Dopad oddělení lidských zdrojů a vedoucích týmů na udržení zaměstnanců a jejich zapojení

Výzvy v udržení zaměstnanců

Fluktuace zaměstnanců je procento zaměstnanců, kteří opustili organizaci v určitém období a byli nahrazeni novými lidmi. Může být dobrovolná (zaměstnanec se rozhodne opustit společnost tím, že podá výpověď nebo odejde do důchodu) nebo nedobrovolná (zaměstnanec je propuštěn). V druhém případě jsou taková rozhodnutí většinou záměrná a řízena zájmem organizace.

Rozhodnutí zaměstnanců dobrovolně opustit své zaměstnání může být motivováno různými faktory, například nízkou spokojeností s prací, nedostatkem příležitostí k profesnímu rozvoji nebo nevyvážeností mezi pracovním a soukromým životem. V takové situaci se společnost musí vypořádat s riziky fluktuace zaměstnanců, jako jsou:

• snížená produktivita – dokud není najat nový člověk, ostatní členové týmu přebírají předchozí povinnosti zaměstnance, nebo je práce pozastavena.
• nižší kvalita produktů/služeb – snížená efektivita a produktivita týmu, spolu s nezkušeností nových zaměstnanců, přímo vedou k zhoršení kvality produktu.
• špatná morálka – vysoká fluktuace zaměstnanců negativně ovlivňuje prostředí a atmosféru uvnitř organizace – současní zaměstnanci čelí ohromující pracovní zátěži, zatímco noví zaměstnanci často bojují s pochopením svých úkolů a stávajících postupů.
• oslabená značka – vysoká míra fluktuace efektivně odrazuje potenciální kandidáty od zasílání žádostí o danou pracovní nabídku, takže HR oddělení mohou mít potíže s obsazováním volných míst.

Strategie udržení zaměstnanců

Vzhledem k výše uvedeným rizikům je udržení zaměstnanců klíčové. Udržení zaměstnanců lze definovat jako schopnost společnosti udržet zaměstnance v organizaci, o čemž jsme podrobně psali v článku: “Faktory ovlivňující udržení zaměstnanců.” Nyní si pojďme probrat strategie, které můžete použít k udržení zaměstnanců ve vaší společnosti:

1. Zlepšení procesu náboru a výběru

Již v etapě náboru stojí za to nabídnout práci kandidátům, jejichž udržení bude z pohledu společnosti výhodné. Zaměstnanci, kteří nejsou správně sladěni, nemusí splnit očekávání zaměstnavatele. V důsledku toho mohou být propuštěni nebo čelit potížím s přizpůsobením se pracovnímu prostředí, což je přiměje odejít.

Je však obtížné poznat kandidáta při jediném pohovoru. Proto stojí za to uspořádat vícestupňový náborový proces, během kterého bude možné důkladně ověřit dovednosti uchazeče, stejně jako posoudit jejich sladění s organizační kulturou a týmem (např. prostřednictvím osobnostních testů).

2. Nabídka příležitostí k růstu

Při dlouhodobém zaměstnání ve stejné společnosti může zaměstnanec dosáhnout bodu, kdy má pocit, že dosáhl svého plného potenciálu. A to vyvolává otázku: “Co dál?” V tomto okamžiku má dvě možnosti, buď zůstat v známé roli, která mu již nepřináší radost a naplnění, nebo hledat nové výzvy jinde.

Je však možné takové situaci předejít. V reakci na očekávání zaměstnanců může společnost nabídnout výhody, jako jsou workshopy, školení nebo přístup k kurzům, které jim umožní zlepšit jejich profesní dovednosti. Je však třeba poznamenat, že ne každý zaměstnanec může mít zájem o učení. Přesto může být potřeba růstu naplněna například nabídkou povýšení nebo změnou pozic.

3. Povzbuzování zpětné vazby a otevřené komunikace

Zaměstnanci sami nejlépe chápou důvody, proč opouštějí svá zaměstnání. Proto stojí za to se jich během procesu odchodu ze společnosti zeptat, proč se rozhodli odejít, a často s nimi hovořit o problémech, kterým čelí, a co si myslí, že by se dalo udělat pro zlepšení pracovního prostředí.

Aby byla zajištěna efektivní komunikace v rámci týmů, jsou pravidelné individuální schůzky nezbytné. Poskytují příležitost k hodnocení práce a angažovanosti zaměstnance, stejně jako k diskusi o jejich perspektivách na jejich roli a odpovědnosti. To pomáhá efektivně sladit úkoly s jejich dovednostmi, což zvýší jejich produktivitu.

Klíčová role HR oddělení a vedoucích týmů

HR oddělení a vedoucí týmů hrají velmi důležitou roli v udržení zaměstnanců a zvyšování jejich angažovanosti v práci. Jak jsme již zmínili, samotný náborový proces, a dokonce i to, co mu předchází, má také vliv na udržení zaměstnanců. Hovoříme o spolupráci mezi HR oddělením a vedoucím týmu, který by měl v pravý čas komunikovat potřebu najímat nového zaměstnance a poté vytvořit ideální profil kandidáta.

