Efektivní správa dovolené

Každý den se manažeři ve firmách snaží co nejlépe organizovat dostupné zdroje – rozdělit úkoly co nejefektivněji nebo poskytnout prostor pro úkoly na poslední chvíli. To vyžaduje, aby nejen znali pracovní zátěž každého zaměstnance, ale také aby měli kontrolu nad absencemi. Koneckonců, komplexní správa dovolené je nezbytná pro zajištění správného fungování firmy – zejména během prázdnin. V dnešním blogovém příspěvku vysvětlíme, jak tento proces organizovat a jaká řešení mohou pomoci. Pokračujte ve čtení.

Efektivní správa dovolené – obsah

1. Co je správa dovolené?
2. Jak efektivně spravovat dovolenou?
3. Systémy správy dovolené
4. Firmbee – modul správy dovolené
5. Shrnutí

Co je správa dovolené?

Je nepopiratelné, že čím větší je firma, tím větší jsou obtíže při organizaci zdrojů – kvůli rostoucímu počtu zaměstnanců mají HR profesionálové nebo vedoucí týmů potíže sledovat všechny informace o absencích. Nicméně, správná správa dovolené má strategický význam, protože nekontrolované absence mohou narušit jakýkoli podnik, což vede k zastavení práce a neschopnosti učinit důležitá rozhodnutí. Zároveň to vyžaduje dodržování zákona, kontrolu využitých dnů nebo typu žádosti o dovolenou (řádná dovolená, dovolená na požádání, mateřská dovolená, neplacená dovolená) pro přesný výpočet odměny. Jakékoli chyby v této oblasti mohou mít vážné následky.

Jak efektivně spravovat dovolenou?

Firmy napříč odvětvími používají různé taktiky k řízení absence. Některé z nich vyžadují vytvoření komplexního plánu absencí předem na celý rok, zatímco jiné zaujímají méně rigidní přístup, vyžadující pouze několik týdnů předem oznámení před čerpáním dovolené (v závislosti na délce dovolené). Obvykle se také předpokládá, že absence lidí s podobnými rolemi v týmu se nesmí překrývat, aby byl vždy k dispozici alespoň jeden člověk, který může pomoci v každé oblasti – mezi frontovými zaměstnanci, managementem a vedoucími týmů. Zatímco menší firmy mohou být schopny spravovat absence samostatně, firmy s stovkami zaměstnanců potřebují tento proces automatizovat, aby zajistily jeho plynulý chod.

Systémy správy dovolené

Aby byla správa dovolené efektivní, je nutné použít nástroj, který proces správně podporuje. Vedoucí a HR pracovníci se dříve spoléhali na papírovou dokumentaci a kalendáře – technologický pokrok vedl k vývoji softwaru pro správu dovolené a komplexnějších platforem, jako je Firmbee. Takové systémy zkracují oběh dokumentů souvisejících s absencemi, což manažerům dává šanci rychle se rozhodnout, zda může daný zaměstnanec čerpat dovolenou v daný den (zda bude mít v té době náhradu, nebo zda nepřekročí počet dnů, na které má nárok, atd.).

Firmbee – modul správy dovolené

Jak můžete využít Firmbee k řízení dovolené zaměstnanců? Tento systém shromažďuje všechna data na jednom místě, takže každý člověk ve firmě ví, kdo je v danou chvíli nepřítomen. Také dostávají informace o tom, kdo je jejich náhradou, a tím pádem mohou řešit naléhavé záležitosti, aniž by museli čekat na návrat správné osoby do práce.

Vedoucí týmů na druhé straně získávají přehled o dnech volna v kalendáři, což pomáhá předcházet nebezpečím organizačního chaosu. Zároveň Firmbee také zjednodušuje proces podávání, sledování a schvalování žádostí o volno, což určitě záleží na vaší firmě nebo členech týmu. Kdykoli mohou zaměstnanci nahlédnout do svého profilu a zkontrolovat, kolik dnů jim zbývá k využití, což jim umožňuje plánovat svou dovolenou rozumně.

Shrnutí

Správa dovolené zaměstnanců je jedním ze základních procesů, které probíhají na každém pracovišti, a rozhodně by neměla způsobovat žádné potíže související s prodlením projektů, nerozhodností, dezinformacemi a organizačním chaosem. Pokud však v naší firmě zaznamenáte takové problémy, měli byste určitě hledat správné řešení – zejména proto, že je to ve vaší dosahu.

Nástroj jako Firmbee vám umožní vykonávat plnou kontrolu nad absencemi každého zaměstnance prostřednictvím automatizace podávání, schvalování a sledování žádostí (eliminace papírování) a neustálého přístupu do kalendáře. Díky Firmbee budete schopni rychle a snadno učinit rozhodnutí týkající se absencí z práce.

Čtěte také: STAR metoda pohovoru

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.