Vše o mapování obchodních procesů. Může být použito v e-commerce?

Obchodní operace jsou založeny na mnoha složitých postupech. Každý den se v každém z nich mohou objevit chyby a nedostatky, které jsou zaznamenány příliš pozdě, což nakonec vede k finančním ztrátám. Víte, jak včas odhalit nepravidelnosti a vyhnout se plýtvání zdroji? Využijte mapování obchodních procesů. Pokračujte ve čtení, abyste se dozvěděli více.

Mapování obchodních procesů – obsah:

1. Co je mapování obchodních procesů?
2. Typy map obchodních procesů
3. Software pro mapování obchodních procesů
4. Výhody mapování obchodních procesů
5. Nevýhody mapování obchodních procesů
6. Mapování obchodních procesů v e-commerce
7. Shrnutí

Co je mapování obchodních procesů?

Každý proces probíhající ve společnosti (řízení produktů, prodejní proces atd.) lze rozdělit na konkrétní aktivity, které vedou k dosahování stanoveného cíle. Mapování obchodních procesů je vizuální zobrazení toho, co se ve společnosti děje a kdo je zodpovědný za každou úlohu.

Je to užitečný nástroj, který vám umožňuje podívat se na společnost z širší perspektivy. Díky mapování obchodních procesů dokážete odhalit nepravidelnosti v procesech, eliminovat nebo snížit jejich dopad, zvýšit produktivitu a snížit náklady. Všechny tyto kroky jsou klíčové pro dosažení zisku.

Typy map obchodních procesů

Pro ilustraci průběhu každého procesu můžete použít některé nástroje vytvořené pro tento účel. Níže uvedeme ty, které se v praxi nejčastěji používají:

Základní diagram toku

Pro jeho vytvoření se používají určité symboly diagramu toku, např. obdélníky, které představují jakýkoli krok v procesu, šipky, které ukazují směr akce, a kosočtverce, které symbolizují rozhodnutí potřebná k postupu. Vytvoření takového diagramu je docela jednoduché a umožňuje vizualizovat několik procesů, např. prodej a výrobu.

Mapa hodnotového toku

Je podobná základnímu diagramu toku popsanému výše a často se používá jako součást strategií štíhlého managementu. Hodnotový tok lze chápat jako všechny aktivity prováděné společností v jejích operačních procesech. Vytvoření mapy hodnotového toku pak zahrnuje porovnání aktuálního stavu s budoucím stavem.

Při analýze aktuálního stavu věnujte zvláštní pozornost času potřebnému k provedení určitých aktivit. Budoucí stav (ideální stav, kterého bychom se měli snažit dosáhnout) představuje čas, kdy by měl být produkt připraven a doručen zákazníkovi, aby splnil jeho potřeby. Vznikající nesrovnalosti mezi aktuálním stavem a budoucím stavem jsou takzvané úzká místa, která vedou k plýtvání zdroji a snížené produktivitě.

Swimlane

Toto je o něco propracovanější verze základního diagramu toku. Kromě popisu jednotlivých aktivit v rámci procesu také vymezuje povinnosti, za které jsou zodpovědná konkrétní oddělení nebo zaměstnanci. Díky tomu je snazší vidět spojení mezi stranami účastnícími se procesu.

SIPOC

SIPOC znamená Dodavatel, Vstupy, Procesy, Výstupy, Zákazníci. Upozorňuje na vybrané zúčastněné strany zapojené do procesů společnosti a na aktivity vyplývající z těchto procesů.

Software pro mapování obchodních procesů

Na trhu je několik nástrojů BPM, které výrazně usnadňují řízení podnikání. Mezi některé z populárnějších můžeme zmínit Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard a mnoho dalších. V závislosti na vašich potřebách můžete hledat nejlepší software pro vás.

Výhody mapování obchodních procesů

Vypracování mapy obchodních procesů vyžaduje určité časové a úsilí. Je to však investice, jejíž výsledky uvidíte v pokroku vašeho podnikání. Jaké jsou výhody používání mapování obchodních procesů?

Podívat se na své podnikání z širší perspektivy

Ilustrování jednotlivých procesů vám umožňuje podívat se na ně objektivně, což vám pomůže učinit strategická rozhodnutí a zlepšit procesy.

Řešení problémů

Identifikace úzkých míst, která snižují efektivitu procesu, je prvním krokem k odstranění nebo snížení jejich negativního dopadu.

Efektivní řízení rizik

Analýza vašich obchodních procesů vám pomáhá odhalit nepravidelnosti dříve, než dojde k významným finančním ztrátám a právním porušením.

Definování rolí a odpovědností týmu

Se mapováním obchodních procesů je snazší přiřadit odpovědnosti jednotlivcům, což je také důležité pro plynulý chod procesů.

Rozvoj a aplikace osvědčených postupů

Tato technika je dobrou příležitostí učit se z vlastních chyb, neustále se zlepšovat a definovat vzor chování, který přispěje k úspěchu společnosti.

Nevýhody mapování obchodních procesů

Nedostatečná data

Informace o průběhu práce obvykle pocházejí od těch, kteří proces znají nejlépe – zaměstnanců. Jejich názory jsou však stále subjektivní a nebudou adekvátně zobrazovat skutečnou situaci nebo mohou být založeny na jejich postojích (nespokojenost, frustrace atd.).

Vyžaduje to hodně přesnosti

Žádné standardy pro mechanismy sběru dat činí získané výsledky méně spolehlivými. Vypracování mapy, která přesně reprezentuje skutečný stav podniku, vyžaduje trpělivost a disciplínu. Navíc hloubání do některých komponent procesu může vypadat příliš složitě, což vede k nadinterpretaci a zmatku.

Mapování obchodních procesů v e-commerce

Mapování obchodních procesů lze použít v několika odvětvích. Níže ukážeme jeho aplikaci v e-commerce pomocí základního diagramu toku a SIPOC.

Definujte účel vytvoření mapy

Může se týkat procesu, který je nějakým způsobem neefektivní.

Vyzdvihněte důležité kroky

Určete začátek a konec daného procesu, např. Hledání produktů v e-shopu (začátek prodejního procesu) a Odeslání objednávky zákazníkovi (konec prodejního procesu). Poté vyzdvihněte zbývající sekvenci aktivit, které jsou nezbytné k dokončení toku. Představte je pomocí jednoho z dříve zmíněných typů map obchodních procesů.

Konzultujte s ostatními

Představte připravený diagram svému týmu a prodiskutujte body, které je třeba zlepšit.

Zavést změny

Identifikujte oblasti, které je třeba optimalizovat. Můžete k tomu použít strategie štíhlého managementu. Podívejte se na nakreslené mapy a zamyslete se, v jakých fázích procesu mohou nastat úzká místa. Mezi ně mohou patřit:

• Prodlevy při zpracování dat při zadávání objednávek.
• Prodlevy při dokončování plateb.
• Ve fázi zadávání dat a dokončení objednávky (které provádějí zaměstnanci) existuje riziko chyb a prodlev.
• Nepřizpůsobení platformy mobilním zařízením – většina lidí používá své telefony k nakupování. Pokud vaše webové stránky nefungují správně, potenciální zákazníci se vzdají vašich služeb.
• Složitý proces objednávání – čím méně podstránek nebo kliknutí je potřeba k provedení nákupu, tím lépe.
• Nedostatek platebních a dodacích metod – stojí za to být flexibilní a nabízet různé možnosti provedení nákupu, např. platbu na splátky nebo odloženou platbu, dodání na určenou adresu, výdejní automaty, výdejní místa a do zahraničí.
• Špatná komunikace se zákazníky – nezapomeňte na svého zákazníka po dokončení prodeje. Lidé, kteří již mají (pozitivní) zkušenost s obchodem, jsou pravděpodobněji ochotni nakoupit znovu, ale stojí za to jim připomenout vaši přítomnost. Můžete jim posílat automaticky generované e-maily s aktualizacemi, akcemi, stejně jako je požádat o hodnocení kvality zákaznického servisu a spokojenosti s transakcí.

Shrnutí

Použití mapování obchodních procesů může být důležitým prvkem při zlepšování řízení konkrétních projektů nejen v odvětví e-commerce, ale také ve většině ostatních obchodních sektorů. Ilustrování vnitřního i vnějšího průběhu určitých aktivit se může ukázat jako extrémně nezbytné. Zejména stojí za to se zaměřit na časování a kvalitu procesů, možné rizika, zapojení zaměstnanců a externí strany.

Čtěte také: Morfologická analýza jako metoda kreativního řešení problémů.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedIn, Instagramu, YouTube, Pinterest, TikTok.