Základy datového vyprávění

Více než jednou jsme se ocitli na školeních nebo pracovních schůzkách. Často takové schůzky obsahují prezentace shrnující určité situace ve společnosti, jejichž forma je tak odolná, že posluchači, kdyby mohli, by se rozplynuli do vzduchu. Co dělat v situaci, kdy jsme ti, kdo musí takovou prezentaci připravit? Jak učinit náš projev věcným a zároveň zajímavým pro publikum? Takzvané vyprávění dat se v tomto případě ukáže jako užitečné.

Vyprávění dat – obsah:

1. Vyprávění dat – o co jde?
2. Kde začít?
3. Prioritizace
4. Jak správně postavit datový příběh?
5. Shrnutí

Vyprávění dat – o co jde?

Se technologickým rozvojem korporací získal způsob a kvalita komunikace dat zvláštní pozornost, např. v případě zpráv nebo všech druhů zpráv prezentovaných klientům, vedení atd. Tak vzniklo boji proti nudným prezentacím, vyprávění dat.

Jednoduše řečeno, jde o vyprávění dat, způsobem, který vytváří jeho příběh. Čísla jsou prezentována v příčinných a následkových vztazích, což znamená, že příjemce není “napaden” hromadou čísel. Výsledkem je, že vnímání posluchačů je větší a informace, které jsou předávány, jsou pro ně snadněji vstřebatelné.

Kde začít?

Nejprve musíme vytvořit vizuální prezentaci, která bude naším základem. Proto musíme ověřit pravdivost dat, která máme v úmyslu zahrnout. Nesmíme dovolit situaci, v níž se odkazujeme na data, která jsou nesprávná nebo zastaralá. Dalším krokem je určit závěry, k nimž chceme dospět.

Jakmile víme, co chceme prezentací dokázat, musíme si pamatovat, abychom byli jasní. Nemůžeme na snímek dát příliš mnoho textu. Každý snímek by měl být konkrétní a jasně ilustrovat podstatu věcí. Data se nejlépe prezentují ve formě tabulky, grafu nebo diagramu, ale doporučuje se používat infografiky, grafiku nebo animace. Tento způsob zobrazení dat je pro diváka přístupnější.

Pokud chceme zdůraznit negativní podtóny dané informace, je vhodné použít červenou barvu k zesílení efektu na příjemce. V opačné situaci, kdy chceme předat pozitivní podtón dat příjemci, je vhodné použít zelené nebo modré barvy.

Písmo textu je také důležité, vyberte si jednoduchý design, bez zbytečné ornamentace, která narušuje vnímání podstaty zprávy. Jeho velikost je také významná, nejrozumnější rozhodnutí bude zvolit písmo optimální velikosti, snadno čitelné pro příjemce. Také si pamatujte, abyste to nepřeháněli s množstvím textu na snímku – mělo by zobrazovat nejrelevantnější data a poskytovat základ pro prezentujícího.

Prioritizace

Pokud už máme vizuální prezentaci, musíme přemýšlet o tom, jak ji předat. Zde bude hrát hlavní roli vyprávění dat. Aby byla naše prezentace poutavá a věcná, je třeba se řádně připravit na prezentaci dat. Existuje schéma, které je základem pro rozvoj dat podle vyprávění příběhů. Je nutné stanovit několik důležitých bodů o naší prezentaci.

Nejprve musíme zvážit kdo je protagonistou vyprávění, zda nás zajímá společnost jako celek nebo například jedno z jejích oddělení atd. Další otázkou je určit cíl nebo výzvu, které čelí protagonista příběhu. Kromě toho identifikovat překážky, na které můžeme narazit na cestě k našim zamýšleným cílům, jako jsou právní nuance nebo nedostatek personálu.

Pamatujte na to, abyste prezentovali zvrat, tj. okamžik, kdy se situace začne vyvíjet naším směrem, stojí za to zdůraznit data, která to ilustrují. Kromě toho nezapomeňte zdůraznit atributy společnosti nebo oddělení, které je problémem postiženo, a zdůraznit, co bude hrát klíčovou roli při překonávání obtíží. Posledním bodem je určit, jaké závěry vyvodit ze popsaných situací.

Jak správně postavit datový příběh?

Dalším krokem je sestavit náš příběh. Tradičně bychom měli začít úvodem. Zde bychom se měli zaměřit na seznámení posluchače s předmětem problému. K tomu se musíme seznámit s ním a poté přizpůsobit formu našeho projevu jeho mentalitě. Nemůžeme to přehánět s množstvím technologického žargonu, který je pro nespecialisty těžko pochopitelný. Jednoduchý jazyk přizpůsobený typu publika bude fungovat mnohem lépe.

Kromě toho by měl kontext projevu zahrnovat posluchače jako nedílnou součást vyprávění. Pokud problém přímo nebo nepřímo ovlivňuje publikum, určitě je bude zajímat vývoj situace.

Na začátek představte téma, k němuž se prezentace vztahuje. Také stojí za to zmínit výchozí bod příběhu a původ odkazovaných dat. V tomto bodě můžeme ilustrovat data, ukazující původní situaci relevantní pro další průběh projevu.

Poté, na základě dalších snímků naší prezentace, rozvíjíme vyprávění. V této fázi se zaměřte na cíl hlavní postavy, např. společnosti, a překážky, které může potkat. Zde se data mohou prezentovat relativně pesimisticky, ale neměli bychom se tomu vyhýbat. Negativní tón zmíněných informací pouze posílí efekt další části projevu, v níž představíme zvrat – řešení.

Poté stojí za to zdůraznit kontroverzní aspekty problému, např. větší výdaje na konkrétní sektor než konkurence. To vyvolá zvědavost posluchačů, kteří se budou ptát, čím jsou zmíněné rozdíly způsobeny. To je přiměje chtít znát odpovědi a zároveň přitáhneme jejich pozornost.

Klíčová část prezentace se týká prezentace zvratu. V této části bychom měli věnovat zvláštní pozornost akcím, které převáží misky vah na naši stranu. Mělo by být zdůrazněno pozitivní působení událostí na příjemce, např. zákazníka nebo vedení společnosti. Tímto způsobem udržíme jeho zájem o danou problematiku. To proto, že posluchač nemá zájem o suchá data, ale o okamžik, kdy to bude mít dopad na skutečný život nebo finanční situaci – tento zájem se zvýší. Proto zdůrazněte náhlý zvrat událostí, jako je nárůst zisků. V tomto případě udělá svou práci graf jasně ukazující úspěch podniku.

Na závěr zbývá shrnout situaci, ukázat výhody navrhované strategie a zdůraznit pozitivní účinky aplikovaných řešení a očekávané přínosy. Stojí za to porovnat předpokládaný vývoj situace bez aplikace našeho řešení a jeho dopad na zúčastněné. K tomu bude ideální tabulka porovnávající počáteční situaci s vyvrcholením.

Shrnutí

Vyprávění dat můžeme definovat jako schopnost komunikovat analytická data publiku způsobem, který je pro ně smysluplný a poutavý.

Díky této technice se během prezentace posluchači zamýšlejí nad vznesenými otázkami a očekávají odpovědi na své dotazy. Proto si zapamatují dobře vyprávěný příběh o datech a také vyvolají reakce, které prezentující očekává. Vyprávění příběhů stimuluje lidi k interakci s prezentujícím, čímž činí komunikaci s publikem efektivní.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterest.