Jak připravit úspěšný plán pro případ nečekaných událostí v projektu? | #21 Jak začít s řízením projektů

Jak připravit plán pro případ nouze? Nejlepší je přistupovat k tomu krok za krokem. Tímto způsobem, když nastane krize, můžete klidně sáhnout po složce označené jako “Plán B”.

Plán pro případ nouze – obsah:

1. Úvod
2. Kdy stojí za to změnit plán realizace projektu?
3. Plán B: pro příležitosti a hrozby
4. Jak připravit plán pro případ nouze?
5. Shrnutí

Úvod

Plán pro případ nouze se vytváří na základě analýzy rizikových oblastí. Jeho cílem je minimalizovat ztráty, když věci nejdou podle plánu, a také využít nepředvídané příležitosti, které se na cestě objeví. Jinými slovy, plán pro případ nouze slouží k optimalizaci reakce na rizika.

Může zahrnovat nápady na reakci na nouzové situace nebo když se objeví nečekané příležitosti k růstu. Například může zahrnovat nápady na získání dodatečného financování, pokud rozpočet překročí nebo se objeví slibný investor. Plán pro případ nouze může také naznačit možnost převedení odpovědnosti v rámci týmu v případě náhlé nepřítomnosti klíčového specialisty nebo možnost najmutí další osoby. Příprava plánu pro případ nouze také umožňuje definovat podmínky, které určují tržní situaci, v níž by měl být celý projekt okamžitě zastaven. Ale kdy by mělo být rozhodnuto o realizaci Plánu B? A jak vytvořit plán pro případ nouze, abychom se připravili na nejpravděpodobnější scénáře?

Kdy je dobrý nápad změnit plán realizace projektu?

Rizika provázejí realizaci jakéhokoli projektu. Měla by být hodnocena v iniciační fázi a poté sledována po celou dobu jeho trvání. Podle PMBOK je nejefektivnější reagovat proaktivně na změny, tj. přizpůsobit postupy podmínkám, než rizika dosáhnou kritického bodu, a přijmout rizika určité úrovně a zdržet se jejich vyhýbání se za každou cenu.

Realizace plánu pro případ nouze by měla záviset na několika faktorech. Především by měla být reakce:

• přiměřená úrovni hrozby – to znamená, že projekt nepřerušujeme, protože má projektový manažer rýmu,
• realistická – to znamená, že zohledňuje kontext vzniku hrozby, například pokud cena suroviny rychle roste po celé zemi, nebudeme hledat levnějšího dodavatele,
• vědomě přijatá osobou, která za to předem ponese odpovědnost, po zvážení různých možností reakce.

Velmi často plán pro případ nouze umožňuje situaci rychle dostat pod kontrolu. S dobře navrženým způsobem reakce na nečekané události se projekt může vrátit na normální cestu realizace. Nicméně, někdy realizace plánu pro případ nouze zahrnuje přeformulování důležitých oblastí projektu.

Plán B: pro příležitosti a hrozby

Na jaké typy rizik by se mělo věnovat zvláštní pozornost? Plán realizace projektu stojí za to změnit ve dvou případech: když to pomůže vyhnout se katastrofě nebo dosáhnout výrazně lepších výsledků. Změna plánu, když rizika vzrostou, je obvykle doprovázena problémy, jako jsou:

• zpoždění realizace projektu,
• překročení rozpočtu,
• technické problémy a poruchy,
• problémy týmu,
• ztráta důvěry zainteresovaných stran.

Naopak, příležitosti vyžadující přechod na Plán B zahrnují, ale nejsou omezeny na:

• nové technologické příležitosti,
• přebytky rozpočtu,
• vyšší než očekávaná efektivita práce týmu,
• náhlý nárůst poptávky po produktech nebo službách, na které se projekt zaměřuje.

Jak připravit plán pro případ nouze?

Plán pro případ nouze bychom měli vypracovat paralelně s plánem projektu, který máme v úmyslu realizovat. Analyzováním milníků potřebných k dosažení cíle projektu je snazší si představit možnosti a rizika, která mohou provázet konkrétní akce.

Dobře navržený plán pro případ nouze zohledňuje rizika s nejvyšší pravděpodobností výskytu. To je proto, že není možné se připravit na všechny situace a je neefektivní vytvářet akční plány v případě útoku mimozemské civilizace.

Nicméně, zkušený projektový manažer může předvídat nejpravděpodobnější oblasti rizika. Například v projektu na vývoj softwaru pro klienta bude hlavním rizikem změna požadavků. A právě pro takovou okolnost bychom měli mít plán připravený. Například musíme předem předpokládat a napsat do smlouvy dobře definovaná kritéria přijetí a podmínky, které musí hotový produkt splňovat, spolu s agilními metodologiemi přijatými s ohledem na tento typ projektu.

Ačkoli každý projekt vyžaduje individuální přístup, stojí za to mít na paměti několik principů pro přípravu plánu pro případ nouze:

1. Předvídejte riziko. Nelze se mu vyhnout, takže je lepší se s ním postavit čelem.
2. Připravte podrobný akční plán pro nejpravděpodobnější scénáře. Obecný náčrt v krizi nepomůže.
3. Využijte hrozbu jako příležitost ke změně. Možná to projekt učiní úspěšnějším, než jste očekávali.
4. Nezkoušejte vše vysvětlit týmu. Většina členů týmu nemá v hlavě plán pro celý projekt, takže si možná ani neuvědomují jeho realizaci. Řekněte jim pouze to, co se přímo týká jejich práce.
5. Pomozte týmu projít změnou. Pokud změny zahrnují způsob realizace projektu nebo způsob, jakým tým spolupracuje, věnujte zvláštní pozornost tomu, zda jsou všichni obeznámeni s novým způsobem práce.

Shrnutí

Plán pro případ nouze je způsob, jak proaktivně řešit rizika v projektu. Umožňuje snížit ztráty z nouzových situací, jako jsou zpožděné dodávky nebo ztráta zákazníka. Také umožňuje využít nadcházející příležitosti, které nabízejí možnost dosáhnout cíle projektu rychleji nebo lépe.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.