Top 8 úsporných časů pro kancelářské pracovníky

Už jste někdy zaostali za plánem a museli pracovat přesčas? Slíbili jste někomu, že dokončíte svou část projektu v daný den, ale nakonec z toho nic nebylo? Přemýšleli jste někdy o tom, že musíte hledat způsoby, jak ušetřit čas v práci, abyste se mohli lépe soustředit na své prioritní úkoly a především je dokončit včas? Podívejte se na náš seznam nejlepších úsporných tipů pro kancelářské pracovníky. Pokračujte ve čtení.

Úsporné tipy pro kancelářské pracovníky – obsah:

1. Dělejte si pravidelné přestávky
2. Vypněte oznámení ze sociálních médií
3. Soustřeďte se na jeden úkol najednou
4. Delegujte
5. Používejte Pomodoro techniku
6. Plánujte si den
7. Učte se
8. Používejte nástroje
9. Shrnutí

Dělejte si pravidelné přestávky

Jsem si jistý, že se nyní ptáte, jak vám pravidelné přestávky – které v praxi “berou” čas – mohou pomoci ušetřit čas. Musíte si pamatovat, že nikdo nemůže být produktivní po dobu 8 hodin práce – a zejména pokud si nedělá přestávky. Našim mozkům je potřeba odpočinek, našim očím je potřeba pauza od obrazovky a naše svaly potřebují alespoň nějaký pohyb.

Vstaňte, udělejte pár kroků, promluvte si s někým a pak se vraťte k úkolu, který máte před sebou. Toto pravidlo platí také pro jednu delší obědovou přestávku – tělo potřebuje jíst, aby se stalo produktivnějším, takže bez ohledu na vaši pracovní zátěž se nevzdávejte jedné větší, zdravé porce.

Je také třeba zdůraznit, že dělat si přestávky “občas” není dobrá praxe – pokaždé, když jdete pro kávu, zapálíte si cigaretu nebo jdete do sousední místnosti, abyste se zeptali kolegy na otázku, která je pro vás důležitá, se dekoncentrujete a když se vrátíte, musíte se znovu soustředit, což zabere další minutu.

Proto je dobré si dělat pravidelné přestávky, například každou hodinu přesně ve stejnou dobu. Co víc, takové uspořádání vás bude motivovat – budete chtít dokončit úkol, který jste začali před přestávkou, takže ho v praxi dokončíte rychleji.

Vypněte oznámení ze sociálních médií

Největší rozptýlení v práci je bezpochyby váš soukromý telefon. Jakékoli rozptýlení od úkolu, který máte před sebou, jako je dělání přestávek kdykoli, negativně ovlivňuje vaši koncentraci a zvyšuje čas potřebný k jeho dokončení. Pokud opravdu chcete ušetřit čas v práci, posílejte soukromé zprávy pouze během určených přestávek.

Soustřeďte se na jeden úkol najednou

Máte jeden velmi důležitý úkol, který musíte udělat, a zároveň dostanete e-mail, kolega vás požádá o pomoc a specialista na HR vám napíše na firemním instantním messengeru? Nedělejte si rozptýlení – cokoli z těchto věcí může počkat, dokud nedokončíte úkol, který jste již začali.

Vypněte oznámení z vaší e-mailové schránky a kontrolujte ji pouze v určených časech (např. když přijdete do práce nebo na konci dne). Zprávy není nutné odpovídat hned (kromě těch, které jsou pro vás důležité kvůli konkrétnímu úkolu) – a vždy trvá hodně času je zkontrolovat.

Delegujte

Nemusíte vždy dělat všechno sami – i když si myslíte, že jste jediní, kdo může úkol správně vykonat. Při práci v týmu byste měli určitě využít toho, že kolega má více času a mohl by převzít váš úkol. Není ostuda požádat o pomoc – a nedávat úkoly jiným je dokonalý způsob, jak plýtvat svým časem v práci.

Používejte Pomodoro techniku

Už jste někdy slyšeli o Pomodoro technice? Je to metoda řízení času založená na 25minutových úsecích soustředěné práce přerušených pětiminutovými přestávkami. Každý pracovní interval se nazývá pomodoro. Je navržena tak, aby vám pomohla zůstat soustředěný. Jak ji používat? Vyberte si úkol, který potřebujete dokončit, nastavte časovač na 25 minut, pracujte na úkolu a když zazvoní alarm, udělejte si pětiminutovou přestávku. Po čtyřech pomodorech si dejte 20-30 minutovou přestávku.

Plánujte si den

Nic nefunguje lépe než plánování úkolů předem. Tímto způsobem neztrácíte čas přemýšlením o tom, jaké jsou vaše aktuální priority, na jakých schůzkách se musíte zúčastnit v daný den a kterým úkolem byste měli začít. Pár minut ušetřených, protože můžete začít pracovat hned? Co říkáte na to!

Učte se

Ve své každodenní práci určitě používáte Microsoft Office a další řešení navržená tak, aby vám pomohla splnit úkoly. Ale jste si jisti, že jste se naučili jejich plný potenciál? I když se odpověď na tuto otázku zdá být “ano”, ve skutečnosti má většina aplikací, které používáte každý den, mnohem více funkcí, než se kdy stihnete naučit.

Tak se pokuste objevit alespoň několik, které vám usnadní práci – v případě Powerpointu by to mohla být funkce designu (navrhuje uspořádání textu a grafiky na snímku a urychluje vytváření prezentací), v Wordu možnost sledování změn v daném dokumentu, a v Excelu podmíněné formátování (prezentace dat pomocí barev pro zlepšení jejich analýzy).

Používejte nástroje

Místo toho, abyste ztráceli čas hledáním ikony konkrétní aplikace na obrazovce nebo přihlašováním do každé služby zvlášť, můžete použít nástroj, který nabízí různé funkce na jednom místě. Tímto nástrojem je Firmbee, komplexní systém pro řízení firemních projektů a týmů. Firmbee je navržen pro mnoho odvětví, od HR po prodej a IT. Uživatelé mohou sledovat pokrok projektů, organizovat úkoly, najímat zaměstnance a monitorovat finance – to vše pomocí jediné platformy.

Top 8 úsporných tipů – shrnutí

Jak vidíte, existuje mnoho způsobů, jak ušetřit čas v práci. První věc, kterou musíte udělat, je zjistit, jaké úkoly vám zabírají nejvíce času. Někteří lidé mohou trávit hodiny každý den e-mailem, například. Jakmile víte, co vám plýtvá časem, pokuste se toho zbavit a nahradit to něčím produktivnějším.

Právě jste si přečetli o top 8 úsporných tipech v práci. Přečtěte si také: Gamifikace v náboru

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.