Jak software pro sledování času zvyšuje produktivitu?

Software pro sledování času používají některé současné společnosti. Statistika prezentovaná Tech Jury ukazuje, že 17 % lidí aktivně používá některé typy nástrojů pro řízení svého času. V poslední době klesla produktivita zaměstnanců, což znamená skutečné ztráty pro mnoho firem. Nejlepším příkladem nedostatku efektivity jsou Spojené státy, kde je ekonomická škoda vážná a dosahuje 50 milionů amerických dolarů denně! Přečtěte si text, abyste zjistili, jak může software pro sledování času pomoci zvýšit úroveň produktivity vašich zaměstnanců.

Jak software pro sledování času zvyšuje produktivitu? – obsah:

1. Software pro sledování času – výhody
2. Pomodoro technika
3. Mýty a fakta
4. Synergický efekt
5. Shrnutí
6. Podívejte se na náš software pro sledování času

Software pro sledování času – výhody

Abychom přesně ukázali potenciál dostupných aplikací pro sledování času, stojí za to začít hlavními problémy, které zpomalují výkon během každodenní práce. Slyšeli jste někdy o Parkinsonově zákonu? Víte, co tento termín znamená?

Parkinsonův zákon je axiom, který říká, že „Práce se rozšiřuje, aby zaplnila čas dostupný pro její dokončení“. Toto pravidlo vytvořil Cyril Northcote Parkinson, který poprvé popsal svou pozorování v roce 1955. Parkinson byl britský spisovatel, historik a expert na veřejnou správu.

Jeho názory týkající se byrokracie a organizace jsou základem jeho teorie. Parkinsonův zákon poukazuje na klíčové faktory, které prodlužují fázi realizace úkolů déle, než je potřeba – realizace se prodlužuje na maximální možnou délku. Rušení, přestávky, nedostatek soustředění, perfekcionismus a prokrastinace jsou faktory popsané Parkinsonovým zákonem.

Pomodoro technika

Odpovědí na nedostatek produktivity je technika řízení času nazývaná Pomodoro. Název metody pochází z kuchyňského časovače, který měl tvar rajčete, a který používal tvůrce této techniky.

Účinnost Pomodoro techniky spočívá v obrovské jednoduchosti a intuitivnosti aplikace. V prvním kroku je třeba připravit seznam úkolů – nezapomeňte uspořádat úkoly podle jejich priority.

Dalším krokem je použití softwaru pro sledování času. Existuje mnoho aplikací a různých typů softwaru, které používají Pomodoro techniku. Nové technologie umožňují pohodlné přizpůsobení parametrů individuálním potřebám zaměstnance. Navíc speciální pluginy v prohlížeči mohou automaticky blokovat všechny rušivé notifikace.

Zvuk spouští 25minutový cyklus, který končí 5minutovou přestávkou. Sekvence se opakuje 4krát a poté je čas na delší přestávku. Tato strategie práce zintenzivňuje efektivitu, umožňuje udržet plnou koncentraci, dělí projekt na menší části a pomáhá udržet čerstvou perspektivu. To není vše – software zobrazuje všechny dokončené úkoly, což zvyšuje motivaci osoby.

Mýty a fakta

Mnoho společností kultivuje víceúčelové modely práce. Zapojení do několika projektů současně se často ukazuje jako příklad a vysoký standard angažovanosti zaměstnanců – ale nic není vzdálenější pravdě. Výzkum ukazuje, že pouze 2,5 % lidí má tuto nadprůměrnou dispozici k multitaskingu během práce.

Pro zbytek zaměstnanců multitasking znamená snížení efektivity vykonávaných povinností. Důvodem takových výsledků je zvýšené riziko chyb a ztráta koncentrace, stejně jako zapomínání na některé prvky, které je třeba splnit během úkolu. Kultura multitaskingu snižuje kreativitu a zvyšuje úroveň stresu.

Mechanismy, které řídí lidský mozek, umožňují soustředit se na jednu činnost najednou, proto technika multitaskingu není integrována s hlavním orgánem v lidském těle. Zkušenosti ukázaly, že multitasking může přispět ke snížení IQ a poškodit mozek.

Zaměstnavatelé by měli mít na paměti, že by měli nabízet výhody jak pro jednotlivce, kteří jsou rodiči, tak pro jednotlivce, kteří jsou svobodní a žijí sami. Společnost musí vyhovět různým potřebám a nemůže nikoho zanedbávat.

Profesionální software pro sledování času by měl nejen zvyšovat výsledky produktivity mezi vašimi zaměstnanci, ale měl by také zaručit ochranu před negativními účinky neefektivního řízení. Sledování času nutí uživatele softwaru plně se soustředit na jeden úkol.

Synergický efekt

Stále více lidí se zajímá o své zdraví, jak fyzické, tak duševní. Rostoucí společenské povědomí přimělo společnosti hledat ještě lepší řešení, která přesahují lékařské a sportovní balíčky. Některé společnosti (zejména kanceláře) se rozhodly nabízet bezplatné služby masérů nebo poskytovat masážní křesla ve svých budovách.

Software pro sledování času se neustále vyvíjí, což znamená, že na trhu je stále více univerzálních a funkčních nástrojů. Registrace všech aktivit umožňuje monitorování a kontrolu okamžiků, které byly věnovány konkrétním úkolům. Plné znalosti o řízení času jsou potřebné k optimalizaci celého denního plánu.

Kontrola nad výsledky může identifikovat ty prvky každodenního scénáře, které mají nejvyšší vliv na efektivitu. Podle Paretova pravidla může 20 % všech úkolů generovat 80 % celkové produktivity. Abychom zjistili, které úkoly jsou nejdůležitější, je třeba vědomě řídit svůj čas.

Řízení času ve skupinách a týmech je stejně důležité jako individuální řízení času. Stále více společností se rozhoduje zavést speciální aplikace, které usnadňují správu plánu a vytvářejí efektivní síť spojení mezi zaměstnanci.

Taková rozhodnutí mě nepřekvapují – statistiky ukazují 25% nárůst produktivity v organizacích, kde jsou úrovně komunikace vysoké. Moderní aplikace integrují všechny účastníky podniku a co je nejdůležitější, stanovují termíny pro všechny aktivity.

Shrnutí

Technologie řízení času umožňuje automatizaci všech zbytečných aktivit. Všichni členové týmu mohou být informováni o úkolu bez nutnosti přímé intervence do jejich pracovního plánu. Navíc kolektivní kontrola nad úkoly zvyšuje motivaci k dokončení projektu a eliminuje potenciální nedostatky, zatímco efektivita práce zůstává na vysokých úrovních.

Čtěte také: Globální trendy vedení v podnikání pro rok 2022 a 2023

Podívejte se na náš software pro sledování času:

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu.