Co je zrychlené řízení projektů? Klíčové výhody a nevýhody

Co je zrychlené řízení projektů?

Zrychlené řízení projektů je technika projektového managementu, která zahrnuje zkrácení doby trvání projektu tím, že se na určitých úkolech pracuje paralelně. V praxi to znamená, že úkoly, které nejsou logicky propojené, jsou prováděny současně. To je opakem tradičního přístupu, kdy jsou úkoly prováděny sekvenčně – jeden úkol začíná až po dokončení předchozího. Cílem této metody je urychlit dosažení cílů projektu tím, že se eliminují nebo zredukují zpoždění způsobená sekvenčním prováděním úkolů. Projekt můžete zrychlit dvěma způsoby:

• zahájením úkolu těsně před dokončením předchozího úkolu, který s ním souvisí,
• zvýšením zdrojů nebo počtu lidí, kteří pracují na úkolu, aby se urychlila realizace.

Výhody zrychleného řízení projektů

Jednou z hlavních výhod používání této techniky je bezpochyby zkrácení doby trvání projektu, což je obzvlášť užitečné, když má projekt těsný termín. Tato metoda také zajišťuje lepší využití zdrojů – provádění některých úkolů současně snižuje potřebu čekat na dokončení jiných. Co víc, zrychlené řízení projektů umožňuje rychlejší dosažení klíčových výstupů projektu, což může být důležité, když jsou tyto výstupy potřebné k dosažení dalších obchodních cílů. Tato metoda může být aplikována na projekty v různých odvětvích nebo oblastech (včetně stavebnictví, marketingu, IT atd.).

Má zrychlené řízení projektů nějaké nevýhody?

I když má zrychlené řízení projektů mnoho výhod, může nést některá rizika, jako jsou konflikty mezi členy týmu nebo problémy s řízením, které mohou vzniknout, když jsou úkoly prováděny současně. V důsledku toho mohou náklady na projekt vzrůst, například kvůli potřebě najímat nové lidi nebo zvyšovat zdroje. Také se může zvýšit počet chyb, což ovlivňuje kvalitu vyvinutého produktu nebo služby. Zároveň tato metoda snižuje flexibilitu v plánování a realizaci projektu – současné provádění úkolů může zanechat málo prostoru pro přizpůsobení se změnám během projektu.

Jak používat zrychlené řízení projektů?

Zrychlené řízení projektů může být efektivní strategií, když máte málo času nebo když potřebujete zkrátit časový plán projektu (například ve stavebních projektech, kde jakékoli zpoždění generuje vysoké náklady). Nicméně je třeba dodržovat několik klíčových principů, aby se zajistilo, že tato technika projektového managementu přinese požadované výsledky. Nejvýznamnější z nich uvádíme níže.

• Výběr úkolů – ne všechny úkoly mohou být dokončeny pomocí této techniky. Z tohoto důvodu je nutné důkladně porozumět závislostem mezi různými úkoly a fázemi projektu a eliminovat ty, které musí čekat na dokončení jiných.
• Hodnocení rizik – z výše uvedených důvodů je nutné provést pečlivou analýzu rizik a určit, zda je použití této techniky plně odůvodněné.
• Sledování a kontrola – je nutné sledovat pokrok projektu a komunikovat s projektovým týmem, aby se zajistilo, že současně prováděné aktivity nezpůsobují nežádoucí konflikty nebo zpoždění.

Shrnutí

V projektech, kde je čas klíčovým faktorem, může být zrychlené řízení projektů neocenitelnou strategií, která urychlí termín dodání zamýšleného výsledku, což bezpochyby uspokojí cílovou skupinu. Mělo by se však používat s opatrností, aby se předešlo jednak zvyšování nákladů a jednak ohrožení kvality projektu. Z tohoto důvodu se před aplikací této techniky rozhodněte, které úkoly mohou být prováděny současně. Poté je naplánujte odpovídajícím způsobem a neustále sledujte jejich pokrok, abyste minimalizovali potenciální negativní důsledky.

Ať už se rozhodnete použít metodu zrychleného řízení projektů nebo sekvenční přístup, Firmbee vás podpoří po celou dobu. Systém nabízí řadu funkcí, jako jsou Kanban tabule, seznamy úkolů, databáze kontaktů, kalendáře a další. Vyzkoušejte Firmbee zdarma!

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě aktivních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.