Používání e-mailu ke snížení úrovně stresu. 3 skvělé způsoby, jak se vypořádat s dálkovou komunikací.

Jak snížit úroveň stresu při používání e-mailového účtu? Víte, že způsob používání e-mailu může výrazně zvýšit úroveň úzkosti? Může se zdát, že e-mail je především pohodlný. Umožňuje rychlou komunikaci mezi zaměstnanci a externími subjekty, ale zároveň vytváří technostres pro uživatele.

Používání e-mailu – obsah:

1. Snižte úroveň stresu
2. Zkuste jinou formu kontaktu
3. Nesílejte e-maily v pátek
4. Komunikujte jasně a jednoduše
5. Shrnutí

Snižte úroveň stresu

Používejte pouze svůj pracovní telefon. Váš telefon by měl být k dispozici pro kontakt pouze po dobu 8 hodin práce a poté by měl být vypnut – toto pravidlo by měli dodržovat lidé, kteří chtějí udržet rovnováhu mezi svým soukromým a profesním životem. Takové akce, jako je vypnutí e-mailu po pracovní době (firmy mohou tyto funkce využívat), zpoždění dodání zásilky (naplánování odeslání na ranní hodiny následujícího pracovního dne) nebo plánování pevných hodin příjmu pošty umožňují péči o duševní zdraví během vaší práce a ve volném čase.

Nezapomeňte se vyhnout instalaci e-mailů (nebo jiných firemních komunikačních služeb) na svůj osobní telefon. Z mnoha důvodů je to nevhodné, není to bezpečné pro ochranu citlivých dat, a na druhé straně to ovlivňuje vaši pohodu a schopnost odpočívat po práci.

Zkuste jinou formu kontaktu

Kolikrát jste poslali e-mail svému kolegovi nebo partnerovi a čekali dokonce několik dní na odpověď, i když problém byl jednoduchý a snadno řešitelný? Jak vidíte, někteří lidé rádi čekají s odpovědí pokaždé a to může frustrovat osobu, která čeká.

Jak můžete problém vyřešit? Můžete se pokusit kontaktovat osobu přímo (pokud je to možné) zavolat, nebo použít firemní instant messenger, který umožňuje rychlé zobrazení zpráv – udělejte cokoliv, abyste problém vyřešili a měli to za sebou.

E-mail obvykle není nejlepší řešení, i když si myslíme, že je to nejlepší forma kontaktu se zaměstnanci nebo obchodními partnery. Je třeba pečlivě zvážit tuto otázku v případě komunikace, která může vyvolat negativní emoce – při čtení zpráv je interpretujeme tím, že si představujeme tón hlasu a postoj protistrany. V mnoha situacích, i v současné digitální éře, může přímá komunikace přinést lepší výsledky.

Nesílejte e-maily v pátek

Chovejte se k ostatním tak, jak byste chtěli, aby se chovali k vám – toto pravidlo by mělo platit pro všechny zprávy odeslané po pracovní době. Pokud se vám nelíbí zvuk e-mailu, který přijde po 18. hodině nebo později, přestaňte je posílat sami. Bez ohledu na to, zda jste běžný zaměstnanec, manažer, nebo pracujete se svým partnerem, neměli byste ukazovat svou dostupnost. Není to jen nezdravé, ale narušuje to rytmus dne osob, se kterými spolupracujete.

Stojí za to si pamatovat, že je třeba vyhnout se posílání e-mailů v pátek odpoledne. Je těžké očekávat, že osoba rychle odpoví na náš e-mail jen několik hodin před nadcházejícím víkendem – mnoho zaměstnanců má postoj, že: může to počkat do pondělního rána. Pokud může někdo čekat na odpověď, může počkat i s odesláním e-mailu, zvlášť když každý začíná týden s dodatečnou energií po víkendovém odpočinku.

Komunikujte jasně a jednoduše

Pravděpodobně jste napsali e-mail s několika otázkami a problémy, které potřebovaly vysvětlení, ale stále jste nedostali žádnou odpověď. Tato situace (zejména pokud jste čekali na odpověď) zvyšuje úroveň stresu. Bohužel, musíte být připraveni, že tento typ problému se občas objeví – někdy dokonce častěji, než jste očekávali. Jak s tím naložit?

V první řadě napište jasně předmět zprávy, poté sestavte e-mail s myšlenkou na udržení jasného a jednoduchého způsobu komunikace. Někdy vás to donutí omezit téma e-mailu. Musíte důkladně přemýšlet, která otázka je pro vás nejdůležitější a která může být vyřešena později (použitím jiných forem komunikace).

Shrnutí

Rychle se vyvíjející technologie přinesly mnoho skvělých věcí, pokud jde o usnadnění každodenní komunikace, jak soukromé, tak profesní. Zároveň jsme čelili mnoha výzvám, zejména spojeným s tím, že jsme neustále dostupní.

E-mailové zprávy neustále přicházejí do naší schránky – během práce, ve volném čase nebo dokonce o svátcích – což je příkladem narušení rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem. Proto je dobré povzbudit zaměstnance, aby využívali všechny výše uvedené rady a tipy, přičemž je třeba mít na paměti, že v každém případě je lepší, když příklad vychází z vedení.

Čtěte také: Jak snížit digitální stres při práci na dálku

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.