadněji kontrolovat vaše finance. Dále schopnost provádět online platby zjednodušuje proces správy hotovosti a spolupráci s dodavateli a zákazníky.

Přehled digitálních finančních nástrojů a softwaru

Účetní software nabízí mnoho funkcí. Než si vyberete konkrétní software, je dobré zkontrolovat, zda je certifikovaný. Zajišťuje to, že nástroj splňuje předpisy země, ve které podnikáte, a je bezpečný pro podnikatele. Pro začlenění online účetnictví do vašeho podnikání je nezbytné vybrat správného poskytovatele. Mezi nejpopulárnější nástroje patří:

1. Xero – snadno použitelný nástroj, který vám umožňuje rychle vystavovat faktury a integrovat se s různými platebními systémy. Bohužel, jeho cena může být pro malé podniky poměrně vysoká, zejména pokud chtějí využívat další funkce.
2. QuickBooks – poskytuje širokou škálu funkcí, jako je správa zásob a sledování času, což z něj činí univerzální řešení pro různé odvětví. Jeho největší nevýhodou je však rozhraní programu, které může být problematické pro ty, kteří nemají účetní zkušenosti.
3. Wave – nabízí bezplatný přístup k základním účetním funkcím, jako je vystavování faktur a sledování výdajů. Nicméně má méně funkcí než jiné placené nástroje, což může omezit jeho užitečnost pro náročnější podniky.
4. Firmbee – tento bezplatný nástroj vám umožňuje provádět mnoho časově náročných úkolů automatizovaným a výrazně zjednodušeným způsobem. Nabízí takové funkce jako:

• kontrola nákladů na zaměstnance – to vám umožňuje sledovat personální výdaje, aplikovat individuální sazby zaměstnanců a generovat náklady na základě zaznamenaného času.
• částečné platby – umožňují zákazníkům provádět platby na splátky, přičemž si udržují kontrolu nad tím, kolik ještě musí splatit.
• personalizované faktury – umožňují využívat systém finančního managementu k vytváření různých faktur s nestandardními měnami a daňovými sazbami.

Software také nabízí snadnou migraci dat z existujících účetních systémů a podporu různých typů podnikání. Registrace na platformě je jednoduchá a rychlá, a intuitivní rozhraní usnadňuje používání, i pro začínající podnikatele.

Klíčové aspekty implementace digitálních finančních služeb

Proces implementace online účetnictví může být náročný. Nicméně zároveň přináší obrovské výhody. Je však dobré pamatovat na několik klíčových aspektů, které mohou pomoci při jeho implementaci. Především je doporučeno zapojit zkušeného účetního, který podpoří implementaci a poskytne rady v každé fázi.

Dalším důležitým aspektem je výběr správného času pro zavedení změn. Například na začátku fiskálního roku to bude mnohem snazší než uprostřed roku. To vám pomůže vyhnout se problémům s přenosem dat mezi systémy.

Bezpečnost dat a hrozby v online účetnictví

Kromě mnoha výhod online účetnictví existují také některá rizika spojená s bezpečností dat. Podnikatelé by si měli být vědomi potenciálních problémů a přijmout vhodná opatření k minimalizaci rizik:

• Ztráta dat – je třeba si pamatovat pravidelně zálohovat své finanční údaje, aby se předešlo ztrátě informací v důsledku selhání systému, chyb operátora nebo hackerských útoků. Je dobré zvolit software, který automaticky vytváří zálohy na zabezpečených serverech.
• Šifrování dat – stojí za to zvolit software, který používá pokročilé šifrovací techniky k ochraně informací před neoprávněným přístupem.
• Vzdělávání a školení – bezpečnost finančních dat uložených a zpracovávaných digitálně je ohrožena nejen hardwarovými a softwarovými poruchami, ale také nešikovným používáním online účetnictví. Proto by zaměstnanci s přístupem k online účetnímu softwaru měli být obeznámeni s riziky kybernetické bezpečnosti. Pravidelné školení a aktualizace jejich znalostí v této oblasti jsou důležitou součástí strategie řízení rizik.

Budoucnost digitálního finančního managementu a online účetnictví

Budoucnost online účetnictví se jeví jako velmi slibná. Rozvoj technologií, jako je umělá inteligence a strojové učení, umožňuje automatizaci procesů. Vytváření automatizovaného pracovního postupu ve společnosti je čím dál snazší díky nástrojům jako Zapier nebo Make.com. Tyto nástroje lze použít k vytváření přizpůsobených procesů, což usnadňuje zvládání složitých finančních operací a správu financí. S rozvojem AI a klesající popularitou hotovostních transakcí můžeme očekávat exponenciální růst moderních nástrojů a softwaru v příštích několika letech, což umožní ještě lepší kontrolu nad financemi společnosti.

Shrnutí

Online účetnictví se stává stále populárnějším řešením pro správu podnikových financí. I přes několik výhod existuje také mnoho rizik spojených s bezpečností dat. Abychom plně využili výhod online účetnictví, stojí za to vybrat správný software, zabezpečit systém proti kybernetickým hrozbám a pravidelně školit zaměstnance. Budoucnost této oblasti se jeví jako velmi slibná, což by mohlo vést k dalšímu vývoji a inovacím.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.