Nejvíce užitečné dovednosti projektového manažera | #26 Jak začít s projektovým řízením

Práce projektového manažera (PM) vyžaduje plánování a organizaci, ale především flexibilitu a bdělost. Je to schopnost vidět včasné známky blížící se změny a sledovat mnoho měnících se okolností současně, co může učinit úsilí PM úspěšným.

Nejužitečnější dovednosti projektového manažera – obsah:

1. Úvod
2. Univerzální dovednosti v práci projektového manažera
3. Specializované dovednosti projektového manažera
4. Mýty o roli projektového manažera
5. Shrnutí

Úvod

Optimální soubor dovedností projektového manažera se skládá z univerzálních, také nazývaných přenosné dovednosti, a specializovaných dovedností. Jejich poměr se liší v závislosti na předmětu a velikosti realizovaného projektu. Jedna věc však zůstává konstantní. Projektoví manažeři používají každý den širokou škálu dovedností. To je způsobeno tím, že jejich práce je velmi rozmanitá a umožňuje jim čelit různým výzvám každý den. Jeden den je to organizace a vedení schůzky se zainteresovanými stranami, zatímco druhý den je to vypracování podrobného rozpočtu pro další milník. Jaké dovednosti jsou tedy nejpříznivější?

Univerzální dovednosti v práci projektového manažera

Abychom se podívali na univerzální dovednosti, které se hodí při řízení projektů, představte si organizaci stěhování. Abychom to udělali efektivně, musíme prokázat naši schopnost:

• plánování – zabalit všechno ve správném pořadí a sladit datum opuštění jednoho bytu s přestěhováním do nového místa,
• organizace – domluvit se s stěhovacími pracovníky, dopravním týmem a správně označit všechny krabice a boxy s věcmi,
• řízení nákladů – vidět už ve fázi přemýšlení o stěhování, zda si budeme moci dovolit naši vysněnou nemovitost, kolik bude stát stěhování a zařizování nového místa,
• spolupráce s ostatními – mezilidské dovednosti v případě stěhování budou obzvlášť užitečné ve fázi přesvědčování přátel a rodiny, aby pomohli, a snadnost komunikace určitě usnadní a zpříjemní proces stěhování majetku.

Výše uvedený seznam je nejzákladnější základ, který projektový manažer rozvíjí vykonáváním každodenních povinností a přidáváním podrobných dovedností. Například pro plánování – znalost softwaru používaného k rozdělení úkolů a milníků v projektu, který začíná. A pro spolupráci s ostatními – delegování úkolů a průběžné moderování pracovního toku týmu.

Specializované dovednosti projektového manažera

V práci PM, kromě univerzálního plánování, organizace, řízení a spolupráce, se hodí několik specializovaných dovedností. Mezi ně patří:

• rozhodování,
• reporting,
• flexibilita, a
• rozpoznávání a reagování na změny.

Schopnost rozhodovat a nést za to odpovědnost je úzce spjata s nejdůležitějšími momenty životního cyklu projektu, stejně jako s vedoucí pozicí, kterou projektový manažer zaujímá v rámci týmu.

Reporting je na druhé straně kombinací efektivní komunikace, organizace úkolů a spolupráce s ostatními. Zkušený PM ví, jak připravit informace určené pro zainteresované strany, co do nich zahrnout, a také jak a jak často s nimi komunikovat.

Flexibilita pomáhá vytvářet komunikační styl, který vyhovuje zainteresovaným stranám projektu. Umožní také projektovému manažerovi přizpůsobit způsoby práce týmu, se kterým pracuje. Například sladit frekvenci schůzek a hloubku diskuse o dokončených úkolech s úrovní zkušeností týmu. Nicméně dovednost, která může určit úspěch nebo neúspěch PM, je flexibilita při plnění úkolů – včetně opakovaných. To znamená brát v úvahu aktuální okolnosti a být schopen překročit schéma, aby se dosáhlo očekávaných výsledků.

Tato dovednost je úzce spjata s poslední – obtížně trénovatelnou citlivostí na změny v prostředí. Reagování na změny se vztahuje téměř na všechny oblasti projektu. Příkladem je přizpůsobení rozpočtu měnícím se cenám – to pak znamená rozpoznat trendy a využít je, stejně jako zaznamenat očekávání zákazníků a jejich finanční možnosti.

Mýty o roli projektového manažera

Existuje několik mýtů spojených s rolí PM. Stačí se podívat na jeho nepříliš příjemný stereotypní obraz. Pro mnohé je to obraz arogantního mladého muže, který začal svou kariéru velmi brzy. Perfektně rozumí každému detailu projektu, nebo si to alespoň myslí, a bez milosti poukazuje na chyby svých kolegů.

Pojďme se blíže podívat na tento karikovaný portrét a věnovat pozornost třem základním mýtům.

Mýtus 1. Projektový manažer má spoustu zkušeností v organizaci, kde řídí projekt.

Mýtus 2. Projektový manažer dokonale zná všechny otázky související s projektem.

Mýtus 3. Projektový manažer kontroluje a zlepšuje úkoly vykonávané všemi členy týmu.

Mýtus 1 souvisí s vírou, že pouze osoba s mnoha zkušenostmi může efektivně řídit projekty. Nicméně v mnoha případech může i nováček, který vyvinul přenosné dovednosti funkční v projektovém řízení, dobře vykonávat roli pomocného projektového manažera. To platí také pro lidi, kteří získali zkušenosti v jiných organizacích, pokud znají správné nástroje a metody, které potřebují, aby se jako PM zapadli.

Mýtus 2 spojuje představu, že PM musí znát všechny detaily projektu zpaměti a má dobře zavedené odborné znalosti v oblasti projektu. Nicméně detaily projektu jsou uchovávány v softwaru, v dobře uspořádané formě. Úkolem projektového manažera je vytvořit a udržovat tento pořádek a využívat informace. Odborné znalosti, na druhé straně, mají členové týmu. PM bude potřebovat rozsáhlé znalosti, aby stanovil obecný rámec, jak by měl projekt pokračovat, a klást správné otázky.

Mýtus 3 je součástí stereotypu, ve kterém PM zlepšuje každý detail úkolů zadaných týmu. Mikromanagement je jednou z chyb při práci s týmem. Nicméně to není součástí povinností PM!

Shrnutí

Univerzální dovednosti, nebo agilita, jsou užitečné v práci projektového manažera:

• plánování
• organizace
• řízení nákladů, stejně jako
• práce s lidmi.

Nicméně dovednosti projektového manažera nejsou o nic méně důležité, a to efektivní rozhodování, dovednosti reportingu, stejně jako flexibilita a efektivní reakce na změny.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.