Na základě těchto pokynů náborář vytvoří pracovní nabídku a začne hledat nejlepšího kandidáta. Průběžná komunikace s vedoucím týmu by měla být udržována po celou dobu náborového procesu.

Jakmile je zaměstnanec najat a seznámí se se svými úkoly, je důležité sledovat jeho práci. Je však třeba se vyhnout nadměrnému dohledu, protože to může způsobit, že se bude cítit nepohodlně. Účelem sledování je jednoduše zajistit, aby úkoly nezabíraly příliš mnoho jejich času. Pokud začnou náhle vykonávat práci pomaleji, měl by se vedoucí týmu a/nebo HR oddělení pokusit zjistit příčinu. Problém může vycházet ze zdravotních problémů, stejně jako z nudy vyplývající z rutinních úkolů nebo ohromující pracovní zátěže.

Je důležité nenechat zaměstnance, aby se s problémem vyrovnával sám – mělo by být vyvinuto vzájemně uspokojivé řešení. V některých případech může být prodloužené vykonávání úkolu důsledkem nedostatku specifických dovedností. Zatímco najmutí nového člověka je jedna možnost, nákladově efektivnější přístup by byl poskytnout zaměstnanci příležitosti k rozvoji, jako jsou kurzy, školení nebo přístup k relevantním knihám. To jim umožní zlepšit své dovednosti a čelit výzvám, kterým čelí.

Pokles angažovanosti zaměstnanců a myšlenky na odchod mohou být důsledkem pocitů bezmoci a nedostatku porozumění. Aby se podpořil pocit sounáležitosti, měli by zaměstnanci být informováni o účelu svých činů a konkrétním dopadu, který mají na organizaci. Posílení jejich moci tím, že jim bude udělena kontrola nad úkoly a projekty, podporuje pocit odpovědnosti. Je však zásadní, aby se úplně neodpojili, protože mohou potřebovat mentorství a podporu.

Poskytování konstruktivní zpětné vazby je také velmi důležité. Vedoucí by neměl hovořit pouze o neúspěších zaměstnance, ale také je chválit za jejich úspěchy. Spolu s HR oddělením a vedením mohou zavést systém bonusů jako další motivátor.

Jak vám může Firmbee pomoci v udržení zaměstnanců? – případová studie

Jak vidíte, je docela obtížné udržet zaměstnance ve společnosti. Firmbee, komplexní nástroj pro řízení projektů a týmů, byl vyvinut jako řešení pro tuto výzvu. Jak mohou být schopnosti systému efektivně využity v praxi?

1. Nábor

Naplánujte celý náborový proces, počínaje vytvořením pracovní nabídky (můžete ji uložit také jako šablonu a použít ji pro další nábor), vytvořením databáze kandidátů a plánováním schůzek v kalendáři, až po najmutí osoby a přidání jako spolupracovníka.

Díky automatickým návrhům můžete snížit čas potřebný na manuální procházení životopisů. Stačí specifikovat požadované požadavky na kandidáta a na základě toho systém poskytne seznam nejlépe odpovídajících jednotlivců z databáze.

2. Řízení projektů a týmů

Vytvořte svůj tým se specifickými talenty a poté určete vedoucího týmu. Vytvořte nový projekt v Kanban tabulích, rozdělte úkoly a přiřaďte je konkrétním členům týmu. Nezapomeňte nastavit cíle pro probíhající projekt a zahrnout potřebnou dokumentaci.

Povzbuzujte zaměstnance, aby sledovali své pracovní hodiny, což vám poskytne přehled o jejich pracovních výkazech a umožní vám zjistit, kolik času tráví na každém úkolu. Tímto způsobem budete schopni rychle reagovat, pokud si všimnete nějaké nedbalosti.

3. Spolupráce a zpětná vazba

Motivujte zaměstnance poskytováním zpětné vazby prostřednictvím komentářů k konkrétním úkolům. Naplánujte pravidelné schůzky s týmem a jednotlivými členy pomocí sdíleného kalendáře. Umožněte jak offline, tak online konverzace díky integraci Firmbee s komunikačními nástroji, jako jsou Zoom nebo Slack.

Shrnutí

Angažovaný zaměstnanec nejenže zůstane déle, ale také přinese společnosti hmatatelné výhody. HR oddělení a vedoucí týmů čelí náročnému úkolu, který vyžaduje analytické dovednosti, vyvozování závěrů, identifikaci nepravidelností a problémů a rychlou reakci. Zároveň musí zajistit, aby zaměstnanci neztratili důvěru v ně a necítili se přetíženi.

Naštěstí nástroje jako Firmbee umožňují uživatelům řídit týmy a projekty nenásilným způsobem a automatizovat určité úkoly, například náborový proces. Ušetřený čas lze věnovat rozhovorům se zaměstnanci a řešení jejich potřeb.

Teď víte, jak HR a vedoucí týmů ovlivňují udržení a angažovanost zaměstnanců. Přečtěte si také: Empatické vedení na pracovišti.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.