Jak nastavit projektový tým? | #29 Začínáme s projektovým řízením

Podle PMBOK je projektový tým “soubor jednotlivců vykonávajících práci na projektu, aby dosáhli jeho cílů.” Přesto věříme, že taková definice opomíjí alespoň jeden důležitý aspekt dosažení cíle projektu: spolupráci. A na to se dnes chceme zaměřit při odpovědi na otázku, jak sestavit projektový tým.

Jak sestavit projektový tým? – obsah:

1. Úvod
2. Kompetence a odpovědnosti členů týmu
3. Osobnosti v týmu
4. Role v týmu
5. Shrnutí

Úvod

Když se projektový manažer pustí do sestavování projektového týmu, již dokončil fázi iniciace projektu a část plánovací fáze. Úkol je snazší, pokud projekt zahrnuje lidi uvnitř organizace. Ale často projekty vyžadují najímání nových specialistů, externích konzultantů nebo freelancerů.

Pokud se projekt koná ve velké organizaci, stačí, aby projektový manažer přesně určil rozsah kompetencí a odpovědností potřebných specialistů. Personální oddělení se pak postará o nábor vhodných kandidátů.

Pokud se však jedná o menší firmu nebo startup, projektový manažer bude muset zvládnout výběr vhodných kandidátů. Tento úkol se také nazývá “získávání projektového týmu” a zaměřuje se na dvě oblasti:

• kompetence a profesní zkušenosti, a
• individuální osobnostní rysy budoucích kolegů.

To jsou ti, kteří brzy promění skupinu specialistů v tým. Konkrétně, že budou efektivně spolupracovat po celou dobu projektu.

Kompetence a odpovědnosti členů týmu

Definování odpovědností každého člena týmu je na začátku spolupráce velmi důležité. Důvodem je, že se často stává, že kompetence kolegů se překrývají. Projektový manažer proto musí určit, kdo je odpovědný za realizaci konkrétního úkolu. Na druhou stranu by lidé pracující společně na určité oblasti projektu měli cítit, že sdílejí odpovědnost za jeho úspěch (sdílené vlastnictví).

Další obtíže, kterým čelí projektový manažer, naznačují otázky:

• Jak identifikovat, kteří specialisté budou vhodní k vykonávání úkolů?
• Jaké nástroje budou potřebovat? A co následuje –
• Jak určit rozpočet potřebný k dokončení týmu?

Zde se můžeme zaměřit pouze na otázky. Odpověď se bude lišit v každém projektu.

Osobnosti v týmu

V projektovém týmu musí mít každý člen správné dovednosti a zkušenosti. Ale stejně důležité jsou osobnostní rysy, které učiní tým silným a soudržným. Pokud jde o společné rysy, projektový tým musí sestávat z lidí, kteří jsou:

• flexibilní a přizpůsobiví měnícím se podmínkám
• otevření novým výzvám
• kooperativní
• ochotní převzít odpovědnost za jim přidělené úkoly, a
• vědí, jak se vyrovnat se stresem.

Přesto je stejně důležitá rozmanitost osobností a pracovních stylů. To umožní mnohem lépe využít jejich silné stránky. Všechny týmy budou mít prospěch z jednotlivců, kteří jsou:

1. Orientovaní na cíl – zaměřují se na dosažení co nejlepších výsledků a jsou akčně orientovaní
2. Kreativní – plodní s nápady, projevují vysokou úroveň inovace a schopnost nalézt nová řešení
3. Na lidi orientovaní – pro které jsou ostatní lidé, vztahy a vzájemné porozumění nejdůležitější

Role v týmu

Neformální týmové role se objevují spontánně. Je však dobré si uvědomit jejich existenci a dynamiku během realizace projektu. Hlavní role v projektovém týmu zahrnují:

• Vedoucí – věnuje zvláštní pozornost efektivitě týmu,
• Zprostředkovatel – řeší konflikty a pomáhá týmu fungovat efektivněji
• Šašek – ten, kdo dělá ostatními smát a zlepšuje náladu týmu,
• Upomínka – vždy si pamatuje důležité termíny a úkoly,
• Koordinátor – pomáhá týmu fungovat efektivněji kombinováním pracovních prvků jednotlivých členů,
• Mentor – často starší člen týmu, který je ochoten sdílet zkušenosti a znalosti s ostatními.

Neformální role pomáhají týmu fungovat efektivně a přinášejí lepší výsledky. Nicméně je nesmíte považovat za náhradu za formální odpovědnosti.

Shrnutí

Výběr projektového týmu může určit úspěch nebo neúspěch celého projektu. Proto je tak důležité, aby tým sestával z lidí s různými dovednostmi a osobnostmi, různými zkušenostmi a pracovními styly. Pokud projektový manažer správně vybere kolegy, přirozeně zaujmou neformální role, aby vytvořili soudržný tým, což zvyšuje šance na úspěch a další plodnou spolupráci.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.