Virtuální integrační akce a firemní eventy. Jak je naplánovat a uskutečnit?

Okres lockdownů nám však ukázal, že také různé akce – jako je teambuilding, konference nebo školení – mohou být realizovány online. V mnoha ohledech je plánování takové akce podobné práci na stacionární, ale vyžaduje zohlednění několika dalších faktorů. Níže popisujeme 4 hlavní kroky, které je nutné podniknout, abychom realizovali teambuildingy v této formě.

Stanovení cíle, cílové skupiny a rozpočtu na teambuildingy

Budování vztahů mezi zaměstnanci, oslava úspěchu firmy, navázání nových obchodních kontaktů? Před zahájením jakýchkoli aktivit v rámci organizace je rozhodně nutné stanovit, jaký cíl si klademe, což bude především podmíněno tím, kdo se zúčastní (věk, zájmy, pozice). Jinak je třeba přistupovat k plánování akce pro zaměstnance (nejčastěji ve formě teambuildingu) a jinak, když se chceme setkat s klienty, dodavateli nebo obchodními partnery.

V dalším kroku je také dobré zamyslet se nad tím, jakým rozpočtem disponujeme. Ačkoli firemní online akce nejsou tak nákladné jako tradiční, stále mohou vyžadovat určité výdaje (např. na platformu, ceny pro účastníky, odměny pro hosty – v závislosti na naplánovaných atrakcích).

Vyzkoušejte Firmbee zdarma!

Výběr vhodného nástroje

Po stanovení výše uvedených otázek můžete přistoupit k dalšímu kroku, kterým je výběr vhodné platformy pro realizaci teambuildingu nebo jiné akce. To vyžaduje analýzu dostupných možností (mezi takovými jako Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting nebo specializované platformy pro organizaci virtuálních akcí jako např. Hopin nebo Remo). Následně je třeba se rozhodnout, zda použijete nástroj, který slouží každodenně jako komunikační prostředek pro zaměstnance, nebo zda sáhnete po novém řešení.

Je dobré vybrat takové řešení, které zajišťuje vysokou kvalitu obrazu a zvuku, a také umožňuje interakci mezi účastníky, ale především bude připraveno zvládnout větší zatížení (např. 100 nebo více osob najednou).

Vypracování programu teambuildingu

Dalším krokem, který je třeba provést, je vypracování atraktivního plánu akce pro účastníky. V závislosti na typu, který si zvolíte (teambuilding, networkingové setkání s partnery atd.), je dobré vybrat vhodné atrakce, jako např.:

• přednášky a workshopy, které umožní rozšířit znalosti a posílit dovednosti,
• hry a zábavy, které představují vynikající způsob budování vztahů během zábavy,
• soutěže a kvízy s možností ověřit si své znalosti a dovednosti (nejlépe na čas s prvkem soutěživosti mezi účastníky a s udělováním cen na konci pro zvýšení zapojení),
• kreativní workshopy (v takovém případě však pamatujte na to, že budete muset účastníkům poskytnout nezbytné vybavení do jejich domovů).

Realizace akce

Před samotným virtuálním teambuildingem nebo jinou firemní akcí se ujistěte, že jako organizátor máte odpovídající technickou infrastrukturu, včetně stabilního internetového připojení a počítačového vybavení (sluchátka, reproduktor, funkční kamera atd.). Také zorganizujte technické zkoušky, abyste se vyhnuli potenciálním problémům. V den akce nezapomeňte na začátku přivítat účastníky a představit jim cíl setkání, využívat různé formy aktivity a dělat pravidelné přestávky (můžete jim v této době zajistit nápoje a občerstvení placené firmou). Klíčem k úspěšné virtuální akci je zapojení účastníků, snaha o dosažení cílů a flexibilita v přizpůsobování se měnícím se okolnostem – snažte se o to pečovat po celou dobu akce.

Teambuildingy a další firemní akce online – shrnutí

Při správné organizaci může být teambuilding nebo jiná firemní akce ve formě online stejně atraktivní a efektivní jako stacionární, i když bezpochyby vyžaduje jiný přístup, zejména v oblasti vyzdvižení kreativity při plánování atrakcí. Spojují se však s menším množstvím práce, a tím i s nutností zapojení zdrojů v menší míře.

Bez ohledu na to, zda plánujete akci online nebo offline, můžete si usnadnit realizaci všech úkolů pomocí programu pro řízení projektů Firmbee. Právě v něm pomocí kanbanových tabulí rozdělíte všechny úkoly, vytvoříte seznamy úkolů, stanovíte priority, abyste později kontrolovali realizaci (a tím i rozpočet) a vyměňovali si informace s ostatními, přičemž budete mít vše důležité na jednom místě.

Pokud se vám líbí obsah, který vytváříme, podívejte se také na: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.