Funguje nástroj pro řízení projektů pro jakoukoli organizaci? Rozhodně ano. V případě velkých organizací používání takového softwaru výrazně urychluje všechny procesy, usnadňuje výměnu informací a zajišťuje neustálou kontrolu nad vykonávanými úkoly. Na druhou stranu, malé týmy realizující malé projekty mohou získat přístup k řadě užitečných nástrojů v systému – nejen pro řízení projektů, ale také CRM a HR – které zlepšují různé oblasti fungování společnosti.
Během průběhu projektu často vznikají problémy jak z externích, tak interních situací. Zatímco externí faktory jsou obvykle mimo naši kontrolu, interní faktory lze eliminovat – za předpokladu, že chápeme, že jsou trvalým a nikoli pouze jednorázovým problémem. Níže jsou uvedeny 4 nejčastější příklady situací s negativními důsledky pro celý projekt – pro které by implementace vhodného nástroje mohla být řešením.
Nemůžete si vzpomenout, kdy má váš podřízený dokončit přidělený úkol? Ztratili jste zápisník, kde jste rozdělili úkoly pro aktuální fázi projektu? Nevíte, co vaši zaměstnanci právě dělají? Pokud máte pocit, že nejste schopni udržet kontrolu nad projektem, rozhodně byste měli vsadit na implementaci nástroje pro řízení projektů.
Přidání všech úkolů spolu s lidmi odpovědnými za ně, nastavení jejich priorit a termínů, změny stavu (např. k dokončení – v procesu – hotovo) – to jsou jen některé z funkcí, které vám umožní eliminovat problém s nedostatkem dohledu. Neustálé sledování je přece nejlepší způsob, jak dosáhnout očekávaných přínosů.
Všimli jste si, že ostatní členové týmu nevědí, co jejich kolega právě dělá? I když se může zdát, že každý by měl být odpovědný pouze za své vlastní úkoly, je to mylné myšlení, které vede k neefektivnímu využívání zdrojů – a následně k chybám. Práce v týmu na společném projektu znamená, že jednotlivci na sobě závisí, což činí správnou komunikaci nezbytnou. S veškerými informacemi v systému a s přístupem k nim můžete kdykoli zkontrolovat stav práce ostatních a plánovat své aktivity.
Co víc, nástroj pro řízení projektů vám umožňuje nabídnout pomoc (poté, co dokončíte své úkoly) osobě, která pravděpodobně nedodrží svůj termín. Možnost uchovávat všechny dokumenty na jednom místě také pomáhá zlepšit komunikaci mezi různými členy týmu. Poskytnutí přístupu k nim každé osobě v jednom systému je nejjednodušší způsob, jak efektivně spolupracovat.
Zpoždění mohou nastat z různých důvodů a v jakékoli fázi realizace – a vykonávání kontroly nad všemi procesy bez pomoci vhodného softwaru může být výrazně obtížné. Nástroj pro řízení projektů vám umožní vyhnout se takovým situacím, které ovlivňují konečný výsledek realizace, tím, že vám poskytne neustálou schopnost kontrolovat úzká místa. Když máte všechny informace v jednom systému a vedle každého úkolu je termín dokončení, možnost neočekávaných zpoždění bude minimalizována.
Finance jsou často největším bolestivým bodem projektu, a nedostatek neustálé kontroly nad příjmy a výdaji může vést k katastrofálním následkům, které výrazně zhoršují finanční situaci společnosti. Samozřejmě, během průběhu projektu se může stát, že nesplníme původní předpoklady (například kvůli výraznému zvýšení cen potřebného zboží), ale sledováním všech informací v jednom systému můžeme problém odhalit dříve a reagovat odpovídajícím způsobem. Pokud jste někdy měli problém dodržet rozpočet, neriskujte opakování takové situace.
Zamyslete se nad tím, zda se výše uvedené situace někdy objevily ve vaší organizaci, a zda jejich frekvence byla dostatečně vysoká, aby se stala problémem bránícím vaší společnosti v hladkém fungování. Pokud je odpověď ano, budete přesně vědět, jaký krok podniknout dál. Snadnější plánování úkolů, domlouvání schůzek, kontaktování spolupracovníků, vykonávání kontroly, sledování událostí ve vašem kalendáři – pokud máte pocit, že potřebujete takové funkce, neváhejte déle, prostě si vyberte nejlepší nástroj pro řízení projektů pro vás.
Čtěte také:Nejlepší online kalendář pro řízení projektů
Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.
Jako projektová manažerka je Caroline odbornicí na hledání nových metod, jak navrhnout nejlepší pracovní postupy a optimalizovat procesy. Její organizační dovednosti a schopnost pracovat pod časovým tlakem z ní činí nejlepší osobu, která dokáže složité projekty přetavit ve skutečnost.
Projektové listiny jsou základním kamenem projektového řízení. Poskytují jasný a stručný přehled cílů a úkolů,…
Organizace napříč odvětvími každý den budují vztahy s potenciálními zaměstnanci, dodavateli a partnery. Vyjednávají, podepisují…
Existuje více než dostatek technik řízení. Některé se zdají složité, zatímco jiné jsou jednoduché, ale…
Víš, jak založit neziskovou organizaci? Přemýšlel jsi o tom? Jsi si vědom, jak časově náročný…
Čím větší je společnost, tím více pozic v oblasti lidských zdrojů nabízí, což znamená, že…
Co je analýza pracovních míst? Už jste někdy slyšeli tento termín, víte, co musíte udělat,…