4 kroky k navržení a provedení efektivního cvičení na stole

Všechno se to děje prostřednictvím mluvení, sdílení a hledání řešení, spíše než, jak je tomu v případě terénních cvičení, dělání nebo hraní. V takové formě je klíčové se naučit a zjistit, zda se teoretická ustanovení překládají do skutečných nouzových situací. Z tohoto článku se dozvíte, jakou hodnotu mohou cvičení na stole přinést organizaci, kdy je vhodné je provádět a jak je správně řídit.

Základní pravidla pro provádění cvičení na stole

Cvičení na stole je setkání zaměřené na navrhování postupů, které je třeba dodržovat, a opatření, která je třeba přijmout během nouze. V závislosti na typu organizace může zahrnovat vymezení způsobů reakce na kybernetický útok, přírodní katastrofu, jako je zemětřesení, nebo náhlý teroristický útok. Může mít také uvolněnější rozsah, například zjistit, jak se vypořádat se ztrátou klíčových členů týmu nebo náhlým výskytem konkurenta na trhu.

Bez ohledu na míru nouze mají cvičení na stole jednu společnou věc: připravený scénář se specifickými opatřeními a jejich postupem. Bez scénáře nemá provádění TXT smysl. To je proto, že hlavním cílem těchto cvičení je zkontrolovat, zda se teoretická ustanovení fungující v organizaci odrážejí v realitě a zda je třeba provést změny. Pokud tedy vaše organizace nemá definovaný plán akcí v případě nouze, prvním krokem by mělo být napsání takového scénáře.

Cvičení probíhají v uvolněném prostředí, aby všichni členové týmu mohli svobodně definovat své role při reakci na konkrétní situace a diskutovat o znepokojujících otázkách bez strachu nebo studu. Zde nejde o soutěž a testování, zda zaměstnanci mohou jednat pod tlakem, ale o učení a práci jako tým.

Jakou hodnotu přináší provádění cvičení na stole?

Provádění cvičení na stole není tak časově náročné jako terénní cvičení, ale stále vyžaduje věnování času a svolání jednotlivých členů týmu. Budete muset věnovat určité zdroje, ale to, co za to získáte, jsou mnohé výhody nejen pro organizaci, ale také pro členy týmu.

Hodnota pro organizaci, kterou může TXT přinést

• Ověření postupů během neformálního setkání je mnohem výhodnější než “živé” testování během krize
• Příležitost k vylepšení pravidel, uzavření mezer a provedení nápravných opatření
• Příležitost ke zlepšení technik reakce na nouzové situace
• Posílení vazeb mezi jednotlivými členy týmu
• Ověření, že zaměstnanci znají a dodržují teoretická ustanovení protokolů

Hodnota pro členy týmu, kterou může TXT přinést

• Příležitost projít si svou roli v neformálním formátu
• Lepší podmínky pro zapamatování si dalších kroků při řešení konkrétní situace
• Příležitost klást otázky, rozšiřovat své znalosti
• Provozování scénářů a testů usnadňuje přicházení s návrhy na změny nebo vylepšení jednotlivých záznamů

Jak provádět cvičení na stole?

1. Identifikujte účel provádění cvičení na stole

Plánování cvičení na stole by mělo začít definováním cíle, kterého chcete dosáhnout po jeho provedení, a jak plánujete aplikovat dosažené výsledky. Pro některé bude klíčovou otázkou vzdělávání těch členů týmu, kteří předtím neměli příležitost analyzovat různá ustanovení v plánech. Jiní v tom najdou šanci posoudit, zda se teoretické principy odrážejí v realitě. Ať už je váš hlavní podnět pro provádění takových cvičení jakýkoli, určitě přinesou mnohem více výhod, než plánujete.

2. Určete zúčastněné osoby a definujte jejich roli v cvičení

I když je cvičení na stole statické a provádí se formou neformální skupinové konverzace, stále existují určitá pravidla, která je třeba dodržovat. Musíte určit osoby, které se cvičení zúčastní, a přidělit jim konkrétní role. Další lidé mohou sledovat a sledovat scénář, ale aby se předešlo chaosu, neměli by se aktivně účastnit během samotného cvičení. Pozorovatelé mohou také vyjádřit své názory, což může být užitečné během hodnocení a dokumentace cvičení, takže stojí za to stanovit čas na kladení otázek a návrhy hned po TXT.

Klíčovým prvkem celého úsilí je jmenování správného vedoucího/facilitátora. Můžete se rozhodnout pro někoho z vašeho týmu nebo si na tento úkol najmout profesionála. V každém případě by to měl být někdo, kdo nejen dobře zná scénář a pravidla společnosti a úkoly jednotlivých členů týmu, ale také má specifické mezilidské vlastnosti, aby cvičení správně vedl.

Facilitátor by měl vědět a pečlivě rozhodnout, kdy následovat a kdy vést skupinu. Klíčovou vlastností, kterou by měl mít, je schopnost poskytnout pohodlné podmínky pro kreativní diskusi a řídit debatu, aby se držela tématu. Zavedený vedoucí cvičení na stole bude cítit skupinu a udržovat zdravou rovnováhu mezi uvolněností a rigidními pravidly.

3. Identifikujte konkrétní scénář

Scénář by měl reagovat na potenciální hrozbu, která je pro organizaci nejreálnější. Hodně záleží na typu podnikání, ale také na umístění sídla. Takový akční plán může řešit výskyt hurikánu nebo jiného živlu, ale také specifikovat další kroky pro řešení masivního hackerského útoku.

Bez ohledu na to, jaký je váš cíl, scénář by měl definovat a podrobně popsat poměrně realistickou situaci. Musí zahrnovat otázky pro jednotlivce, aby je uvedly do správného myšlení a zkontrolovaly, že dělají správná rozhodnutí. To je proto, že každý člen týmu musí vědět, na koho se obrátit v případě krize, jaké akce jsou nezbytné, stejně jako které zbývající zdroje je třeba upřednostnit a chránit. Musí se seznámit s obecným scénářem před plánovaným setkáním, aby se na něj mohli dobře připravit.

Scénář musí zahrnovat konkrétní skript, přesto je dobré vsadit na určitou flexibilitu. Možná se v průběhu diskuse změní další body a přístup členů týmu vrhne nové světlo na celou situaci. V takovém případě je nejlepší, aby vedoucí neinterruptoval diskusi, nechal ji plynout a mírně se odchýlil od původního skriptu, aby vytvořil lepší, vylepšený.

4. Nezapomeňte na závěrečnou analýzu

Cvičení pomáhají členům týmu pochopit jejich role a testují, zda znají různá ustanovení, aby správně reagovali v případě nouze. Skutečná hodnota cvičení na stole však spočívá v analýze této diskuse a v příležitosti provést vylepšení a zlepšit již existující řešení. Proto je stejně důležité analyzovat celý událost po cvičení a vypracovat na jeho základě zprávu. Tyto informace mohou zlepšit plán pohotovosti a ověřit mezery v něm.

Je cvičení na stole vždy správným řešením?

Samozřejmě, každý přístup k řízení rizik a připravenosti na nouzové situace má své výhody a nevýhody. Výsledky, které přinášejí, jsou formovány několika vznikajícími proměnnými, prostředími a okolnostmi a lidmi. Totéž platí pro cvičení na stole. Nezpochybnitelně vám toto cvičení umožňuje testovat stávající pokyny a hodnotit prostředí a lidi. Také vám umožňuje dozvědět se o návrzích ostatních členů týmu.

Je to také skvělá příležitost k učení a kladení otázek, která nevyžaduje mnoho zdrojů a není příliš pracná. Co víc, taková cvičení se mohou také konat na dálku, takže budou dobře fungovat pro organizace, které mají různá místa po celém světě.

To však neznamená, že tato metoda je ideálním řešením, má také své nevýhody. Za prvé, uvolněná atmosféra a teoretická diskuse nikdy neodrážejí skutečnou událost, během které mohou i dobře připravení zaměstnanci selhat, protože se přidává stres a potřeba jednat rychle. Během cvičení na stole můžete zkontrolovat, že každý zná svou roli, ale ne vždy odhalíte všechny nedostatky v plánu. Některé z nich se projeví pouze během skutečných situací, nikoli během teoretických diskusí.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.