Co je to registr zúčastněných stran? | #40 Začínáme s projektovým řízením

Návrh a realizace projektu je složitý proces, který vyžaduje, aby projektový manažer zvládal mnoho aspektů projektu. Jedním z těchto aspektů je identifikace a řízení zúčastněných stran, tj. lidí, kteří pracují na úspěchu projektu, stejně jako dalších, které může projekt ovlivnit. Takový seznam je registr zúčastněných stran a dnes ho definujeme a ukážeme několik užitečných tipů, jak vytvořit dobrý registr.

Co je registr zúčastněných stran? – obsah:

1. Úvod
2. Proč vytvářet registr zúčastněných stran?
3. Koho zahrnout do registru zúčastněných stran?
4. Jak připravit registr zúčastněných stran?
5. Shrnutí

Úvod

V dnešní době se stále více projektů realizuje v mezinárodním prostředí. To nejen zvyšuje počet zúčastněných stran, ale také jejich skupina se stává rozmanitější. Proto, aby byl projekt úspěšný, musí projektový manažer identifikovat potřeby jednotlivých a skupinových zúčastněných stran a naučit se je řídit podle jejich požadavků.

Proč vytvářet registr zúčastněných stran?

Registr zúčastněných stran má několik důležitých účelů. Za prvé, umožňuje vám identifikovat všechny zúčastněné strany projektu, které mohou ovlivnit průběh a výsledky projektu. Za druhé, umožňuje vám určit míru zapojení a vlivu každé zúčastněné strany na projekt. Za třetí, jeho data vám mohou pomoci vyvinout strategii řízení zúčastněných stran, která efektivně zohlední jejich potřeby a zájmy.

Koho zahrnout do registru zúčastněných stran?

Registr zúčastněných stran by měl obsahovat informace o jakékoli osobě, skupině nebo organizaci, která může projekt jakýmkoli způsobem ovlivnit. Mezi ně patří:

• Členové projektového týmu,
• Vedení organizace,
• Místní komunita, pokud je projekt realizován v nebo ovlivňuje veřejný prostor,
• Investoři,
• Zákazníci,
• Dodavatelé,
• Obchodní partneři,
• Zástupci místní vlády, pokud je nutné je zapojit nebo získat povolení k činnostem,
• Zástupci neziskových organizací kteří mohou využít výsledky vyvinuté v projektu pro prospěch komunity,
• Nepřímo zúčastnění zaměstnanci mohou být projektem ovlivněni, například v důsledku reorganizace pracovního místa.

Jak připravit registr zúčastněných stran?

Projektový manažer by měl především identifikovat zúčastněné strany projektu a shromáždit data zaměřená především na ně:

• potřeby,
• očekávání,
• obchod,
• úroveň závazku k projektu, a
• dopad na projekt.

Projektový manažer by měl poté vyhodnotit a klasifikovat zúčastněné strany s ohledem na jejich roli v projektu. Například projektový tým bude důležitější než zaměstnanci, kteří se na úkolech přímo nepodílejí. Také je dobré poznamenat potenciální rizika a příležitosti, které doprovázejí jejich zapojení do projektu.

Po shromáždění a vyhodnocení dat přechází projektový manažer k zásadnímu kroku: vypracování dokumentu registru zúčastněných stran. Měl by obsahovat aktuální informace o každé jednotlivé nebo skupinové zúčastněné straně. Je třeba ho neustále aktualizovat v průběhu projektu, jak se situace mění.

Posledním krokem je vyvinout strategii řízení zúčastněných stran. Projektový manažer by měl určit následující:

• Jak a jak často bude komunikovat se zúčastněnými stranami?
• Jaké kroky podnikne, aby splnil jejich potřeby?
• Jak minimalizuje rizika a využije příležitosti?

Shrnutí

Registr zúčastněných stran je nezbytným nástrojem řízení projektu. Umožňuje projektovému manažerovi rozpoznat zúčastněné strany projektu, posoudit jejich vliv a důležitost a zároveň splnit jejich potřeby a očekávání. Příprava registru zúčastněných stran by měla zůstat klíčovou prioritou během prvních kroků projektu po projektu charternu, aby se předešlo problémům v pozdějších fázích projektu.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.